SharePointは、どこからでも安全に最新の情報を保存・共有したり、オンラインでのプロセス改善を行ったりと多くの機能を搭載した、とても魅力的なグループウェアです。今回は、その中でも基本的な機能や、便利な機能をご紹介します。
SharePointとは
SharePointとはMicrosoftが提供するグループウェアで、Webサイトを作成し、そこにある情報を安全に保存、整理、共有、またアクセスできるアプリケーションサービスです。
最新のMicrosoft 365 SharePointでは、任意のデバイスからWebブラウザを使用してアクセスが可能で、対応するブラウザもInternet Explorerだけでなく、ChromeやFirefox等環境を選ばず使用することができます。
SharePointの機能6選
Microsoft 365 SharePointには多くの機能があり、安全で簡単に情報の共有化を実現する機能や、業務の効率化やリモートワークを行うためのサポートに活用できる機能等、ニーズに合せてさまざまな使い方ができます。
今回はその中でも代表的な機能である、ドキュメントライブラリ、リスト、ポータルサイト、ワークフロー、全文検索、Office連携の6点についてご紹介します。
1：ドキュメントライブラリ
ドキュメントライブラリとは、ファイルを保存する安全な領域でありチームや社内外のメンバーと情報を共有したり、共同作業を行ったりする場所になります。
ドキュメントや画像等のファイルをアップロードして保管することはもちろん、チーム内外のメンバーとファイルを共有したり、そのドキュメントをWeb用のOfficeで開いて編集したり、同じドキュメントを複数のユーザーで同時に作業することも可能です。
2：リスト
リストとは予定表やアンケート、連絡先や問題追跡等、さまざまな情報をデータベースとして管理するツールです。
データベースのように列ごとにカラムを設定し、行にデータを追加して保管していきます。データの入力もフォームから簡単に行うことができ便利です。
また、リストの作成は自由に作成できるカスタムリストや、テンプレートから作成するリスト等形式はさまざまで、チームで共有する他に個人で使用することも可能です。
3：ポータルサイトの作成
SharePointでは、社内や部門等でポータルサイトを作成し、そのポータルサイト内でファイルや情報を共有します。そのため、まずポータルサイトを作成する必要があります。
ポータルサイトの作成には、本来サイト作成の詳しい知識が必要ですが、SharePointでは細かく設定し作成するカスタムデザインの他に、多くのデザインテンプレートやWebパーツが用意されており、簡単にサイト立ち上げが可能です。
4：ワークフロー
ワークフローとは、煩雑化しやすい業務の流れを定義し、システム上で完結できるようにした機能です。ワークフローを導入することで、ミスを防止し業務の効率性や生産性を向上させることができます。
従来手動や紙媒体で行ってきた承認業務等をワークフロー化することで、システム上で申請が承認を完結させることができ、それらの機能を難しい開発や設定なく簡単に作成できます。
5：ファイルやサイトの全文検索
SharePointの検索機能は、ドキュメントライブラリに保存されているファイルだけではなく、サイト内にあるすべての情報をまとめて検索することが可能です。
また、最新のMicrosoft 365 SharePointの検索機能は、Microsoft Searchを活用しておりWordやExcel、Outlookのメール等のデータもまとめて検索できます。
6：Officeアプリケーションとの連携
Microsoft 365 SharePointは、Officeと連携しているためSharePoint上で使用することができます。
SharePointを開くデバイスには、WebブラウザのみでOfficeがインストールされていない環境の場合もあります。そんなときでも、Web用のOfficeを使用しWordやExcel等のOfficeデータを閲覧や編集できるので、環境や場所を選ばない業務が可能です。
SharePointでできること4選
Microsoft 365 SharePointにはさまざまな活用法があり、便利なツールや機能が豊富に用意されています。
ここからは、前述したポータルサイトの作成、情報共有やワークフローの構築等だけではなく、より情報の共有に便利なツールや機能を4つに分けてご紹介します。
1：チームサイト（サブサイト）の作成
チームサイトとは、ポータルサイトの中に作成される下位サイトで、部門や部署、チームやプロジェクトごと等、限られた範囲で共有するサイトを作成する機能です。
共有範囲を全体ではなく、チームやプロジェクトのメンバー、特定の関係者のみに絞りファイルの保存や共同作業を行ったり、リスト作成や管理を行いたい場合にチームサイトを作成したりすることで、情報を制限し安全に共有することができます。
2：ファイルのバージョン管理
SharePointでは、リストやドキュメントライブラリにバージョン管理機能があります。
バージョン管理を使用することで、データの変更・修正を行うと新しいバージョンが履歴に追加され、保存されているバージョン数や下書き、マイナーバージョンも管理され最新のデータであるかを判別することができます。
また、最新バージョンの情報を見るだけでなく過去バージョンの情報を確認したり、誤って修正・削除したデータを元に戻したりすることもできます。
3：取引先等へのサイトの共有
プロジェクト等でサイトを使用したり、取引先や社外のプロジェクト参加者にサイトを共有したりできます。
SharePointのポータルサイトの場合、サイト全体ではなく特定サイトに対して共有でき、サイトの共有から相手先のメールアドレスを入力し権限を追加することで、簡単に共有することが可能です。
共有されるユーザー側も、Microsoftアカウントを使ってログインできるため簡単にサイトにアクセスすることが可能です。
4：共有メールボックス（メーリングリスト）
SharePointでは、共有のメールボックスを作成することができます。共有メールボックスは、メーリングリストのような形で使用でき、作成された共有メールボックス宛てにメールを送れば権限が与えられたメンバー全員へ転送されます。
これにより、複数のメールのやりとりの中で情報が錯綜してしまう事態を防ぎ、正しくメールのやりとりを行い必要な情報の共有を簡単に行うことが可能です。
まとめ
本記事ではSharePointの機能や、具体的に何ができるのかについて解説しました。最新のMicrosoft 365 SharePointでは、Office等の連携部も強化され、場所や環境を選ばない情報共有の場所が提供されます。
最近ではリモートワーク人口が増加し、社内での業務に留まらず、どこにいても安全に情報にアクセスでき、最新の情報を共有し合える環境が求められています。また、チームやプロジェクトごとに共有できる範囲は変わっていくため、より複雑な管理を簡単に行える環境も必要です。
株式会社ディープコムが提供するMicrosoft Power Platformは、Notes、SharePoint等の既存グループウェアをMicrosoft365へ移行させる支援を行っており、グループウェアのプラットフォーム統一を実現できます。
