コロナ禍の影響で、会社を離れて仕事を行う「テレワーク」が増加しています。テレワークは自宅のほか、カフェなど会社以外の場所で仕事ができる便利な働き方ではありますが、データを扱う仕事には情報漏洩などをはじめ、さまざまなリスクがつきまといます。
そこで注目されているのが「MDM」という方法です。今回は、テレワークの増加に伴って増えるデバイス管理によるリスクに備えるために、MDMについて詳しく解説します。また、MAMとの違いやテレワークに必要な機能についても詳しく見てみましょう。
テレワーク化に不可欠な「MDM」とは?
まず、テレワークに欠かせない「MDM」とは何かを見てみましょう。
MDMとは、モバイルデバイス管理のことを指します。MDMはパソコンやスマートフォン、タブレット端末などのデバイス(機器)を管理・運用するシステムのことです。テレワークのように、会社内で会社が保有する端末を使うのではなく、自分のデバイス(機器)を使う場合には、会社が管理できる範囲を超えているため、情報漏洩といったさまざまなリスクがつきまといます。
スマートフォンなどのモバイルデバイスのビジネス活用が当たり前になりつつある現代において、こうしたリスクを少しでも軽減しするとともに、会社にとって負担を軽減させることができるMDMが注目されているのです。
テレワークだけでなく、営業活動を行っている最中や出張での移動中など、さまざまな場面でモバイルデバイスを活用する場面があるでしょう。職業によっては、パソコンよりもスマートフォンの方が使う頻度が高いということもあるかもしれません。
こうしたモバイルデバイス活用の機会が増えたことで、企業側もセキュリティに力を入れる必要がある状況になっています。
MAM、EMM、MCMとの違い
モバイルデバイス管理(MDM)と似たような意味で用いられる言葉はいくつかありますが、それぞれの違いについて詳しく解説します。
MAM(アプリ管理ソリューション)
MAMはデバイスに入れたアプリを管理するためのシステムです。たとえば、従業員に配布した社用モバイルデバイスにインストールされたアプリについて、遠隔で操作したりアクセス制限をかけたりすることができます。
EMM(統合管理ソリューション)
Eは「エンタープライズ」の意味をもっていることから、モバイルデバイスを一括管理できるシステムのことを指します。MAMやMCM、そしてMDMの機能を複合的にした仕組みのため、コストもかかりますが企業側でコントロールできる部分が多くなり、セキュリティに力を入れたいときに適しています。
MCM(コンテンツ管理ソリューション)
モバイル内で扱うコンテンツを管理するためのシステムです。たとえば、デバイスから社内システムやコンテンツにアクセスする際にアクセス制限や機能制限をかけることができます。
また、どのモバイルからアクセスがあったのかがわかるログ履歴を残して追跡できるといった、モバイルデバイスに関するセキュリティ対策に欠かせない仕組みと言えるでしょう。
MDMを導入するメリット
続いては、MDM(モバイルデバイス管理)を導入するメリットについてご紹介します。
MDMを導入する主なメリットは、社員に与えた多くのモバイルデバイスを一元管理できることや、それによって情報漏洩対策ができること、さらに緊急時には遠隔操作して対応できるなど、さまざまなことが挙げられます。
デバイスを一元管理できるということは、OSのアップデートも一括して行うことができます。アップデートをしていない社員(端末)があると、アプリやコンテンツの種類によっては利用できないケースもあることから、企業側でこうした管理ができるようになると、業務がスムーズになるというメリットも考えられます。
また、社員がその他業務に関係のないアプリをインストールすることや、アプリ内でよくある課金システムを利用するケースも考えられます。これらの不要な機能やアプリのインストールについては企業側で制限をかけられるため、私的な利用を防ぎ、業務に集中できる環境を作ることもできるでしょう。
もちろん、スマートフォンだけでなくタブレット端末やパソコンにもこうした機能制限をかけられるため、業務に支障が出ないように企業側で管理ができるメリットはとても多いと言えます。
テレワーク化にはMDMだけでなく情報管理・監視も重要
MDMを導入するメリットについてご紹介しましたが、テレワーク化に向けて行うべきことはまだ多くあります。
たとえば、情報管理や監視体制を強化することです。企業には社内にとどめておくべき資料や個人情報などが多く、それらを適切な管理をするためには、さまざまな工夫や体制を整えておく必要があります。紙資料の持ち出しをはじめデバイスの管理、さらに機密データをどのように保存しておくかなどの情報管理を明確にするとともに、社員が順守すべき社内ルールとして定める必要があります。
MDMでモバイルデバイス管理を行うことはもちろんですが、社員のセキュリティに対する意識を強くしておくこと、ルールを策定して守ることを徹底する体制を整えましょう。
