組織内のコミュニケーション基盤としてMicrosoft Office 365を採用する企業がまず行うのが、7つあるプランを比較することだと思います。プラン数が多いことで悩むケースもありますが、より自社に最適なシステムを導入出来るというのは魅力の一つですね。
ちなみに各プランの比較はざっと以下のような感じです。
パッと見ると、いくつか料金が近いプランがありますね。今回はその中でも「Pro Plus」と「Business Premium」の違いにフォーカスしていきたいと思います。
なぜ微妙に料金が違うのか？機能に違いはあるのか？などなど、気になる疑問を解消していきます。
基本的なOffice 365機能は変わらない
まずはOffice 365の基本的な機能を比較してみました。
まったくもって違いはありませんね。どちらもWord・Excel・PowerPointといったOfficeアプリケーションは問題なく使用できますし、最大インストール台数やクラウドストレージについても変わりありません。
Sway(プレゼン作成)について
表の最後にある「Sway」という機能ですが、まだまだ聞き慣れない方も多いと思うので解説しておきます。
Swayを簡単に説明すると、文字の打ち込みとドラッグ＆ドロップだけで簡単にプレゼン資料が作成できるツールです。2014年10月にリリースされた比較的新しい機能なのでまだ活用したことがない方も多いのですが、非常に簡単にプレゼン資料を作成できるのでちょっとした会議や商談などに重宝します。もちろんレポートやトレーニング資料などにも活用できます。
また、Webベースで作成するので共有も簡単です。ちょっとした資料ならSwayで作成し、手の込んだプレゼン資料などはPowerPointで作成するという使い分けをすると資料作成が捗るでしょう。
複数のビジネスツールに違いあり
Pro PlusとBusiness Premiumの最大の違いとしては、各ビジネスツールの有無にあります。
Exchange Online、Skype for Business、Yammerに関してはグループウェアを構成する機能でもあるので、Office 365をグループウェアとして活用するのであればBusiness Premiumの利用がおすすめです。
コミュニケーションツールをそれぞれ別々のシステムで導入するとなると、連携が難しく得策ではありません。
一方コミュニケーションの強化よりも経営強化という観点でOffice 365を導入するであれば、間違いなくPro Plusをおすすめします。
Power BI(ビジネスインテリジェンス)
そもそもビジネスインテリジェンスとは企業内に蓄積されていく膨大なデータに対し、専門家を必要とせずに収集・加工・分析・レポートするためのツールです。「ビッグデータ」というワードが世間一般で浸透すると同時に、ビジネスインテリジェンスも徐々に浸透していきました。
ビジネスインテリジェンスを活用することでどんなメリットがあるのか？
- 各システムから生成されるデータを簡単に分析できる
- リアルタイムなデータをダッシュボードで確認できる
- データの収集・加工・レポートの手間がかからない
- 経営戦略の策定や意思決定を迅速化できる
- データの可視化でベストプラクティスを生みだせる
以上が主なメリットであり、ビッグデータ時代とも言われている現代では中小・大企業問わず多くの企業に導入されているツールです。
このビジネスインテリジェンスをクラウドで提供しているのが「Power BI」です。(Office 365で提供されている正式名称は「Power BI for Office 365」となります)Power BIはまず豊富な連携先を持ち、その数は全部で59サービスであります。
SalesforceやAdobe Analytics、Googleアナリティクスなどポピュラーなサービスを始め、Marketoなどのマーケティングオートメーションとも連携できるので、該当するサービスを使用している企業では重宝するかと思います。もちろん、Office 365で提供されているAccessやExcelなどからもデータを抽出することができるので上記のようなサービスを活用していなくても問題ありません。
そしてPower BIは単体で導入すると、ユーザーあたり1,090円の月額費用がかかります。これに対し、Office 365 Pro Plusであれば1,310円でOfficeアプリケーションなども利用できるので圧倒的にお得ですね。
ちなみにPower BIはPro PlusだけでなくEnterprise E3とEnterPrise E5でも活用できます。
ユーザー数の違い
Pro PlusとBusiness Premiumの機能面での違いを比較しましたが、もう一つ重要な違いがあります。それは、利用できるユーザー数です。
Pro Plusはユーザー数が無制限であるのに対し、Business Premiumでは最大ユーザー数が300人となっています。つまりユーザー数300人を超える場合は必然的にPro Plus、あるいはEnterpriseラインナップになるということですね。(Business EssentialとBusinessに関しても最大ユーザー数は300人)
ただし、300人を超える組織だとBusiness Premium(あるいはBusiness EssentialかBusiness)が利用できないわけではありません。例えば350人の組織で正社員が250人、アルバイトが100人などOffice 365を利用するユーザー数が300人を下回っていれば問題ないのです。
Pro PlusとBusiness Premiumそれぞれのおすすめユーザー企業
Pro Plusはこんな企業におすすめ
- 企業規模が大きくユーザー数が300人を超える
- グループウェア的な機能は必要なくOfficeアプリケーションなど基本的な機能があればいい
- ビジネスインテリジェンスを導入して経営スピードを加速させたい
- Power BIで連携可能なサービスを既に導入している
- ビッグデータを活用して事業展開をしたいと考えている
などなど、企業経営中心に考えてOffice 365を導入したい企業ではPro Plusがおすすめです。
Business Premiumはこんな企業におすすめ
- Office 365のユーザー数が300人以内
- グループウェアを導入したいと考えていた
- Office 365導入と同時にコミュニケーション基盤を強化したい
- 社員同士の情報交換を活発化させたい
- 共同作業の場を提供し、業務効率化を促進させたい
- セキュリティ性の高いメールシステムを導入したい
Business Premiumは、コミュニケーション中心に考えてOffice 365を導入したい企業におすすめです。
まとめ
料金がほぼ変わらないことからどんな違いがあるのか分かりにくいときもありますが、こうしてしっかりと比較してみるとその違いは明白ですね。単に「料金が高い方が機能性が高い」というわけではなく、Office 365を導入する目的によってプランを選択することができます。
これはOffice 365の他のプランにも言えることであり単に機能が増減するだけでなく、そもそも提供している機能が異なるのです。プランが多いことで混乱しがちですが自社に最適なプランを選べるというのがまた一つの強みでもあります。
ちなみに7つのプラン全ての解説についてはこちらで分かりやすく解説しているので、是非参考にしてください。
「クラウドサービスはいつでも解約できるから」と考えとりあえず導入してみるという企業が多くなってきていますが、クラウドにも1年間のコミットメントなど規約がある場合も多いです。また、いくら月額単位で低コストに利用できると言ってもリプレースした場合は無駄なコストを生んでしまうことに変わりありません。
まずは製品に対する知識をしっかりと付けてから導入検討を行っていきましょう。
万が一「Office 365は導入したいけど、自社に最適なプランが分からない」というお悩みがあれば、私達パートナーが適切な導入を支援致します。
