ワークフローシステムを導入しているものの、「あまり作業効率が高くない」「手間がかかる作業も多い」とお悩みの方も少なくないでしょう。本記事では、そうしたお悩みを解決する最新のパッケージ型ワークフローシステムについて紹介します。自社のニーズに合ったワークフローシステムをお探しの方は、ぜひ参考にしてください。
そもそもワークフローとは？
「ワークフロー」の意味を簡単にいうと、「1つの業務に関する一連の流れ」のことです。また、その業務を誰が担当し、どのように実行するのか、具体的にどんな作業が含まれるのか、といったことを図式化したものを指して呼ぶこともあります。
仕事の流れをあらかじめ把握し、作業内容・担当者を決めておくことで、情報の漏れが減らせるうえ、業務全体を円滑に進められるようになります。図式化するのは、これを視覚的に理解できるようにするためであり、効率化を図るためには重要なことです。
具体例を見て、イメージをつかんでおきましょう。以下のプロセスは、ある業務に要する備品を注文申請するときのものです。
- 備品が必要な人が稟議書を作成
- 決裁権を持つ上長に申請
- 上長が承認
- 財務部による承認
- 総務部による発注
このように、規模の大きな企業になってくると権限が分散されることが多く、担当者の一存では発注することが難しくなります。そのため、こういった流れに沿い、勝手な行動を起こさないように仕組みが作られています。
具体的な流れは企業によって異なりますし、業務内容や条件によっては、決裁権を有する人間やその人数なども複雑に変化します。図式化していれば、この流れが複数ある場合でも把握しやすくなります。
しかしながら、それだけで円滑に仕事が進むようになるわけではありません。手作業には限界がありますし、把握しきれないこともたくさん出てくるでしょう。
ワークフローシステムとは？
ワークフローの作成や管理などをコンピューター上で可能にし、ITツールとして利用できるようにしたものが「ワークフローシステム」です。申請にかかる作業や帳票、承認、通知といった機能を基本的に備えています。諸々の関係書類を印刷する必要もなくなり、非常にスムーズな申請業務遂行が可能となります。
申請をすれば自動的に次の承認者へ情報が伝わり、申請者がわざわざ手間をかけて直接出向く必要がなくなります。その結果、承認者が遠隔地にいる場合でも問題なく、オンライン上で稟議が完結します。
簡単なチェックは自動化され、金額の計算もスピードアップできます。また、承認などにかかる作業履歴もすべて残るため、問題発生時でも即座に原因を追究でき、改善に向けて取り組むことが可能でしょう。
従来型ワークフローシステムの課題
ITツールとして使うことで、手作業で行う場合に比べると確かに効率は向上し、ミスも減らせるでしょう。しかし、すべての問題が解決するわけではありません。
実際、製品によってはコストが大きかったり、利便性があまりよくなかったりもします。システムも日々進化を続けているため、従来の課題を解決した優れたものも多く世に出てきています。ここでは、従来型のワークフローシステムが抱えていた課題について見ていきましょう。
管理に手間や時間がかかる
第一に、「管理に手間・時間がかかる」点が挙げられます。便利な機能を備えたものを入れても、上手く使いこなせなければ意味がありません。設定やメンテナンスに手間がかかりすぎると、せっかく導入したにもかかわらず、従業員の負担は軽減されません。
コストが高い
第二に、「コストが高い」という課題もあります。従来のタイプでは、導入時に非常に大きなコストがかかり、運用の仕方によっては、その後のランニングコストも想定以上にかかってしまうことがあります。
例えば、サーバー管理などのために専門知識のある人材を配備するため、そこに人件費がかかります。新たな機能を要する場合は、自社開発をする必要も出てくるでしょう。そうなると、やはり人材の確保が欠かせず、即座に新たな機能を取り入れることも難しくなってしまいます。
外部システムとの連携が難しい
管理の手間やコスト面などの問題から、「柔軟に外部システムとの連携ができない」という課題にも直面します。特に、自社独自のシステムを構築している場合、ほかのツールなどとの連携は困難です。
