Web会議で利用したいソフトウェアの比較

インターネット回線を通じてビジネスコミュニケーションを取ることが当たり前になった今、Web会議の選択肢は多岐にわたります。そのため「製品ごとの違いは？どれも同じに見えてしまう…」と悩み、いまだWeb会議の導入に踏み込めない企業も多いでしょう。

しかしその状態のまま進展しないでいると、ビジネスチャンスを逃したり、本来期待できる生産性向上効果やコスト削減効果をいつまでも享受できないままです。

そこで今回は優秀なWeb会議システムの特長を紹介しつつ、主要ソフトウェアの比較を行いたいと思います。

Web会議で利用したいソフトウェアの特徴

Web会議を導入するにあたってユーザーには、無料製品か有料製品か、クラウドかオンプレミスかという選択肢があります。まずはそれぞれの特徴を整理していきましょう。

	無料製品	有料製品
クラウド	・導入に際し初期費用も定期コストもかからない・利用するためにはサービスへの登録かURLの共有が必要・無料のため広告が表示される可能性あり・製品によって同時接続できる人数が異なる、無制限のものもある・同時接続人数が多いほど通信が不安定になる傾向がある・1対1の通信でも有料製品に比べて品質が劣る・製品によってはセキュリティに難点があり重要情報の扱いに適さない	・音声通話、ビデオ通話ともに品質が安定しておりストレス無く会議できる・TV会議システムと比較すると品質が劣る傾向あり・料金体系は製品によって異なる価格比較が難しい・広告表示は無し・同時接続人数が増えても通信が安定しているが、インターネット回線に依存する・製品によってセキュリティ体制が万全なため重要情報の扱いに適している・専用機材が必要な製品もある・音声通話やビデオ通話だけではビジネスを遂行する上で重要な機能が充実している・メールシステムとの連携によって素早くコミュニケーションが取れる
オンプレミス	・オープンソースなのでライセンスは無償・基本的にシステム会社のサポートは無し・社内にオープンソースに明るい技術者が必要・機能面は有料製品とほとんど変わらない・運用次第ではコストを大幅削減できる・カスタマイズができ自由度が高い・セキュリティ上の脆弱性が発見されることが多い・海外製品が多く日本語対応してない可能性がある	・サーバーにソフトウェアをインストールしてWeb会議を構築できる・ユーザー数に制限が無く規模によってはコスト削減につながる・システム会社のサポートと運用保守が期待できる・導入初期はインフラ調達や初期設定が必要で大きな投資が必要・インフラ次第で通信を大幅に安定できる・運用をアウトソーシングすれば生産性向上が期待できる・外部から接続するための経路や認証を準備する必要がある

無料製品

有料製品

クラウド

・導入に際し初期費用も定期コストもかからない

・利用するためにはサービスへの登録かURLの共有が必要

・無料のため広告が表示される可能性あり

・製品によって同時接続できる人数が異なる、無制限のものもある

・同時接続人数が多いほど通信が不安定になる傾向がある

・1対1の通信でも有料製品に比べて品質が劣る

・製品によってはセキュリティに難点があり重要情報の扱いに適さない

・音声通話、ビデオ通話ともに品質が安定しておりストレス無く会議できる

・TV会議システムと比較すると品質が劣る傾向あり

・料金体系は製品によって異なる価格比較が難しい

・広告表示は無し

・同時接続人数が増えても通信が安定しているが、インターネット回線に依存する

・製品によってセキュリティ体制が万全なため重要情報の扱いに適している

・専用機材が必要な製品もある

・音声通話やビデオ通話だけではビジネスを遂行する上で重要な機能が充実している

・メールシステムとの連携によって素早くコミュニケーションが取れる

オンプレミス

・オープンソースなのでライセンスは無償

・基本的にシステム会社のサポートは無し

・社内にオープンソースに明るい技術者が必要

・機能面は有料製品とほとんど変わらない

・運用次第ではコストを大幅削減できる

・カスタマイズができ自由度が高い

・セキュリティ上の脆弱性が発見されることが多い

・海外製品が多く日本語対応してない可能性がある

・サーバーにソフトウェアをインストールしてWeb会議を構築できる

・ユーザー数に制限が無く規模によってはコスト削減につながる

・システム会社のサポートと運用保守が期待できる

・導入初期はインフラ調達や初期設定が必要で大きな投資が必要

・インフラ次第で通信を大幅に安定できる

・運用をアウトソーシングすれば生産性向上が期待できる

・外部から接続するための経路や認証を準備する必要がある

以上の特徴を踏まえ、現実にはクラウドサービスの利用が増えています。本格的にWeb会議システムを導入するにあたっては、機能やセキュリティを考慮して有料サービスを選択するケースが多いでしょう。有料であっても、初期投資がほぼかからない、インターネット回線を利用できる、取引先や顧客、海外などと行いやすい、毎月少ないコストで運用できるなどということがポイントになると思います。

