Skype for Business は時間と場所を選ばない快適なWeb会議環境を提供するシステムですが、会議は何かと時間がかかったり1日のうちにいくつも参加しなければならなかったり、ビジネスマンの時間を多く拘束している業務の一つです。
そして正直、会議とはまだまだ“無駄”の多いものでもあります。
例えば日次である会議を5分でも短縮することができれば、1年で2.5日分も時間短縮したことになり、その分本来業務に注力することができます。(8時間労働、年間120日休みの計算)
今回はそんな会議を効率化するためのTipsを紹介していきます。すぐにでも実践できるものばかりなので、今後の会議効率化に役立てていただければ幸いです。
会議参加者を最小限に絞る
参加者が増えるほど意思統一が難しくなり、長引いてしまうのが会議です。習慣だからといった理由で参加不要な参加者まで含めて会議を行ってしまってはいませんか？
会議参加者はできる限り最小限に抑えることで、会議をスムーズに進めていくことができます。そこで“Must(マスト)”と“Want(ウォント)”に分けて参加者を決定してみてください。
Mustは会議の中心人物で必ず参加して欲しい人。そしてWantは関係性はあるが重要性は低いという人。
こうしてはMustとWantに分けて参加者を決めることで、最小限に抑えることができますし参加者からしてもスケジュールを見ながら参加の是非を考えることができます。(Wantの場合)
時間を計測する
ダラダラと長引くような会議も、目の前にタイマーなど時間を計測するものがあるだけで"意識"することができ、テキパキと会議を進めていくことができます。
実はこの方法Google式会議でも取り入れられている方法で、Googleでは大きいタイマーをプロジェクターで映し出しているようです。
少し時間を意識するだけで本当に会議への姿勢が変わるので、すぐにでも試していただきたいと思います。妥当な時間を決めその時間内に終わるよう進行するのも効果的でしょう。
電話会議を有効活用する
Web会議のメリットと言えば、インターネットに接続された環境であれば時間や場所、デバイスを選ばずに会議へ参加できるという点です。しかし裏を返せば、インターネットに接続されていない環境では参加できないということでもあります。
Skype for Businessならこの問題をカバーしつつ、Web会議をさらに効率化させることができるのです。その機能とは電話会議であり、ユーザーはインターネット環境下になくとも、携帯電話の番号からWeb会議に参加することができます。
従ってインターネット環境がない場合も、時間や場所を選ばずに会議に参加し効率性をアップさせることが可能なのです。地方などでインターネットが不調であったり、そもそも環境が整えられていないといった場合に便利でしょう。
もっと見る：Web会議
必要資料とアジェンダを事前にシェアする
会議を行う上での必要資料とアジェンダ(議題)、この2つは会議前に必ずシェアしておくべきものです。また、シェアするのも直前やその日ではなく最低でも前日、可能であれば3日前にはシェアしておくといいでしょう。
参加者としても必要資料に目を通しアジェンダを確認していれば、会議に向け自分の意見をある程度まとめておくことができます。
進行役としても会議中に資料の説明を省くことができるので、大幅に効率性をアップさせることができるでしょう。
会議のゴールを明確にしておく
その会議は、何のために行われているのか？どんな結論を持ってゴールとするのか？この点をしっかりと明確にしておけば、横道に逸れず真っ直ぐに会議を進めていくことができます。
この会議のゴールや目的に関しても、事前にシェアしておくと参加者としても考えをまとめておくことができるでしょう。
進行役と議事録係を別にする
会議を進めていく上で進行役と議事録係を一緒にしてしまっていることが多くなっていないでしょうか？進行役が同時に議事録を取ることで一見効率的に見えますが、実はまったくの逆で非効率的に進めてしまっていることが少なくありません。
進行役が議事録を取っている際はいったん口が止まってしまうので、会議全体を通してみると5分程度は簡単にタイムロスしてしまいます。
そもそも人間は2つのことを同時に行えるようにはできていないので、しっかりと役割を分割した方が明らかに効率性はアップします。
小規模会議で時間を分割する
“時間を計測する”というTips同様にGoogleが会議に取り入れているものですが、テーマごとに会議を小規模化し、各会議が10～15分程度で完了するようにします。場合によっては複数のテーマを一括で会議する場合もありますが、それでも時間を分割してください。
会議においては責任のある立場のビジネスマンほど時間の確保が難しく、1日会議はその他連絡業務に追われて終わってしまうということも少なくありません。
こうした中で少しでも会議に注力してもらえるように、会議を小規模化し一つ一つのテーマを10～15分程度に設定することで、必要なテーマにだけ出席することができます。MustではなくWantのテーマでは会議から抜けることができるので、時間を効率的に活用することが可能なのです
無駄な会議の特徴
会議を効率化するTipsに加え、最後に無駄な会議の特徴をいくつか紹介しておきたいと思いまaす。
あいまいな言葉ばかり飛び交っている
「たぶん」「おそらく」「そんな感じで」など、曖昧な言葉だけで会議が進められている場合、そのほとんどは明確なことが決まっていないので無駄になっています。こうした傾向を察知したら、一旦会議を中断してでも立て直し明確な目的とゴールを持って進行していきましょう。
ホウレンソウの時間になっている
「先月の新規顧客獲得率は前月比110％を達成しました！」「今週末はシステムメンテナンスが入りますので、休日出勤は控えてください」など、ホウレンソウ(報告・連絡・相談)とそれに対する返答だけで会議が終わっていませんか？正直こういったホウレンソウはメールで済んでしまうので、わざわざ会議の場で行うものではありません。
資料がありすぎる
意思決定を下すための情報は多いに越したことはありませんが、あり過ぎるのも問題になります。あれもこれもと情報をかき集めて資料として提示しても、参加者からは何を参考にすればいいのかサッパリ分からなくなってしまいます。
資料が多いほど確認作業も増えるので、必要な情報だけをコンパクトに伝える資料提示を心掛けましょう。
まとめ
いかがでしょうか？今回はSkype for Businessにおける会議効率化のTipsと、無駄な会議の特徴について紹介しました。この7つのTipsを実践しつつ、無駄な会議の特徴を理解していれば劇的に会議が効率化し、今まで浪費していた無駄な時間を短縮することができます。
また、Office 365ではSkype for Businessに加え SharePoint Online や Exchange Online など様々なサービスを包括的に提供しているので、さらなる会議効率化を目指すことができるでしょう。
