Outlookの便利機能で効率化を極める仕事術 | Teamesとの連携も紹介

Outlookを使いこなせば、メール管理やスケジュール調整が驚くほどスムーズになります。本記事では、操作を効率化する便利機能やメールの整理術、さらには Microsoft Teams など他ツールとの連携方法まで徹底解説。毎日の業務をもっとスピーディーに進めたい方は、ぜひ参考にしてください。

メールに関する業務時間を短縮すべき理由とは

現代のビジネス環境では、メール対応が業務の大半を占めることがあります。

実際、多くの社員が1日に受信するメールの数は50通以上にものぼり、それらに対応する時間が生産性を圧迫しているのが現状です。このような状況では、 限られた時間の中で他の重要な業務に集中することが難しくなります 。

メール対応に追われることで、優先順位の高いタスクが後回しになるケースも多く、これは 最終的には残業やストレスの増加につながります 。そのため、メール管理を効率化し、対応時間を短縮することは、生産性向上と 働き方改革 の観点からも重要です。

メールの整理術や自動化ツールの活用を取り入れ、効率的な業務運営を目指しましょう。

Microsoft Outlookとは

Microsoft Outlookは、 Microsoftが提供するメール管理やスケジュール調整を中心としたビジネスツールです 。

メールクライアントとしての機能に加え、予定表、連絡先管理、タスク管理など、多機能な点が特徴です。個人の利用からチームでの業務連携まで幅広く対応しており、 Microsoft 365 の一部としても利用されています。

Outlookは、ビジネスシーンで特に重宝されるツールで、メールの受信・送信だけでなく、 スケジュール管理と連携させた効率的な業務運営が可能です 。また、Microsoft Teamsや OneNote などの他ツールとも連携できるため、統合的な作業環境を構築できます。

直感的なインターフェースやカスタマイズ性も備わっており、初心者から上級者まで幅広く活用されています。

こちらの記事でOutlookと Exchange Online の連携について解説しています。
あわせてご覧ください。
OutlookとExchange Onlineで最強のメール環境を手に入れる

Outlookの便利機能：操作編

Outlookには、業務効率化に役立つさまざまな操作機能が搭載されています。ショートカットキーや予定表の活用、クイック操作などを使いこなせば、作業スピードを大幅に向上できます。それぞれ詳しく解説します。

ショートカットキーを活用する

Outlookでは、ショートカットキーを利用することで、操作を迅速化できます。 メール作成、送信、検索など頻繁に行う操作をキー1つで実行できるため、日常業務の負担が軽減されます 。

例えば、新しいメールを作成する場合は「Ctrl + N」、メールを送信する場合は「Ctrl + Enter」を使用します。また、メール検索では「Ctrl + E」、未読メールに絞り込む際は「Ctrl + U」が便利です。これらのショートカットを覚えておくと、マウスを使わずに効率的な操作が可能です。

ショートカットキーはカスタマイズはできないものの、 公式のキー一覧表 を参照しながら日々の業務に取り入れることで、さらにスムーズな作業が実現します。

予定表を更新する

Outlookの予定表は、個人やチームのスケジュール管理を効率化するツールです。予定表を活用することで、 会議の設定やタスクの進捗管理をシームレスに行えるだけでなく、時間の使い方を最適化できます 。業務の優先順位を明確にする上でも、この機能は非常に役立ちます。

予定の更新も簡単です。予定表ビューで日付や時間をクリックし、必要な情報を入力するだけで新規イベントを作成できます。また、既存の予定の詳細をダブルクリックすれば、内容をすぐに編集可能です。繰り返し予定やリマインダー機能も柔軟に設定できるため、重要なタスクを忘れる心配がありません。

さらに、Outlookの予定表には共有機能があり、チームメンバーとスケジュールをリアルタイムで共有できます。

クイック操作を活用する

Outlookのクイック操作機能を使うと、定型的なタスクをワンクリックで実行できます。 メールをフォルダに移動したり、特定のタグを付けたりといった処理を自動化することで、作業時間を短縮できます 。

設定方法は、リボンメニューの「クイック操作」タブからカスタマイズ可能です。

例えば、「フォルダに移動」「重要マークを付ける」「カテゴリーを割り当てる」などをあらかじめ設定しておくことで、メール管理がスムーズになります。特に大量のメールを扱う場合、この機能は非常に便利です。

同様のアクションを繰り返す時間を削減し、重要な業務に集中できる環境をつくりましょう。

Outlookの便利機能：メール管理編

Outlookのメール管理機能を活用すれば、業務効率を格段に向上させることができます。メールの振り分けや優先度設定、アーカイブ管理といった機能を組み合わせることで、膨大なメールの中から必要な情報を簡単に見つけ出せます。

メールフォルダを振り分ける

メールフォルダの振り分けは、送 受信したメールを特定のフォルダにわけて管理ができる機能です。 社内・社外と複数の方にメールをする場合に、とても便利な機能なので覚えておきましょう。

使用方法は簡単です。まずOutlookの Top画面左にある受信フォルダの欄を右クリックして、フォルダを作成 します。フォルダに付ける名前は、取引先や社内メールなど、振り分けたい相手先ごとにつけるとよいでしょう。

