Power Platformの使い方と活用におけるよくあるお悩み

業務効率化やリモートワークが一般的になった昨今では、電子承認や電子ファイルといったデジタル技術を用いたワークフローがより注目されるようになりました。ここでは利用者部門でデジタル化を促進するためのアプリケーションを容易に開発できる「Microsoft社のPower Platform」について説明します。

Power Platformとは？

Microsoft社から提供されているPower Platformは、業務内容に応じたアプリケーションの作成やアプリケーションから入力されたデータの自動連携など、業務を効率化するための各種ツールを提供しているサービスです。データの入出力・蓄積・分析を、ほぼプログラミングを必要としない開発手法であるローコード開発で実現します。

ローコード開発であれば、アプリケーションを開発するためのプログラミング言語を習得する必要はありませんし、クラウドサービスとして提供されるためアプリケーションの動作環境を整える必要もありません。しかし、Power PlatformはMicrosoft 365のライセンスに含まれているのにも関わらず、ビジネスの現場で十分に活用されているとは言い難い状況にあります。

Power Platformの使い方

Power Platformはクラウドサービスであるため、WebブラウザからMicrosoft社のアカウントにログインするだけで利用できます。また、作成したアプリケーションで利用するデータを蓄積するためのデータベースやSNS、他社から提供されているクラウドストレージなど異なるサービスと連携するためのコネクタと呼ばれる機能も用意されています。

Power Platformを利用すれば、Officeアプリケーションと同じような操作で開発作業のほとんどを行えます。具体的には、作成するアプリケーションの画面でPowerPointやExcelを利用するのと同様にドラッグ＆ドロップによるレイアウト変更が可能です。他にもデータを集計、分析できるBIツールもWebブラウザから利用できます。

Power Platformの機能

Power Platformにはツール別に4つの機能が提供されています。

まず、アプリケーションを容易に開発できる「Power Apps」です。開発部分を担うツールで、事前に用意されたテンプレートを使用して簡単にアプリ開発を行えます。例えば、勤怠情報や日報などのデータをOne Driveに保存されているExcelファイルに保存するスマートフォンアプリの作成などが開発可能です。簡単なデータの入出力が可能なだけではなく、スマートフォンのGPS情報の取得や写真を送受信するアプリケーションなども作成できます。

次に、業務プロセスの自動化を実現する「Power Automate」があります。例えば、勤怠のデータを毎週定期的にメールで自動的に通知する、コラボレーションプラットフォームであるMicrosoft Teamsに自動的に通知するといった運用を可能にします。他にも、社内の申請書が承認された際に、自動的に所定のSharePointのフォルダへファイルを移動するなど、業務プロセスの自動化も実現してくれます。自動化と聞くとRPA(Robotic Process Automation)を想像しますが、Power Automateは、各種クラウドサービスとAPIで連携するDPA(Digital Process Automation)の側面も備えていると言えるでしょう。

3つ目は、BIツール(Business Intelligence)である「Power BI」によって入力されたデータを分析したり、グラフ化したりする機能です。Power Appsで開発されたアプリケーションやプラットフォームを利用し、Power Automateによって自動的に収集されたファイルから、必要な切り口で集計されたグラフを作成してダッシュボードに表示します。もちろん、データはExcelファイルなどに限らず、様々なクラウドサービスで提供されているデータベースなどにも対応しています。

上記の他にも「Power Virtual Agents」と呼ばれるチャットボット作成ツールも用意されています。チャットボットとは、チャット機能を介して人間の代わりにコミュニケーションを取ってくれる自動会話プログラムのことで、プログラム開発を行うことなくMicrosoft Teamsにおける従業員や顧客とのやりとりを可能にします。単にサービス利用を促すだけではなく、トピックと呼ばれるキーワードを最適化することで利用目的に合わせたチャットボットサービスの構築を実現しています。ITエンジニアを必要としない点が特徴的です。

Power Platformでよくあるお悩みの事例

紹介してきたように、Power Platformを利用することで手軽にアプリケーションを開発できますが、その手軽さゆえの問題点もあります。ここではPower Platformを利用する際に散見される問題点についてご紹介します。

