企業がプロジェクトを推進するにあたっては、スケジュールや予算を適切に管理し、大きな成果を上げることが求められます。プロジェクト会計は、プロジェクトが計画どおりに進行するための管理に用いられる会計手法です。この記事では、プロジェクト会計の概要やメリットなどを解説します。
プロジェクト会計とは？
一般的な会計は、事業の収支などを記録して、企業の業績や財政状態を管理するために行われるものです。会計基準や税法などに従って作成した会計情報を、企業の損益を管理するため、あるいは利害関係者に掲示するために活用されます。
一方、プロジェクト会計とは、プロジェクトを進める際にプロジェクトごとの利益や原価を記録・管理する会計のことです。原価を把握するなどの目的で行うため、「プロジェクト原価会計」とも呼ばれます。
プロジェクト会計では、プロジェクトごとにどれだけコストがかかっているかを把握できるため、赤字プロジェクトの予防や適切な会計処理の実施など、プロジェクトごとの状況把握を可能にします。
プロジェクト会計のメリット
プロジェクト会計のメリットとして、収支をリアルタイムで可視化できることがまず挙げられます。導入により、「プロジェクトごとの財務管理が改善できる」「リソース配分の判断に役立つ」など、さまざまなメリットが得られます。
また、プロジェクトの原価が予算内に収まっているかどうかを、必要に応じてすぐに確認することも可能です。納期に間に合わせるために人材などのリソースを追加投入する場合にも、費用の可視化により、原価を予算内に抑えて適正に管理が行えます。
プロジェクト会計は、プロジェクトの分析情報として活用することも可能です。複数のプロジェクトの収支を比較したり、エリアごとの動向を追ったりするような分析ができるようになります。
プロジェクト会計と財務会計との違い
一般的な会計は、制度会計と財務会計に区別されます。制度会計は、定められた会計制度に従って作成され、内外の利害関係者に伝達することを目的としています。財務会計は、企業ごとの意思決定に沿って、予算管理や損益分岐点分析などの管理を実施することが主な目的です。その意味においては、プロジェクト会計も財務会計の一種とみなすことが可能です。
一方、財務会計とプロジェクト会計の大きな違いとしては、「プロジェクトを切り口として管理できるか」「リアルタイムに把握できるか」が挙げられます。財務会計は、プロジェクトが進行している期間中の会計で費用が計上されないため、リアルタイムに収支が把握できません。一方のプロジェクト会計は、プロジェクト期間中の予算や実際にかかるコストなどをリアルタイムで集計することで、それらを即時に把握できます。それにより、適切な資本投入の判断を可能にし、利益率を高めることが可能です。
プロジェクト会計を簡単に実現するDynamics 365のテンプレート
プロジェクト会計を導入するにあたっては、会計ツールの活用が鍵になります。一般的な基幹システムを用いてプロジェクト会計を実施する場合、システムがプロジェクト会計に対応していないと手間やコストがかかることが想定されます。
広く普及しているMicrosoft Excelを活用するケースでは、一定以上のプロジェクト規模では管理が煩雑になってしまう事態が考えられます。インターネット上に公開されている管理用テンプレートを活用できますが、種類が限られているため、それぞれのプロジェクトに適したものが見つけられないかもしれません。プロジェクトごとの収支を把握するため予算・原価・売上など複数のシートを使用しなければならず、しかも複数のチームメンバーが共同で編集・管理するとなると処理が複雑になり、紛失・削除の恐れもあります。
プロジェクト会計を効率的に行うには、マイクロソフト社が提供するクラウド型ERPソリューション「Microsoft Dynamics 365」の導入が有効です。クラウド上で利用できるため、機器類の準備やアプリケーションの構築が必要ありません。また、各種用意されているテンプレートをカスタマイズして利用することも可能です。
