TeamsとPower Automateの連携強化で働き方を効率化

社内でのコミュニケーションツールとして利用者が増加しているMicrosoft Teamsですが、同じくMicrosoft 社が提供するPower Automateと連携させることで、さらに業務の効率化が図れます。本記事では、TeamsとPower Automateを連携させるメリットや使用方法について解説します。

Power Automateとは

Microsoft Power AutomateはRPA(Robotic Process Automation)と呼ばれる、単純な事務作業を自動化して、作業負荷を軽減し効率化するツールのひとつです。

たとえば定期的に送信されてくるメールの内容を、部門で共有されているExcelファイルに転記する、またそのExcelファイルの内容をコピー＆ペーストして社内システムに入力するなど、事務作業の中にはおおむね人の判断を必要としない単純作業が存在します。このようなPCを用いた単純作業を自動化する技術のことをRPAと呼び、Microsoft社が開発したRPAであるPower Automateが2020年4月に提供されました。

Power Automateはその前身となったサービスであるMicrosoft Flowがベースになっています。Microsoft FlowではMicrosoft社の製品を含む様々なサービスと連携するための「コネクタ」を多数揃えており、例えばOffice 365のOutlookやExcel Onlineとのコネクタ、Microsoft社以外のサービスではGoogle Driveやboxといったオンラインストレージのコネクタ、さらにはTwitterやFacebookといったSNSとのコネクタなど、その数は現在400を超えています。

Power AutomateはこのMicrosoft Flowのコネクタ機能に加え、コネクタに対応していないサービスやWebサイトであっても作業を自動化できるよう、マウスクリックやキーボード入力を自動化する「UI Flow」を追加しました。UI Flowを使用することで、前述したような自動化を定義するための初回設定を、プログラミングすることなく簡単に定義できるのも魅力でしょう。

TeamsとPower Automateの連携で実現すること

Power Automateは様々なサービスやWebサイトを組み合わせることで、これまで人の手で操作しなければならなかった作業を自動化できます。MicrosoftのTeamsとPower Automateを組み合わせると、どのようなことができるのか、具体的に見ていきましょう。

チャットの見落とし対策

Microsoft TeamsやSlackなどのチャットによるコミュニケーションは、リモートワークが一般的になった今ではめずらしいものではなくなりました。しかしチャットによるコミュニケーションはメールとは異なり、短時間の離席や打ち合わせ中などに重要なメッセージを見逃してしまうこともあります。メールであれば未読メッセージを確認することで気づけますが、チャットの場合は次々とメッセージが送信されてくることで埋もれてしまい、大切なメッセージに気づかない場合もあります。

Power Automateを使用すれば、Teamsのチャネルやグループチャットに投稿されたメッセージのリマインダーを作成できます。Power Automateでは不在着信したTeamsのメッセージをFlowボットが通知してくれるテンプレートが提供されているため、テンプレートを使用し、いくつかの設定をするだけでリマインダーを構築できるため、非常に便利です。

自動化による業務の効率化

Power Automateには、事前にどのような処理を行うかを定義した「フロー」を開始するきっかけとなる「トリガー」と呼ばれる機能があります。トリガーはTeamsの「チャンネルに新しいメッセージが追加されたとき」「チャンネルのメッセージで自分がメンションされているとき」といったように、いくつかの条件に一致した際、フローを開始する機能です。

また、フローはいくつかの「アクション」を定義したものです。アクションには「Teams会議の作成」や「メッセージを投稿する」といった具体的な処理を設定します。またTeamsに限らず、Office 365 Outlookの「イベント（会議）を作成する」、SharePointの「添付ファイルの追加」など、他サービスとの連携も可能です。

フローはPower Automateの画面にサインインし、トリガーをきっかけとしてアクションをブロックでつなぎ合わせるように操作して作成できます。

このようなトリガー、アクションの組み合わせをフローの中に定義することで、これまで人の手で繰り返し行ってきた作業を自動化し業務の効率化が図れます。

TeamsとPower Automateの連携手順

Power Automateには便利なフローがテンプレートとしていくつも提供されています。ここではFollow up on a messageのテンプレートを利用するための手順を紹介します。