テレワーク化に必要な機能
続いては、テレワーク化に向けて企業ではどのような機能を用いるべきなのか、テレワーク化に必要な機能3点について詳しく解説します。
社員がストレスなく業務にあたることができ、なおかつ企業として情報漏洩などのリスクを下げられる機能を活用し、円滑なテレワーク化を進めましょう。
Web会議システム
まず1つ目は、「Web会議システム」です。
Web会議システムは、テレワーク化に向けて必要になるシステムです。チャットで文章でのやり取りをして業務を進めることが多く見られますが、テキストのみでは伝わりにくい業務も少なくありません。
会社内のように直接顔を合わせながら仕事をすることができないテレワークでは、仕事をしながらでも口頭で話し合える環境作りが重要と言えます。
そこで導入すべきなのが、Web会議システムです。Web会議ができる代表的なツールとして、「Zoom(ズーム)」をはじめ「Skype(スカイプ)」、「Google Meet(グーグルミート)」などがあります。こうしたツールを用いると、チーム内の小人数はもちろんのこと、部署全体の大人数で会議やミーティングを行うこともできます。
チャットツール
テレワークに便利な機能2つ目は「チャットツール」です。
宛先や件名を入力して、定型文を入れて送り合うメールよりも、もっと手軽に社員同士でやり取りできるチャットツールを活用して連絡を取り合うのがおすすめです。メールを送るよりもハードルが低くなるため、こまめな情報共有やプロジェクトの進捗状況把握につながり、社員同士のコミュニケーションツールとしても活用できるメリットがあります。
チャットツールで代表的なものとしては「チャットワーク」や「Slack(スラック)」、「ラインワークス」などがあります。こうしたチャットツールは文章を送り合えるだけでなく、相手のメッセージに対して絵文字でリアクションを取ることもでき、いちいち文章で返信をしなくても相手がメッセージを読んだか、把握したかなどが一目でわかるのもメリットになっています。
タスク管理ツール
テレワークに便利な機能3つ目は「タスク管理ツール」です。
タスク管理ツールとは、業務で行う予定のタスクをクラウド上で一元化し、メンバー同士で共有することで漏れ防止や円滑なプロジェクト進行を実現するためのツールです。自分一人でタスクを抱えているとチェック漏れがあったり、タスクに書き込むことをうっかり忘れてしまっていたりすることがありますが、タスク管理ツールであれば別のメンバーがタスクを追加でき、業務でよくある「うっかりミス」を防げるようになります。
タスク管理ツールで代表的なものとしては、「asana」や「monday.com」などがあります。ほかのメンバーと共有できるのがポイントで、お互いのその日やるべき業務を可視化できるため、この人は今忙しい、この人は今手が空いていそうだなど、お互いの状況を把握できるのもメリットです。
テレワークプラットフォーム「moconavi」がセキュアな働き方改革を支援
政府が打ち出した「働き方改革」のほか、新型コロナウイルス感染症の影響もあり、今後もさらにテレワークを進める動きが強まると考えられます。企業として円滑かつセキュアなテレワーク化を進めるためにMDMと合わせて活用したいのが、テレワークプラットフォームの「moconavi」です。
「moconavi」はMicrosoftの Office365やDropboxなど多くの企業で導入されているビジネスツールと連携させることができ、業務データを守り柔軟な働き方をサポートしてくれるMAM型テレワークプラットフォームとなります。
そのユーザー数はすでに累計700社・26万ユーザーを超えており、MAM市場シェアNo.1※1という利用実績を誇っています。自由度の高い働き方を目標に企業としての柔軟性を発揮するためにも、こうしたテレワークプラットフォームを活用し、従業員にとって働きやすい環境を整えることが利益率にもつながります。
会社以外の場所で仕事をするテレワークのほか、用事で社外へ出ている際にもこうしたモバイルデバイス管理を行うべきと言えます。そのため、テレワークプラットフォームはどの職種にも実用性が高いことから需要が高く、あらゆる場所をオフィスとして活用を可能にするためにも、ぜひ導入を推進する方向が良いと言えるでしょう。
まとめ
テレワーク化が進む中で必要なモバイルデバイス管理(MDM)の導入や、テレワークプラットフォームの活用などをしてあらゆるセキュリティ問題のリスクを下げ、従業員の業務効率化を図る動きが強まっています。テレワークの導入については政府も大きく注目しているため、いち早くテレワークに順応する企業は評価も高まると言えます。
※１：出典
株式会社テクノ・システム・リサーチ「2020-2021年版 エンドポイント管理市場のマーケティング分析 -モバイル管理パッケージ」モバイル管理市場調査より。