コベルコシステムが提供するテンプレート「HI-KORT 365」は、260件以上のERP導入プロジェクトのノウハウが凝縮されており、グローバル展開している製造業を中心とした多くの日本企業での導入実績があります。日本の商習慣に対応した会計業務の各種機能を取り入れた会計テンプレートの活用により、販売管理や生産管理などをそれぞれのプロジェクト向けに最適化したプロジェクト会計を行えます。
Dynamics 365プロジェクト会計テンプレート導入のメリット
Dynamics 365を用いたプロジェクト会計を導入することで、プロジェクトの収支管理がしやすくなるほか、入力の手間の省力化やコスト削減、データ収集・管理の効率化などのメリットが得られます。
収支管理や状況把握がしやすくなる
Dynamics 365でプロジェクト会計を実施することで、プロジェクトごとに収支管理を行うことが可能になり、それによって状況把握がしやすくなります。また、プロジェクト同士を関連付けて管理することも可能です。
発注・出荷・売上などの進行状況を、プロジェクトごとだけではなく担当者ごとでも確認できるため、多角的な状況把握に役立ちます。サブスクリプション型の売上が生じるビジネスに関しても管理することが可能です。
入力の手間を省くことができ、業務効率の改善につながる
従来のデータ入力では、現場や購買など各部門の担当者がそれぞれ伝票を手入力していたため、手間や時間がかかっていました。Dynamics 365では、Excelのデータ取込機能や、コピー機能などを活用して入力時間を削減できるほか、一度入力したデータの移行も容易にできます。マイクロソフト社製品であるため、広く普及しているOffice製品と同様の操作ができることから、学習コストを軽減することも可能です。
クラウドサービスであるため、作業はブラウザ上で操作でき、共有するワークフロー上で承認を受けるまでの情報のやり取りに無駄な時間もかかりません。データをリアルタイムで共有することで、スムーズにデータの編集や承認などが行えることによる業務効率の改善も期待できます。
コスト削減につながる
プロジェクト会計に必要な機能としては、販売管理、購買管理、在庫管理、生産管理、会計などさまざまなものがあります。Dynamics 365やHI-KORT 365を導入することで、これらの機能を一元的に管理することが可能です。複数のツールを導入することに比べて、システム保守にかかるランニングコストの削減が可能です。既存の帳票ツールなどとも連携できるため、導入にかかるさまざまなコストを抑えられます。
様々な分析ができる
Dynamics 365は、同じマイクロソフト社製のBIツール「Microsoft Power BI」や、オフィスソフト「Microsoft 365」などとの連携も可能です。データを収集・保存・加工・分析するBIツールとの連携により、プロジェクトで生じるデータを定期的に収集してスムーズに分析、レポート作成につなげられるため、分析にかかる手間の削減が実現します。
精度の高い分析を行うには、大量のデータを作成しなければなりません。分析に活用するデータを手で入力する場合にはかなりの手間がかかるため、データ作成の効率化も重要です。会計などのデータを出力して、Power BIやExcelなどに取り込んでデータ分析に活用することで、さまざまな分析が行えるようになります。
Dynamics 365を活用したプロジェクト会計のカバー範囲
Dynamics 365はプロジェクト管理や会計テンプレートなど幅広い範囲をカバーします。予算関連では案件管理や見積管理など、実績関連では販売管理や在庫管理、購買管理など、分析関連においては余実管理などを支援します。また、BIツールと連携して会計のデータをまとめることで、業務の改善に役立てられるプロジェクトの状況分析まで包括的に活用できます。
まとめ
プロジェクト会計とは、プロジェクトごとに会計を管理することを指します。プロジェクト会計においては、見積もり、販売管理、購買管理などのツール・テンプレートを活用することで、コストや収益などの管理を効率的に行えます。プロジェクト会計を導入し、他のシステムとの連携や多様な機能・テンプレートが利用できるDynamics 365の導入により、プロジェクトの効率化や成果アップなど多くのメリットが得られます。
