Microsoft365とは? メリットやプラン、Office製品との違い

Microsoft 365とは、Microsoft社が提供するクラウドベースのサブスクリプションサービスです。本記事では、Microsoft 365の特徴、メリット、機能、プラン内容、従来のOffice製品との違いなどを紹介します。Microsoft 365とはどのようなサービスかについて関心がある方はぜひご参考にしてください。

Microsoft 365とは?

Microsoft 365とは、WordやExcel、PowerPointといった多くの企業で利用されているOffice製品をはじめ、Microsoft社のクラウドストレージであるOneDriveやコラボレーションツールMicrosoft Teamsなど、さまざまなサービスが含まれたサブスクリプションサービスです。以前は「Office 365」という名称でリリースされていたので、「Microsoft 365（旧Office 365）」と表記されることもあります。

Microsoft 365はクラウド形式で提供されているので、インターネットへの接続環境さえ整っていればどこからでも利用できます。ライセンスひとつに対して5台までデバイス登録できる上、スマホやタブレットなどのモバイルデバイスにも対応しているので、場所や状況に応じて柔軟に利用できるのも特徴のひとつです。昨今ではリモートワークを導入する企業が増えており、働き方が多様化しているので、Microsoft 365のこの柔軟性は大きな魅力です。

また、Microsoft 365に含まれているOneDriveやMicrosoft Teamsなどを使えば、オンライン上でチーム内の情報共有を円滑化したり、リアルタイムでファイルを共同編集したりすることも可能です。こうした特徴から、Microsoft 365にはチームでの作業を円滑化するコミュニケーション基盤としての側面もあります。

従来のOfficeとの違い

【従来のOfficeとの違い】

Microsoft 365の特徴を理解する上で押さえておきたいのが、従来のOffice製品との違いです。「Microsoft Office(2013, 2016, 2019など)」に代表される従来のOffice製品は、永久ライセンスを一括購入し、それをPCにインストールして利用する買い切り型のサービスでした。

この形式の場合、最初に支払った以上の費用が発生することはありませんが、その代わり最新の機能を使うこともできません。たとえば、「Office 2016」のユーザーは「Office 2019」に搭載された新機能を利用できないということです。永久ライセンスには利用に関しての期限はありませんが、アップデートやサポート期限は設けられているので、その点での不安もあります。

これに対して、クラウド形式のサブスクリプションサービスとして登場したのがMicrosoft 365の旧バージョン「Office 365」です。
従来のOffice製品はおよそ3年ごとに新バージョンがリリースされていて、新機能の利用は新製品の購入まで待つ必要がありました。サブスクリプションサービスに刷新された今では、ユーザーは継続的に使用料を支払う必要がある代わりに、常に最新のサービス・機能を利用できます。

また、従来のOffice製品ではライセンスひとつ当たりに対して2台までしかデバイス登録できず、モバイルデバイスには対応していませんでした。しかし、Office 365ではデバイスを最大5台まで登録可能で、マルチデバイスに対応しています。

このように、Office 365時点でも従来のOffice製品との違いは大きなものがありましたが、そこからさらに進化したのがMicrosoft 365です。Microsoft 365では、Office 365の全機能に加えて、情報共有やグループウェアとして利用できる機能や最高水準のセキュリティなど、さまざまな面が強化されました。こうした機能拡張によって、Microsoft 365は企業により高い付加価値を提供できるサービスとなっています。

Microsoft 365がターゲットとする企業像は？

新たなサービスであるMicrosoft 365がターゲットとするのは、「IT担当者がいない、または少ない中小企業」です。

中小企業の中には、IT担当者が駐在しておらず、アウトソーシングによってシステム運用を行っているケースも少なくありません。これにはIT担当者不在でもシステム運用ができる、運用負担が軽くなるといったメリットがある一方で、多大なコストがかかるというデメリットもあります。

しかし、だからといってIT技術者を即座に確保できるほど、日本という国はIT技術者が豊潤ではありません。経済産業省によれば、2017年時点でのIT技術者不足は、約22万人と慢性的に不足している状態です。

こうしたIT技術者不足を解決するのがMicrosoft 365です。OSとOfficeアプリケーション、さらにセキュリティ対策をすべて月額課金制のサービスとして提供することで、IT技術者のいない中小企業でも、システム運用なしにこれらのアプリケーションを導入できます。

