ECサイト運営には様々な業務が伴っており、特に複数店舗を運営する場合には一元管理システムの導入が強くおすすめされます。一元管理システムを導入することでミスの防止の他、売上の拡大までを望むことができます。まずは、ECサイトとは何かから確認し、一元管理システムの必要性を解説します。
ECサイト･ネットショップ運営業務の全体像
ECサイトとは、簡単に言うとネットを通じて物やサービスを売買するwebサイトのことを指します。EC（イーコマース）は電子商取引を指し、ネットショップ以外にもECサービスを提供するwebサイトであればECサイトと呼びます。
ECサイトはまず、自社サイトとモールに別れます。自社サイトはその名の通り自社で持つwebサイトのことです。対してモールは、楽天市場やAmazonのような複数ショップの集まったwebサイトのことです。
いずれで出店しても、ECサイト運営には多くの業務が伴います。売り上げをアップさせるためには、ただECサイトを作っただけでは意味がありません。広告を始め、SEOなどコンテンツマーケティングによる集客、またSNSによる集客など、運営するサイトによって様々な集客方法によってお客様を集める必要があります。
広告などもただ出しっぱなしでは意味がなく、季節に合わせたキャンペーンやクーポン施策なども時に必要になるでしょう。
その他にも、適切な集客／営業のためにはCRMなどを利用した顧客管理が重要です。年齢層や性別など、顧客に合わせたアプローチが重要です。
こうした売り上げや集客のための業務の他にも、自社サイトであればそもそもサイト立ち上げやサイト運営の手間がかかります。モールへの出典であっても、サイトを維持するための手間が一切なくなるわけではありません。
また、決済代行会社の選定や仕入れ、倉庫管理、購入後の梱包／配送など、様々な業務がECサイト運営には伴います。
このように様々な業務があるECサイトですが、ECサイトは競合も多い傾向にあり、出荷／配送が遅れるなど何か不備があると、途中でキャンセルを受けたり、リピーターになってもらえなかったりすることがあります。
そのため、ECサイト運営においては、これらの幅広い業務を正確かつ効率的に行うことが必要とされています。
多店舗展開で負担はさらに増加
最近は自社サイトだけやモールだけではなく、その両方に出典しているショップも増えています。複数出店をすればそれだけ露出が増えるので、単純に新規顧客の獲得や売り上げ拡大しやすくなるでしょう。
ですが、そもそも業務業の多いECサイトを複数運営するのは業務業が増えるため、運営担当者の大きな負担になります。
さらには、複数サイトを個別に管理している場合、効率の悪さはもちろん、ミスが発生しやすくなり、クレームに繋がりやすくなります。個別で管理していると手作業も多くなりますし、在庫管理が一括でできず、欠品なども起きやすくなります。
前述の通り、ECサイトは競合も多く、少しでも多くの方にリピーターになってもらうためにも、クレームやミスに繋がるような運営は避けなければなりません。
ECサイト運営をより複雑化させているのは、プロモーション（集客）、決済やサイト運営など売り場に関する業務、出荷・配送業務など、業務内容が多岐に亘ることです。
多くの業務を個別に行うことは非効率的で、より効率的に運営を行うためには管理を一元化する必要があります。
ECサイトの運営を効率化できる一元管理システムとは?
そこで、ECサイト運営を効率化させるために重要なのが、「一元管理システム」です。
SAVAWAY株式会社のTEMPOSTARなどを始め、ECサイトを一括管理するシステムを利用することで、在庫管理や受注管理、顧客対応など、バックヤード業務と呼ばれるような仕事を一括で管理できるようになります。
複数出店している場合も、各ショッピングモールや自社サイトの各店舗のデータを集約し、一画面で確認できるため効率的です。
ECサイト一元管理システムの機能
ECサイト一元管理システムには、主に下記の機能があります。
- 受注管理
- 在庫管理
- 商品管理
- 発注・決済管理
- 出荷管理
- 分析
ECサイト運営における受注対応業務の主な流れは、
①受注→②注文受付→③出荷指示出す→④送り状、納品書印刷→⑤梱包作業/出荷→⑥出荷通知→⑦配達→⑧お届け
となります。
複数店舗を運営している場合、これらの流れを滞りなく行う必要があります。
一元管理システムでは、各店舗での注文を一括で管理し、購入者に一括で注文受付のメールを送信が可能です。
また、在庫管理も各店舗のシステムを連携させることで効率的に管理可能です。例えば店舗Aである商品がひとつ売れた場合、店舗B、C、Dでも自動的に在庫をひとつ減らす、などが可能です。
また、新たな商品を発売する時なども、商品情報や商品画像、カテゴリー情報、色やサイズなどの項目選択肢などの情報を一括で取り込み、各店舗に一括反映が可能です。
商品が売れた場合、発生する発注業務や決済業務も、一元管理システムで一括で行えます。発注数が多い場合、その業務だけでも大きな負担になります。自動で発注書が作成されるなどの機能を利用することで、発注業務の効率化が可能です。
決済においてはクレジットカードや電子マネー決済、また各モール特有の決済方法など多岐に亘ります。これらの入金の管理も一括で行える上、入金漏れがないかなどの確認なども行えます。
出荷指示や送り状の作成、また追跡番号管理なども一画面で確認できます。実際に出荷され、お客様のもとへと届けば受注対応業務は一旦完了になりますが、売り上げの増加やリピーター獲得のためにもその後の分析は欠かせません。
一元管理システムでは、各店舗の情報を一括管理し、売り上げ状況などを都度分析できるようになっているため、運営を効率化させるだけでなく、売上拡大のための施策を練るためにも重要になります。