今では有用なツールも多数展開されており、わざわざ自社であらゆる機能を開発することの必要性はなくなりつつあります。便利なツールはどんどん利用し、それらを組み合わせるようにして、よりよい仕組みを構築するというやり方も珍しくありません。しかし、その場合は基盤となるシステムの連携性が高くなければなりません。従来型の多くは、この点が不十分と言わざるを得ません。
多機能パッケージ型ワークフローシステムのメリット
最新の「多機能パッケージ型」では、従来型が抱えていた諸課題を解決しやすくなっています。これを利用することにより、具体的にどのようなメリットが得られるのでしょうか。
ワークフローシステム管理の手間と時間を大幅軽減
近年普及している多機能パッケージ型は、直感的に操作できるため、フローの定義および帳簿作成が簡単に行えます。こういった操作性の向上は、単に作業者の負担を軽減するだけでなく、結果として生産性の向上にもつながります。さらに、属人化を防ぐ効果も期待されるでしょう。
コストの削減
従来型では、導入にかかる初期費用と、運用コストが大きな課題とされていました。対する最新型では、パッケージで十分な機能がそろっているため、自社で大規模な開発を行う必要がありません。基本的な機能はすでに用意されているので、迅速な自社事業への適用につながるでしょう。これにより、開発費や人件費も含めて、大幅なコストカットが期待できます。
移行をスムーズに
導入済みのシステムにおいて、さまざまな課題を抱えながらも使い続けてしまう理由としては、移行に相当の手間がかかることが挙げられます。
「より手間が少なくて済む製品に移行したい」「コストが削減できるものに移行したい」と考えても、その移行に多大な手間やコストが発生してしまうのであれば、なかなか踏み切れないのも無理からぬことです。実際、そうした理由により旧式からの移行ができない企業も多いようです。
一方、近年のシステムでは、導入に要する手間やコストも少なく済むうえ、移行に関するマニュアルやサポートも充実しています。そのため、業務への影響を最小限に抑えつつ、スムーズな移行が実現できるでしょう。
AgileWorks（アジャイルワークス）とは
株式会社ATLEDが提供する「AgileWorks（アジャイルワークス）」は、大規模な企業向けのワークフローシステムです。申請や承認といった基本的なフローを容易にする機能はすべて網羅しており、管理にかかる負担が軽減されるのはもちろん、システムの統合などにも困ることはありません。日本企業の文化を考慮したつくりとなっているため、素早くフローが制御できるようになります。そのほかにも、以下のような魅力があります。
- 実績あるパッケージの適用により早期導入を実現
- 経験豊富なSE が設計・開発・導入支援まで対応
- 複数言語に対応
日本企業に適した製品でありながら多言語に対応しているため、海外に拠点を持つ企業でも活躍が見込めるでしょう。
AgileWorks（アジャイルワークス）の特長
「AgileWorks」は、複雑な組織構造を考慮したうえで設計されているため、組織改編が起こった際も柔軟に対応できます。また、紙に記載するような直感的な入力フォームとなっており、操作が簡単なのも特長です。システムの導入においては、その機能性だけでなく、実際にユーザーが操作できることが重要となるため、操作性の高さはシステム選定においてチェックすべきポイントと言えます。
さらに、移行を想定した機能が用意されているほか、基幹系システムとの連携も前提に設計されているため、システム移行・連携に強いのも魅力です。このように、必要十分な機能を備えつつ、さまざまな変化に対応できる点が「AgileWorks」の強みと言えるでしょう。
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まとめ
最新のパッケージ型ワークフローシステムには、無駄な手間やコストを減らしたり、ほかのツールとの連携にも対応できたりするなどのメリットがあります。従来型のシステムに限界を感じているなら、ぜひ導入をご検討ください。「AgileWorks」であれば、システムの移行や導入に関するサポート体制も整っていておすすめです。