フォルダを作成したら、 受信トレイの中から振り分けたいメールを右クリック します。そうするとルールという項目があるので、 「次の差出人からのメッセージを常に移動する」 をクリックしてください。あとは先ほど作成したフォルダを選択すれば、自動で振り分け設定をしてくれます。

また、ルールは自分で設定をすることも可能です。ルールの項目の「仕訳ルールを作成」を押すと、ポップアップウィンドウが出て設定ができます。Outlookでは「差出人、件名、宛先」の3つを指定して作成が可能です。

優先度を設定する

メールの優先度を設定することで、重要な連絡を見落とさず、迅速な対応が可能になります。

Outlookでは、送信するメールごとに重要度を設定でき、 特に緊急の案件や優先順位の高いタスクに効果的です 。重要度を「高」に設定したメールには「！」マークが付与され、送信者だけでなく受信者側でも視覚的に目立つため、対応漏れを防ぐことができます。

設定方法は簡単です。 新しいメールを作成し、「タグ」内の「！（重要度-高）」を選択 してから送信してください。また、受信トレイでは「重要度」でメールを並べ替えることも可能です。右上の並べ替えオプションから「重要度」を選ぶと、高優先度のメールが一覧の最上部に表示され、即時確認が可能です。

この機能を活用することで、タスクの効率的な管理やスムーズなチーム連携が実現します。

共有メールボックスを活用する

Outlookの共有メールボックスは、 複数のメンバーで1つのメールアドレスを共有できる便利な機能です 。

この機能を活用することで、問い合わせ窓口やサポート対応など、チーム全体でのメール管理が効率化します。

共有メールボックスの設定は管理者アカウントで行います。Microsoft 365の管理センターに ログインし、「チームとグループ」→「共有メールボックス」を選択。「＋共有メールボックスを追加」をクリックし、名前やメールアドレスを登録 します。

次に、 「メンバーの追加」をクリックし、共有するメンバーを選択 してください。
同時アクセスは25人以下が推奨されます。

設定後、Outlookアプリで共有メールボックスを追加すれば、メンバー全員でメールの確認・返信が可能です。

アーカイブフォルダを活用する

Outlookのアーカイブフォルダは、 不要になったメールを削除せずに整理し、必要な情報をスムーズに検索するための便利な機能です 。これを活用すれば、受信トレイをすっきり保ちながら、重要なメールだけに集中できます。

まず、 アーカイブフォルダを作成しましょう。「フォルダ」タブから「新しいフォルダ」を選択し、「アーカイブ」と名前を付けて作成 します。

次に、 メールを自動的にアーカイブフォルダに移動させるため、クイック操作の設定を行います。「クイック操作」から「新規作成」をクリックし、「アーカイブへ」と名前を付けた後、「アクションの選択」で「フォルダへ移動」を指定。
アーカイブフォルダを選択し、ショートカットキーを設定して完了です。

これにより、削除したくないが頻繁に確認する必要のないメールを一括でアーカイブできます。

差出人の表示色を変える

複数人とメールをやり取りするときに、 差出人の表示色を変えておくと分かりやすくて便利 です。メールの色替えは、上部タブの表示から行います。 表示をクリックすると左上に「ビューの設定」という項目があるのでクリック します。

そうするとポップアップウィンドウが出るので、 「条件付き書式」を選択 してください。条件付き書式の項目が表示されたら右の追加を押して、新しい条件を入力していきます。例えば、社内メールの色を変更したい場合、名前に「社内メール」（分かりやすい名前で大丈夫です）と記載して下のフォントを選択します。

フォントの画面では、社内メールに適用したいフォントと色を決定します。その後、下の条件の欄で差出人、もしくは宛先に社内メールのアドレスや名前を入力して決定をします。

これで自動的に色が変わり、今後社内のメールは設定したフォントや色で表示されます。

Outlookの便利機能：メール作成編

Outlookのメール作成機能を活用すれば、署名や定型文の登録など、日常的なメール作成作業を効率化できます。特に、クイックパーツや辞書登録などの便利機能を活用することで、メール作成にかかる時間を大幅に短縮可能です。

署名機能を使いこなす

ビジネスメールでは、 署名を記載しておくことも重要 です。しかし、毎回記載をしていては、無駄に時間がかかってしまいます。そんな時に利用したいのが、署名機能です。Outlookでは 署名を作成しておいて、自動で挿入されるように設定できます。

Outlookの ファイルタブをクリックして、その中のオプションを選択 します。オプションのカテゴリから メールを選択して、メッセージの作成の中にある署名の項目をクリック してください。

署名作成の画面が表示されるので、 新規作成から署名の名前とテンプレートを作成 します。署名を作成したら、右にある 「規定の署名」の選択から、「新しいメッセージ」と「返信/転送」タブに作成した署名を追加 します。この時、新規メールと返信・転送メールで使用する署名を分けたい場合は、２つ署名を作成して分けて登録しましょう。

また、 自動ではなく手動で署名を挿入したい時は、「既定の署名の選択」のタブをなしにしておきます。 そして、メール作成時に上部にあるプルダウンの署名を押すと、作成したテンプレートがメールに挿入されます。