Microsoft 365のメリット

上記のような特徴をもったMicrosoft 365を導入することで、企業は次のようなメリットを得られます。

円滑な情報共有で作業を効率化できる

Microsoft 365を活用することで、ユーザーはクラウド上に保存されたデータにどこからでもアクセスし、他の同僚とリアルタイムで共同作業できます。たとえば、Microsoft 365ではファイル共有機能をもつSharePointとMicrosoft Teamsが統合されているため、ユーザーはドキュメントの作成および編集中であっても効率的にコミュニケーションをとれます。

これによって、作業中に何か疑問が生まれたとしても、Teamsの機能を使用して同僚と簡単にメッセージをやりとりし、スムーズに作業を再開できます。こうした機能は、特にリモートワーク中の作業を効率化する上で非常に役立つでしょう。

また、Microsoft SharePointやOneDriveをドキュメント管理に使用すれば、データの検索性を向上させたり、バージョン履歴やユーザーアクセスを簡単に管理したりできます。このように、Microsoft 365を活用することで、従業員間のコラボレーションを強化し、業務効率化を実現可能です。

高度なセキュリティ環境を構築できる

サイバー攻撃が日増しに巧妙化していく昨今では、クラウドサービスにも高度なセキュリティが求められます。その点、Microsoft 365は、Microsoft社の専門的なセキュリティチームが構築した最先端のセキュリティで守られているので安心です。

Microsoft 365のサービス全体に統合されたセキュリティソリューションにより、ユーザーはスパムを検出して安全なフォルダに振り分け、マルウェア、ランサムウェア、ウイルス、フィッシング、悪意のあるリンクなど、さまざまな脅威を特定してそれらを遠ざけることが可能です。また、Microsoft 365にアップロードされたデータは常時暗号化され、多要素認証やアクセス制限など数々の機能によって安全に保護されます。

Microsoft 365は、こうした高度なセキュリティによって守られているため、ユーザーはオフィス、自宅、カフェ、移動中など、どのような場所からでも安全に作業を行うことが可能です。

IT管理を簡単に行える

IT管理を簡単に行えるのもメリットのひとつです。Microsoft 365では、登録された組織内のユーザーやデバイスを単一のダッシュボードで一元管理できます。

これにより、入社や退職などの従業員の入れ替わりやデバイスの更新などがあったときも、ライセンスを追加・停止するなどの処置を簡単に実行可能です。これは必要な期間だけ使用できるというサブスクリプションサービスならではの利点でもあります。

こうした効果によって、企業はライセンス料を無駄に支払うことを防げるのはもちろん、管理作業に伴う手間や時間といった人的・時間的なコストも削減可能です。

自動で更新作業が行われる

Microsoft 365はクラウドベースのサブスクリプションサービスであるため、新しいバージョンがリリースされるとソフトウェアやサービスが自動的に更新されます。つまり、アップデートが行われるたびに、IT担当者がすべてのデバイスへインストールしに回る手間を省けるということです。これによってIT担当者の負担は大きく減るでしょう。

また、自動更新によってユーザーが常に最新の機能を利用できるのも大きなメリットです。昨今のIT技術は日進月歩で進化しているので、最先端のサービスに乗り遅れないようにすることは非常に重要です。

Microsoft 365を構成するサービス

ここでMicrosoft 365を構成する、「Windows 11 Enterprise」、「Office 365」、「Enterprise Mobility＋Security」の概要について紹介します

Windows 11 Enterprise

Windows 11 Enterprise はMicrosoft 365 Enterpriseに含まれており、生産性向上とコラボレーションのためのアプリ、デバイス管理、セキュリティのサービスを包括的に利用できます。

Windows 11は現在Microsoftが提供している最新OSです。Windows 11 Enterpriseは、そのビジネス版と捉えていいでしょう。Windows 11 Homeなど個人向けのエディションと異なる点は、管理機能に特化していることです。たとえば、Windows 11 Enterpriseには以下のような機能があります。