一元管理システム導入のメリット
ここまで開設したように、一元管理システムには様々なメリットがあります。
ミスを防止できる
まず大きなメリットのひとつがミスの防止です。
受注から出荷完了まで、在庫を確認する、発注をする、お客様に受注メールを送るなど、様々な業務が発生しており、これらを個別に行うのは大きな負担です。
さらに、複数店舗あれば受注対応をそれぞれ店舗ごとに行う必要がでてきます。
どうしても人力では漏れが出る可能性のある業務をシステムで一元管理することで、ミスを減らすことができます。
売上ロスを防げる
また、在庫管理が一括で行えることで、売上のロスも防げます。
例えば、店舗Aでは在庫があるのに、店舗Bでは売り切れ表示になっていたために、お客様の購入機会が失われてしまう場合が考えられます。一元管理システムでは前述の通り、各店舗の在庫を一括で管理、反映が可能なので、在庫があるのに売り切れになってしまう、といった状況を防ぐことができます。
さらには、ミスが減ることにより、クレームの機会が減ります。当然ながら、クレームのあったお客様はリピーターになってもらえない可能性が高くなります。ミスが防げることは、売上ロスを防げることにも繋がります。
利益率を高められる
ミスが少なくなり、運営が効率化され、売上ロスが防げるようになることは、つまり利益率のアップにつながるともいえます。
そもそも、ミスが増える原因である個別管理や手入力による作業は非効率的です。その分、一元管理システムを利用したときより人員も多く必要になるかもしれません。
一元管理システムを利用することで、無駄な人員コストが不要になり、本当に必要な人数で効率的に運営が可能です。
また、一元管理できることで他のモールへの出店のハードルも下がるでしょう。その分、販売機会も増え、利益が多く出る可能性が高まります。
一元管理システムの種類と選び方
このようにメリットの多い一元管理システムですが、その種類はいくつかに別れます。ここでは主な3つを解説します。
まず、インストール型は比較的初心者の担当者様におすすめです。
パソコンに一元管理システムをインストールし、利用する形になります。
定額で運用でき、比較的安価に機能のカスタマイズなども可能なことがメリットですが、複数のパソコンでの使用に社内LANでの経由が必要なことや、セキュリティ対策が必要になる点がデメリットとして挙げられます。
ASP型はwebブラウザで利用できます。そのため、インストール型とは異なり、複数のパソコンで使うことが容易です。ただし、従量課金制であること、またカスタマイズは難しいことがデメリットです。一定の規模で展開している企業向きです。
尚、インストール型とASP型のハイブリッド型もあります。パソコンにインストールをし、操作はパソコン内で行いつつ、データ管理などはweb上で行うものです。
開発型は自社で独自に開発をするものです。自社独自のシステムを構築したい場合は、自社開発をしましょう。
自社開発のメリットはなんといっても、カスタマイズが無限大なことです。自社で開発するので、自店舗に必要な要素は開発の技術的に可能である限り、全て搭載可能です。
ただし、莫大な費用と期間が必要になります。かけた費用と期間の元が取れる場合は、自社開発も視野に入れてみるとよいでしょう。
ASP型と開発型のハイブリッドシステム「TEMPOSTAR（テンポスター）」
また、ASP型と開発型のハイブリッドもあります。
「TEMPOSTAR（テンポスター）」は、運用に合わせた柔軟なシステムカスタマイズ（拡張性）、安定したサービス提供とトータルサポート、運用効率を高める特徴的な機能が特徴です。
ASP型のデメリットはカスタマイズが難しいことですが、TEMPOSTARはASP型でありながら、カスタマイズが柔軟にできる点が大きなメリットです。カスタマイズが可能なので常に最新の状態でサービスが利用できますし、古くなったからとシステムを乗り返る手間もありません。
販売管理やPOSなどの基幹システムや外部の物流・決済サービスとも連携できるため、より効率的な運営が可能です。
開発型の大きなデメリットである莫大な費用、期間についても、TEMPOSTARであれば心配いりません。
TEMPOSTARは初期費用0円、月額費用 10,000円（税別）から利用できます。開発型はシステムが構築されるため利用ができませんが、TEMPOSTARなら導入がすぐでき、その後に自社に合わせてカスタマイズをしていくことが可能です。
そのため、初めて一元管理システムを導入する場合はもちろん、すでに他の一元管理システムを利用しており、カスタマイズ性がほしい場合やシステムが古くなり乗り換えたい場合などにもおすすめです。
一元管理システム導入の注意点
一元管理システムを導入する際は、まず自社のECサイト運用の流れと課題をよく整理しておきましょう。その上で、自社に合ったシステムを採用することが重要です。
また、すでに利用している在庫システムや経理システムなどがある場合は、それらとの連携が可能かどうかも確認が必要です。また、一元管理システム導入後に別のシステムを導入する可能性もあるため、あとから連携できるようにカスタマイズできるかなども確認しておきましょう。
インストール型、ASP型を利用する場合、サポート体制も確認必須です。もし問題が起きた場合、迅速に対応してくれるか、また自社に合った使い方を提案してくれるかなどをよく吟味し、システムを選定しましょう。
まとめ
以上のように、効率的なECサイト運営には一元管理システムの導入が必須と言っても過言ではありません。自社の運用体制や課題に合わせ、費用やカスタマイズ性、他システムとの連携可否などを確認しつつ、一元管理システムの選定をしましょう。