定型文を登録する

Outlookには クイックパーツという機能があるので、これを利用すれば簡単に定型文の登録・呼び出しができます。 定型文を登録したい時は、新しい電子メールの作成をして、定型文にした文章を記載します。記載後、文章を全選択して（このときctrl+Aを押すと便利です）、上部のタブにあるクイックパーツをクリックしてください。

そうするとポップアップウィンドウが出るので、定型文の名前の記載とギャラリーを定型句にして保存をしましょう。これで定型文の保存が完了できたので、 文章作成時に挿入タブのクイックパーツの定型句から選択すればいつでも呼び出せます。

また、リボンの設定によっては、上部にクイックパーツの項目がない場合があります。そんな時は、定型文にしたい文章を全選択したら「ALT+F3」を押してください。そうすると定型文の保存ができます。この時ギャラリーをクイックパーツにしておくと、定型文の名前を文章に入れて「F3」を押すだけで簡単に定型文が読み出せます。

辞書登録を活用する

Outlookの辞書登録機能を活用すれば、 よく使うフレーズや特殊な文字を簡単に入力できるようになり、メール作成の効率が大幅に向上します 。

例えば、「いつもお世話になっております」を「いつ」と入力するだけで表示できるように設定すれば、日常業務での手間を減らせます。

登録方法は簡単で、メール作成時に頻繁に使うフレーズや単語を辞書登録しておくだけです。特に、以下のような文言を登録するのがおすすめです。

「めーる」→会社の個人メールアドレス
「じゅうしょ」→会社の住所
「いつ」→いつもお世話になっております

また、異体字を含む名字や商品名を登録することで、誤字脱字を防止できます。例えば、「さいとう」で「斎藤」や「齋藤」を候補に表示させる設定が可能です。

Outlookの使い方｜設定方法

Outlookを最大限活用するには、初期段階で設定を正しく行うことが重要です。署名作成やフォルダ振り分け、アカウントの追加設定などを事前に整えることで、快適にメール管理を進められます。それぞれ詳しく解説します。

署名の設定方法

Outlookでは、署名を事前に設定することで、 メール作成の手間を省きつつ、統一感のあるメールを送信できます 。設定手順は以下の通りです。

これにより、署名が自動的に挿入され、効率的なメール作成が可能になります。

メール振り分け設定方法

Outlookのメール振り分け機能は、 受信メールを自動的にフォルダへ移動させる便利な機能です 。以下の手順で設定できます。

また、「仕訳ルールを作成」で件名や宛先を条件として設定することも可能です。これにより、効率的なメール管理が実現します。

Outlookとの連携でおすすめのM365ツール

Outlookは、Microsoft 365 (M365) の他ツールと連携することで、業務効率をさらに向上させることができます。特に、OneNote、Microsoft Teams、 SharePoint との連携は、多くの業務シーンで効果的です。

OneNoteとの連携

OutlookとOneNoteを連携すれば、 メールや会議内容を簡単にOneNoteに保存し、情報を一元管理できます 。重要なタスクやメモを漏らさず管理するためのサポートツールです。

操作方法は簡単で、Outlookのメールや会議画面から「OneNoteに送信」を選択するだけで、内容がOneNoteのノートブックに保存されます。さらに、保存先のノートブックやセクションを指定できるため、情報の整理も簡単です。

この連携を活用することで、メールの内容や会議の議事録を即座に記録し、チーム全体で共有可能です。

Microsoft Teamsとの連携

OutlookとMicrosoft Teamsを連携すれば、 メールとチャットツールを効率的に使い分け、スムーズなコミュニケーションが可能です 。Outlookでスケジュールした会議をTeams上で即時に共有したり、メールの内容をTeamsチャネルに投稿することもできます。

会議の設定はOutlookの予定表から行い、Teamsリンクを自動で生成して参加者に送信可能です。また、メールで受信した情報を「共有」ボタンを使ってTeamsチャネルに送信すれば、 チームメンバー全員と情報を瞬時に共有できます 。

SharePointとの連携

SharePointとOutlookを連携すると、 ファイル共有やチーム全体の情報管理がシームレスに行えます 。

特に、Outlook内からSharePointのドキュメントライブラリにアクセスできるため、メール添付ファイルを直接SharePointに保存したり、共有リンクを挿入したりする作業が効率化されます。

OutlookのフォルダをSharePointのチームサイトにリンクさせることで、メールの記録やタスク進行状況を一元管理できます。また、SharePoint上のカレンダーをOutlookに統合することで、スケジュールの調整や進捗確認が簡単に行えるようになります。

まとめ

Outlookは、メール管理やスケジュール調整だけでなく、効率的な業務運営を支える多機能ツールです。本記事で紹介したショートカットキーやメール振り分け、署名の設定などを活用すれば、日々の作業負担を大幅に軽減できます。

さらに、OneNoteやTeams、SharePointとの連携を取り入れることで、情報共有やタスク管理がスムーズになり、チーム全体の生産性向上にもつながります。Outlookの便利機能を最大限に活用し、効率的かつ快適な働き方を実現しましょう。