あなたの組織にある膨大な情報を、外部の人にも活用してもらいたいと思いませんか。 たとえば、良く来る問い合わせをウェブ上の「サイト」として公開すれば、直接電話などでの問い合わせが減り、職員の作業が大幅に軽減されます。サイトは24時間365日利用できるので、顧客満足度も向上します。
これまでも、情報を公開して外部の人に活用してもらうシステムはありました。しかしプログラミングの高度なスキルが必要だったり、少しデザインを変えるにも手間がかかったりなどの問題があったのです。
今回は、多くの企業や自治体が抱えている課題を確認し、Power Apps Portalを導入することで、どのように課題を解決できるのか解説します。
Power Apps Portalとは
Power Apps Portalとは、自分たちが管理している膨大な情報を、外部の人たちでも活用できるように作成するシステムです。
情報はウェブ上の「サイト」として公開されるので、誰でも簡単にその情報を活用できます。顧客や利用者の知りたい情報を公開することで、直接の問い合わせが減り、顧客満足度も向上するのです。
Power Apps Portalのメリット
Power Apps Portalのメリットは、情報を提供する側の作業を大幅に軽減したことです。
プログラミングやコーディングなど、これまで情報公開に必要だった専門スキルはほとんど必要ありません。また、デザインなどのカスタマイズも簡単であり、最新のセキュリティ技術もサポートされています。
これまでのシステムでは、高度なプログラミング技術が必要でした。デザインを少し変更するにも外注する必要があり、余計な時間と費用がかかっていたのです。
①ローコードでサイト構築が可能
Power Apps Portalの特徴は、ローコードでサイトを作成できることです。ローコードなら、初歩的なプログラミング知識だけでシステムを作成できます。
またPower Apps Portalの一部の機能は「ノーコード」でもシステム構築を可能にします。「ノーコード」とは、プログラミングを用いずにシステムを構築できる仕組みです。
Power Apps Portalは、ローコードおよびノーコードでサイトを作成できるので、導入から実際に稼働するまでの時間を大幅に短縮できます。作成したあとの管理も簡単です。
ある自治体では、1日４万件以上の問い合わせが殺到し、それらを対応できずにデフレスパイラルが生じるといった難問をPower Apps Portalの導入によって解決した事例があります。ローコードおよびノーコードのシステム構築を可能にするサービスであるため、導入から公開まで2週間を要さず、問い合わせの90％削減という結果がでたそうです。
また、Power Apps Portalで公開された情報は、24時間365日、誰でも簡単にアクセスでき、元のデータが更新されれば自動的に更新されます。常に最新の情報が自動的に反映されるので、更新作業の手間はかかりません。
②デザインの細かい修正が可能
Power Apps Portalは、デザインの細かい修正も簡単にできます。管理画面から、デザインを修正したい部分を選び、HTMLやCSSを直接変更することで、サイト全体のデザインを容易に変更できます。実際に反映される画面を確認しながら変更できるので、直感的にわかりやすく作業できます。
③セキュリティが高度に設定可能
Power Apps Portalは、セキュリティ面も万全です。大切なデータを外部に公開する時に最も心配なのが、情報漏洩やハッキングといったセキュリティリスクだといえます。Power Apps Portalなら、公開する情報を限定できたり、情報ごとにアクセス権を細かく設定したりすることが可能です。
情報ごとにアクセス権限を設定できます。社内向けデータと社外向けデータなどを分けて、サイト内で管理することも簡単です。
Power Apps Portal テンプレートをカスタマイズする方法
Power Apps Portalは、ローコード、ノーコードによって、外部の人向けのサイトを簡単に作成できます。コンピューターの操作に慣れていない人でも導入しやすい、という特徴があります。とはいえ、少し手の込んだサイトを作りたいということもあるでしょう。ここでは、Power Apps Portalの応用編として、サイトをカスタマイズする方法を解説します。
①ソースコードエディターで編集する
まずは「ソースコードエディター」で編集する方法です。「ソースコードエディター」を利用すると、Power Apps Portalで使われているプログラムを導入者側で書き換えることができます。外観を確認しながらの編集を可能にするため、どの部分を変更するのか画面上で確認しながら作業でき、直感的にわかりやすく作業できます。
「自分で書き換えたら機能しなくなるのではないか」と思うかもしれませんが、書き換えできるのは、主にデザインといった表面上の部分のみです。機能性には影響でないため、操作ミスによるトラブルを防止します。
②カスタムCSS/カスタムJavascriptで編集する
つぎは、カスタムCSS / カスタムJavascriptです。CSSやJavascriptは、主にサイトのデザインや画面上での動きを管理・制御しています。それを直接変更することで、のデザインや動きを臨機応変に変更できます。
Power Apps Portalの管理画面では、変更したい場所ごとに、そのページで書いているコードをまとめて確認、編集できます。
③Webテンプレートで編集する
最後はテンプレート機能です。Power Apps Portalには、強力なテンプレート機能があります。テンプレートは、サイトのヘッダー、フッター、サイドバーなどをどのように表示するかを決めています。
たとえば、サイトの右上に「日付」を表示したければ、テンプレートのヘッダー部分に日付を表示するためのコードを書けばいいのです。サイトが数千ページあっても、変更するのはテンプレートの1カ所だけです。テンプレートを変更すれば、それがサイト全体に反映されます。
なお、「日付」はあくまでも一つの例です。Power Apps Portalのテンプレート機能を利用すれば、ヘッダー、フッター、サイドバー、外部プログラムの読み込みなど、さまざまな機能が利用できます。
まとめ
多くの企業や自治体などでは、殺到する問い合わせの根本的な解決方法を模索しています。
Excelで情報公開しようとしたり、独自のWebサイトを立ち上げたりしている例が多く見られます。しかし問題解決には至っていません。ところがすでに一部の企業や自治体では、Power Apps Portalを導入してこの難問の解決に成功しています。
Power Apps Portalの導入を決定してから実際に稼働するまでの時間は2週間程度であり、システムの作成期間が大幅に短縮できるローコードおよびノーコードの採用によってその実現を可能にしています。この短期間で、職員の作業量を大幅に軽減し、顧客満足度の劇的な改善に成功している事例が全国で増えています。
これを機にPower Apps Portalを導入して、新しい情報改革の流れに乗り遅れないようにしましょう。