ですので、本稿での有料クラウドタイプのWeb会議システムを中心に考えていきます。

考慮するポイントとしては「使い勝手」「セキュリティ」「料金体系のシンプルさ」の3点です。

Web会議システムを導入するとそれが日常的なコミュニケーションの中心になるため、インターフェース(操作画面)が複雑でストレスの生じるものは避けるべきでしょう。ただし何をストレスに感じるかはユーザーによって違うので、一般的に使いやすい製品を選ぶ必要があります。

また、セキュリティに関しては必ず考慮すべきポイントです。クラウドタイプのWeb会議システムは、システム上でのやり取りがすべてシステム会社のサーバーに保管される可能性があります。会議内では機密レベルが高い情報が扱われることもあるため、セキュリティ対応が緩い製品を選んでしまうと情報漏えいのリスクが生じます。

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さらに料金体系のシンプルさも重要ですが、どのような料金体系がよいのかはそれぞれの企業や組織によって異なるでしょう。ユーザー数ベースで料金が変動する方が都合がいい場合もあれば、同時接続数での課金のほうが良い場合もあります。自社の使い方や予算の仕組みなどにより、適切なものを選択してください。

以上3つのポイントを念頭に置きながら主要Web会議システムを比較していきましょう。

もっと見る：Web会議

主要Web会議システム比較

Skype for Business

マイクロソフトが提供するWeb会議システムです。本来は「Office 365」を構成するサービスの一つとして提供されていますが、スタンドアロンサービスとしても導入できます。使いやすさ、セキュリティに関しては各製品と比べても突出しているでしょう。マイクロソフト製品はビジネススタンダードなので、多くのビジネスパーソンにとって慣れ親しんだインターフェースを提供しています。

セキュリティに関しては、Skype for Business だけでなく、Office 365やAzureなど多くのクラウドサービスをグローバルで展開しているため、業界トップクラスに体制を敷いています。2014年2月には国内データセンターが東日本と西日本の2ヵ所に設立されセキュリティ体制をさらに強化しています。

料金体系に関してはシンプルにユーザー数ベースを採用しています。スタンドアロンサービスなら最安値で月額220円、Office 365なら540円から利用できます。

WebEx

シスコが提供するWeb会議システムがWebExです。世界で多くの利用者がいるシステムで、日本でも多くのユーザーが利用しています。画面の共有やホワイトボード機能など豊富な機能に加え、高品質の通信も特徴です。基本的には単独で利用するツールですが、アドオンソフトの利用でOutlookなどと連携することも可能です。

費用は利用に応じた従量制のプランと、完全に固定費用とするプランを選択可能で、利用状況に応じて適切なプランを選択できます。

ハングアウトMeet

ハングアウトMeetは、Google が G Suite で提供するWeb会議のサービスです。無償のハングアウトよりも G Suite 各製品との連携や、より大規模な利用が可能になるなど、企業などでのWeb会議のために用意されているサービスです。G Suite の中のサービスとして提供されており、Enterprise は最大50名、Business と Basic は最大25名など、G Suite のプランによって制限条件が変わるのも特徴です。

Fresh Voice

国産老舗Web会議システムです。2003年に提供開始され民間企業を中心に官公庁や教育機関でも導入されています。機能面は充実しておりインターフェースもシンプルです。セキュリティに関しては128bitの暗号化が適用されているので、通信が盗聴されることはないでしょう。ただし、データセンターでのセキュリティ体制に関する情報はないため透明性が低い傾向にあります。

料金体系に関しては同時接続数の接続時間によって変動するため、毎月のコストが予測しづらいという特徴を持ちます。

LiveOn

3年間の稼働率100％と通信の安定性に自信があるWeb会議システムです。標準で録音録画機能を備えているので、Web会議の様子を録画して議事録として残すことも可能です。セキュリティに関しては暗号化通信を採用しているものの、データセンターでの運用についてまでは言及していません。

料金体系は明確で1ライセンスあたり月額3,000円。それとは別に初期費用が7万8,000円かかります。

mieruka Cloud

クラウドサービスでありながらカスタマイズに対応できる数少ないWeb会議システムです。機能の追加からインターフェースの変更など多様なニーズに対応できるので、自社独自のシステムとして構築できます。セキュリティに関してはやはり暗号化通信のみで、データセンターについての説明はありません。

料金は同時接続数によって変動しボリュームディスカウントがあるのが特徴です。

Web会議システムの最適解はSkype for Business？

いかがでしょうか？Web会議に使用したいソフトウェアの特徴と各製品の特徴を踏まえて考えると、幅広く最適なWeb会議システムは「Skype for Business」ということになります。スタンドアロンサービスとして導入するのもよいですが、Office 365として導入することでその利便性を飛躍できます。Exchange OnlineやSharePoint Onlineとの連携など、Web会議以外のコミュニケーションも効率化できるでしょう。Web会議システム導入をご検討の際は、Skype for Businessの利点にぜひご注目ください。