• グループポリシーの設定機能
• OSやアプリの更新プログラムの配信方法やタイミングの制御機能
• デバイスやアプリの包括的な管理機能

一見して分かるように、これらはいずれもシステムを組織的に管理運用するために重要な機能です。こうしたWindows 11 Enterprise独自の管理機能を活用すれば、IT技術者が不在の中小企業でもOS管理を簡単に行えるようになります。

Office 365

Office 365はすでに利用している企業も多いでしょう。これは、ExcelやPowerPointなどのビジネスに欠かせないOfficeアプリケーションと、ExchangeやSharePointといった組織のコミュニケーションに欠かせないアプリケーションをクラウドで提供するサービスです。

従来Officeアプリケーションは端末ごとにインストールし、ExchangeやSharePointはシステムとして社内に構築するのが一般的でした。しかし、その形では管理負担が大きくなってしまうので、中小企業はシステム運用をアウトソーシングするしか選択肢がありません。

Office 365によりそうした環境は一新され、OfficeアプリケーションもExchangeやSharePointも、インターネット経由で提供されるようになったことで、管理負担の少ない導入が可能になりました。

ちなみに、Microsoft 365で提供されるアプリケーションの種類は、ExcelやPowerPointを含めた7種のOffice、ビジネスメールのExchange Online、ファイルシェアのSharePointオンライン、ユーザーごとに1TBのクラウドストレージ、オンライン会議のSkype for Business、チャットベースの共有スペースであるMicrosoft Teamsです。

Enterprise Mobility＋Security

Enterprise Mobility＋Securityは、情報システムのセキュリティに重要な「ID＆アクセス管理」、「ID不正利用監視」、「モバイルデバイス管理」、「データ保護」、「アプリ管理」の5つの対策と統合して提供するサービスです。それぞれの対策については、次のようなアプリケーションが実現します。

• ID＆アクセス管理：Azure Active Directory Premium
• ID不正利用管理：Microsoft Advanced Threat Analytics
• モバイルデバイス管理：Microsoft Intune
• データ保護：Azure Information Protection Premium
• アプリ管理：Microsoft Cloud App Security

これらのセキュリティ対策サービスは、いずれもOffice 365と密接に連携するものであり、「インターネット上のサービスを利用する」というクラウドサービス特有の、セキュリティの不安を払拭するものです。

Microsoft 365のプラン

Microsoft 365には、料金やサービス内容の異なる複数のプランがあります。Microsoft 365を導入する際は、各プランの特徴と違いを理解した上で、自社に適したプランを選択することが大切です。ここでは、Microsoft 365の一般企業向けのビジネスプランを比較しつつ紹介します。

各プランの比較

Microsoft 365 Apps for business

Officeアプリだけを使用したいという企業には、Apps for businessがおすすめです。このプランでは、すべてのOfficeアプリをプレミアム機能付きで利用できます。ただし、SharePointやTeamsなどのグループウェアは利用できないので、その点には注意が必要です。小規模企業や一部門で利用したい場合に適しています。

Microsoft 365 Business Standard

Business Standardは、すべてのOfficeアプリとグループウェアを利用できるプランです。AppsプランとBusiness Basicプランの両方のサービス内容を足してプラスアルファを加えたイメージで捉えるといいでしょう。Officeアプリとグループウェアを両方活用して、拠点内外で働く社員間で協働できるようにしたい場合はこのプランがおすすめです。

Microsoft 365 Business Basic

Business Basicはグループウェア機能をメインとしたプランです。このプランの場合、OfficeアプリはWeb版およびモバイル版しか利用できません。このため、Business Basicは「Office 2019」などのパッケージ型Office製品を導入している企業に適しています。現状利用しているOffice製品のサポート期限が終了した後は、Business Standardプランに移行するのがおすすめです。

簡単に各プランの違いをまとめると、Officeアプリのみを使いたい場合はApps for business、グループウェアのみ使いたい場合はBusiness Basic、両方使いたい場合はBusiness Standardといった形になります。各プランとも1ヶ月間の無料試用期間が設けられているので、まずはそれを利用して実際に使ってみることをおすすめします。

まとめ

中小企業向けの新たなサービスMicrosoft 365。ビジネスの円滑な遂行に必要な最新OSやOfficeアプリケーション、さらにセキュリティ対策強化のためのサービスを統合提供しています。IT技術者が不足しているがIT戦略を強化したい、という企業はぜひご検討ください。