テンプレートを利用するためにはまずPower Automateにサインインする必要があります(https://flow.microsoft.com/ja-jp/)

サインインした後、画面上部に「テンプレート」のタブを選択すると、いくつものテンプレートが画面に表示されます。テンプレートは検索できるので、検索テキストボックスに「Follow up on a message」と入力し検索すると、条件に一致するテンプレートが表示されます。テンプレートを選択し「続行」をクリックします。

編集画面が表示されるので、他のテンプレートと区別ができる任意の名前をつけて保存します。「状況」が「オン」になっていることが確認できれば設定は完了です。単純な通知は受信するだけであれば、以上でPower Automateの設定は完了です。

TeamsでのPower Automateの使い方

続いては、上記で設定したPower Automateの通知をTeamsで利用する方法と、より便利に活用する方法について紹介します。

リマインダー通知の実装

Teamsのチャットメッセージの中から、あとでリマインダーの通知を受けたいメッセージについては、「・・・」をクリックすると、「その他の操作」の中にある「Follow up on a message（任意の名前をつけたフロー）」が選択できます。このフローを選択すると、どれくらい経過した後にリマインダーを通知するかダイアログが表示されるので、希望する時間を選択し「Submit」ボタンをクリックします。

指定時間が経過するとFlowボットからリマインダーの通知メッセージが届き、そのメッセージの中の「View mesage」をクリックすると、元のTeamsメッセージが確認できます。このように、今すぐの対応は難しいけれど数時間後に対応したい、というようなメッセージを忘れずに処理したいときにこの機能が役立ちます。

待ち時間バリエーションを増やす

フローを編集することで、リマインダーで通知するまでの時間の選択肢を増やすこともできます。Power Automateにサインインし、フローの中の「選択したメッセージの場合」にある「アダプティブカードの編集」をクリックすると、ダイアログで表示される時間の選択肢を編集できます。選択肢を増やしたり、不要な選択肢は削除したりも、マウスクリックだけで設定できます。最後に「Submit」ボタンをクリックすると設定が反映されます。

Teamsだけではなくメールでも通知する

Teamsのメッセージについて、Teamsでリマインドを受信するだけでは、やはり見逃してしまう可能性もあるでしょう。そんなときは、リマインドの設定を行う際、自分宛てにメールを送信するようにもできます。前述した、リマインドまでの時間について、アダプティブカードに「この件について自分宛てにメールを出す」というチェックボックスを追加したり、メールの件名を入力するテキストボックスを追加したりするだけで、解決できます。

またフローの中にOffice 365 Outlookのアクションとして「メールの送信」を追加することで、件名や本文に任意の文字を含めたメールを送信することも可能です。チャットメッセージは時間の経過と共に見失ってしまうことも多いため、分かりやすいキーワードを含めたメールを送信しておくと、後から検索することも容易でしょう。

予定表にも入れておく

リマインダーとして、予定表にイベントを追加することもできます。アダプティブカードに予定表の件名、年月日、日時を入力するテキストボックスを追加し、その値を元にイベントを追加するOffice 365 Outlookのアクションである「イベントの作成」をフローに追加します。

この設定をすることでOutlookの予定表にTeamsのメッセージを含む予定を作成できます。予定表の権限設定にもよりますが、メッセージの発信者側もいつまでに対応してくれるのか、Outlookの予定表で確認することもできるので便利です。

まとめ

Microsoft TeamsとPower Automateを組み合わせることで、チャットの見落としが防止はもちろん、コネクタやアクションの組み合わせを活用すれば、様々の業務が自動化できます。Power Automateを導入し、うまくカスタマイズすることで、さらなる業務の効率化をぜひ図ってみてください。