アプリの作成に時間がかかる

手軽に開発ができるPower Platformですが、適切なアプリケーションを作成するためには取り扱うデータを考慮したデータモデルの設計や、レスポンスを考慮したアプリケーションの考慮などが必要です。特に業務に最適化するためのUI（画面設計）や、自動化できる部分については時間をかけて検討しなければなりません。

また、開発過程では「作り方がよく分からない」「使い方が適切かどうか不安」といった悩みが出てくるでしょう。そのため、基礎的な操作や仕組みについて教育する必要があり、アプリケーションがリリースされるまでにはある程度の時間を要してしまいます。

管理者不在のアプリが多発

大規模な基幹システムなどではIT部門が統制して構築から運用まで全体を管理するため、管理体制が崩れることはありません。一方、Power Platformを利用したアプリケーションは開発が容易であるため、利用する部門ごとに様々なアプリケーションが乱立した場合、管理が行き届かない問題に直面するケースがあります。

例えば、使用しているアプリケーション問題が発生した際にはどこに問い合わせを行えばよいのか、意図せず巨大なデータを作成してしまい想定外のクラウド利用料金が発生してしまうといった問題が考えられます。手軽に利用できるからこそ、開発の際に申請を義務付けるなど管理をしっかりできる体制を構築しましょう。

情報漏えいのリスクが発生

Power Platformはクラウドサービスであるため、セキュリティ設定を誤ると機密情報がインターネットに公開されてしまう可能性があります。その一方で、あまりにもセキュリティを強固にした場合、アプリケーションの利便性を大きく損ねてしまう可能性もあります。アプリケーションの利用シーンを想定し、適切なセキュリティレベルを検討するようにしてください。

Power Platformの運用前から支援します

これまでご紹介したようにPower Platformを利用することによるメリットはいくつもありますが、利用に当たって気をつけなければならない点もあります。このような注意点を克服するために、支援サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。ここではより安心してPower Platformを利用できるインテックの運用支援サービスを紹介します。

テーマごとにガイドラインの策定をサポート

インテックの運用支援サービスでは、Power Platformを利用したアプリケーション開発支援として、事例や知見に基づいたレクチャーとアドバイスをしてくれます。開発、環境設定、運用において命名規約や利用環境を定義したガイドラインを策定することで、複数あるアプリケーションの管理を可能にします。

開発が簡単だからと安易にツールを導入してしまうと、ガイドラインが脆弱なものになってしまい、改定が頻繁に起きてしまいます。初めて利用するからこそ、押さえなければならない点を見落としてしまう可能性も否めません。しっかりとツールを熟知した専門家によるサポートを受けることでトラブルのないガイドラインの作成を目指す手法は、ビジネス戦略として正しいと言えます。

技術面でのアドバイスを実施

技術面では、各種技術課題発生時のQAや環境設定のアドバイスなど、メールや定期的な打ち合わせを通じて行います。準備期間や予算に応じて約2か月間QA対応とアドバイスを行います。

技術面でのアドバイスで特に注目すべきが、企業の利用目的や課題に応じて適切なアドバイスをもらえる点です。導入支援であれば評価などをしてもらえますし、実践活用ではガイドラインの策定などをサポートしてもらえます。さらに、大規模な利用を想定するのであれば、活用支援や技術支援、コンサルティングサービスまで用意されています。

こうした支援によって軌道修正が容易になるでしょう。また、大きなトラブルがない状態でツールの恩恵を感じられるようになると、従業員のモチベーションも向上するなど副次的な効果も期待できます。

まとめ

データをクラウド環境に保存するシステムは、オンプレミス環境よりもリスクが大きいと考えられる場合があります。しかし、DXの推進が重要視される中、クラウド環境を利用しない企業の機会損失が大きくなっているのも事実です。業務改革の一端として、インテックの運用準備支援サービスを利用し、適切な環境でのPower Platformの利用を検討してみてはいかがでしょうか。