提供する商品数・サービス数が増えてくると、その管理のための手間や工数が増加します。その結果、業務効率が落ち、ミスを生じることもあります。そこでおすすめなのが、商品情報管理システムの導入です。商品情報に関するさまざまな課題を解決してくれます。
以下、この「商品情報管理」について詳しく解説していきます。
商品情報管理（PIM）とは？
商品情報管理は「PIM」とも呼ばれますが、これは「Product Information Management」の略称です。企業の売り上げ、販売に必要な商品情報を一元的に管理することをいい、多くの場合はこの役割を果たすシステムやツールを指して呼びます。
PIMは、紙カタログに掲載する情報や、Webサイトに掲載する商品などの情報を一元管理する目的で利用されるケースが多かったのですが、現在ではより活用の幅が広がりつつあります。
その理由としては、「SNSの普及による顧客との接点の増加」「顧客の購入行動の変化」「グローバル化」などが挙げられます。たとえばSNSなどの普及により、情報を提示する場が多様化することで、より顧客に商品のことを認知してもらえるようになっています。その際、各媒体における商品情報の一貫性は保たれていなければなりません。
また、購入行動の変化に伴い、商品に付加することが望ましい情報の量も増えています。これらに加えて顧客がグローバル化すれば、多言語対応・多通貨対応なども必要になってきます。
要は、商品情報等の管理がより複雑になってきており、従来よりも効率的かつ適切に管理する重要性が増してきているのです。
PIMと似たものにPLMやERP、MDMなどもありますが、ひとつには顧客向けであるかどうかという違いがあります。PIMは顧客向けの情報取り扱いや、顧客とのかかわりが強いという特徴があり、逆にPLM・ERP・MDMなどは企業が自社内で行う業務のためのもの、という傾向があります。もちろんPIMもその側面を持たないわけではありませんし、完全に独立した機能をもっているわけでもありません。それぞれの目的に応じて使い分ける必要があります。
商品情報管理（PIM）の主な機能
それでは、システムとしてのPIMがどのような役割を担うのかをよりイメージしやすくなるよう、主な機能について解説します。
ひとつは「データモデル」として商品の情報やカテゴリを定義する機能です。多くの製品では階層的に属性を付与し、商品同士が複雑な関連をもっていたとしても管理ができるようになっています。各商品が独自に持つ属性がある場合でも問題なく対応できます。
次に「データチェック」機能が挙げられます。これは登録するデータの整合性を担保する機能です。人が手作業でしていたのでは時間がかかり、ミスも生じやすいですが、システム上で素早く正確に実行できます。
そして「外部インターフェース」機能ですが、外部システムとデータのやり取りを行う際に効果を発揮します。他のツールやサービスを併用している場合でもスムーズにデータの受け渡しが可能になることで、業務全体の効率化が図れますし、ミスも防ぎやすくなります。
PIMは他にも「承認ワークフロー」や「グローバル対応」などの機能を備えている製品もあります。導入を検討する場合には自社でどこまでの機能を必要とするのか、よく検討するようにしましょう。
商品情報管理にまつわる課題
商品管理を実施することで、さまざまな問題を解決できますが、それは管理が適切かつ効果的に行われていることを前提としています。そのため、ツールを利用していない場合は管理自体ができていなくても効率性に問題があるケースが多く、ツールを導入していても、選定が誤っていればさまざまな課題を抱えることになってしまいます。
商品情報管理にまつわる主な課題としては、「商品情報の収集・管理に苦労している」「写真や動画、ドキュメントなどメディア情報の管理が煩雑」「グローバル対応への遅れ」といったことが挙げられます。いずれも、先述したようにインターネットの発達、SNSなどの普及による発信すべき情報量が増えたり、発信先の範囲が広がったことに起因するものです。
ほかにも、企業規模が大きくなるほど、各部門で商品情報が重複してしまったり、迅速な対応ができなくなったり、取引先とのやり取りが煩雑になったりもします。
また、管理の手法が属人的になっていることも珍しくありません。その結果、データ品質やガバナンスの欠如が生じてしまうこともあるため、単に管理をすれば良いという話ではなく、適切な方法で管理をするよう体制を整えることが大事なのだといえるでしょう。
商品情報管理（PIM）を導入するメリット
PIMが適切に運用できるシステムを取り入れることで、上記課題が解決できるようになるでしょう。
これらの影響は、生産性の向上やコスト削減、販売促進による売上向上などに繋がってきます。つまり、商品情報の管理ができるということは、ただ商品等の紐づけができるようになるという直接的な恩恵が得られるだけではないのです。コスト削減ができれば企業としてできることの幅も広がりますし、従業員の給与として還元することも可能です。生産性が向上することにより売り上げがアップし、最終的な利益の増加にも繋がることでしょう。
また、営業やマーケティングにあたる従業員にとっては、カタログ製作が効率化できたり、プロモーション展開のスピードが向上したりするなど、より分かりやすい形で恩恵が享受できるでしょう。日々行っている業務がスムーズになり、負担が軽減にもなるため、本来業務に集中することで、従業員一人ひとりの実績が伸びることも期待できます。
PIMクラウド「PlaPi」で商品管理を効率化
ここからは、適切な商品管理を行うためにおすすめツールについて紹介します。そのツールとは、株式会社JSOLが提供する、「PlaPi」です。商品情報管理を行うクラウドサービスとして展開されており、主な特徴としては、「3ステップですぐに利用できるようになること」「クラウド型で費用は月額支払のみ」「低価格」「情報を共有できるようになり、効果的なデータ活用が可能」といったことが挙げられます。
ほかにも以下のような機能を有しています。
- 商品登録において、自由にカテゴリ設定ができ、コメントなども設定可能
- データ分析により正確な管理が可能
- 大量にデータがある場合でも検索機能により必要な情報へのアクセスが容易で、営業先や店舗での業務効率化に寄与できる
- 部品や付属品、後継品などの関連情報も紐づけられるため、問い合わせの際もすぐに調査して回答ができるようになる
- 外部ECや取引先のフォーマットなどに合わせたデータ加工が可能
- 項目ごとの権限管理が可能
PlaPiで複雑な商品管理を効率化した事例
実際にPlaPiを導入し、大幅に営業工数を削減した電子部品メーカーの事例を紹介します。
戦士部品メーカーのA社は、独自のECサイト立ち上げを始めたものの、商品点数の多さやデータの整合性を取る作業にかなり手間取っていました。データの整理だけで時間がかかってしまい、ECサイト構築の検討もままならない状況だったのです。
その背景には、属人的な管理がなされていたことや、管理項目や枝番の継ぎ足しが何度も行われ、商品情報に統一性がなかったということなどがありました。
そこでA社は問題解決のため、PlaPiを導入しました。その結果、A社はPlapi導入の成果について、「ユーザーインターフェースが分かりやすく、商品情報の登録も簡単であったため、IT部門でなくでも対応ができた」、「あらゆる関連情報が紐づけられ、商品の検索やコンテンツ管理が容易になった」と評価しています。
ここでは一例を挙げたに過ぎませんが、同様の悩みを抱えている企業であれば、PlaPiの導入によって大幅な業務効率化も期待できるでしょう。
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まとめ
商品管理情報（PIM）とは、販売に必要な商品情報の管理を意味します。特にECサイトを運営する場合などには非常に重要な役割を果たし、企業の売上アップにも貢献します。その手段として、近年ではソフトウェアやツールが利用されています。高度なサポートが可能なPlaPiなどのPIMツールを導入し、業務の効率化を図りましょう。
