近年、ビジネスを取り巻く環境は急激に変化しています。競争の激化、人手不足、働き方の改革など、さまざまな課題に直面する企業が増えています。
このような状況下で、DXを用いて業務の効率化や新たな価値の創出に取り組む企業は少なくありません。DXは、デジタル技術を活用して組織や業務を変革することであり、業務改善にも大きな効果を発揮します。本記事では、DXを活用した業務改善の成功事例や、そのポイントを解説します。
DX＝業務改善ではない｜両者の違いを解説
DXと業務改善はセットで使われることも多く、意味を混同している人も少なくありません。そこで、まずはDXと業務改善の言葉の意味について解説します。
DXとは
DXは、デジタル技術を活用して企業や組織のビジネスモデルや業務を根本的に変革することです。新しい技術の導入だけでなく、組織文化やプロセスの変更も含まれます。
例えば、クラウド技術、ビッグデータ、AI（人工知能）などを使い、データ分析結果をもとにした意思決定を行ったり、顧客体験を向上させたりします。DXは、単にITツールを使うことではなく、デジタル技術を活用してビジネス自体を革新し、競争優位を確立することを目指します。
業務改善とは
業務改善は、企業や組織の現在の業務プロセスを分析し、より効率的かつ効果的な方法で業務を遂行するための改善を行うことです。
無駄の削減、プロセスの最適化、品質の向上、コスト削減などが業務改善の主な目的です。
例えば、業務フローの見直し、自動化ツールの導入、従業員のスキル向上などを通じて、よりスムーズで生産的な業務運営を目指します。業務改善は、既存のリソースを最大限に活用し、全体的な組織効率を高めることを目的としています。
DXと業務改善の違いとは
DXと業務改善は混同しやすい言葉ですが、大きな違いがあります。
DXは、デジタル技術を駆使してビジネスモデルや組織文化、業務プロセスを根本から変革することです。革新的なアプローチで、市場・顧客のニーズに応じて企業を大きく変えることが目的です。
一方で業務改善は、既存の業務プロセスや方法を見直し、効率性や生産性を高めるための改善です。主に既存の枠組みやリソース内での最適化を目指します。要するに、DXは大規模な変革を伴い、業務改善は既存の範囲内での改善に焦点を当てるということです。
業務効率化とは
業務効率化は、企業や組織の業務プロセスを改善し、作業の速度と品質を高めることが目的です。また、不要な作業工程の削減、自動化の導入、プロセスの最適化、コミュニケーションの効率化を目指す取り組みを指します。
具体例としては、手作業によるデータ入力を自動化するソフトウェアの導入や、会議の時間を短縮し、意思決定を迅速化するなどがあります。業務効率化の目的は、時間とコストを削減し、従業員の生産性を向上させることです。これにより、企業はより多くの資源を戦略的な活動に集中できるようになり、全体的な競争力の強化につながります。
DX化で期待できる4つの業務改善
企業がデジタルツールを導入してDX化することで、次の4つの業務改善効果が期待できます。1つずつ詳しく見ていきましょう。
生産性が向上する
DX化は、業務プロセスの自動化と効率化により生産性向上も期待できます。特に、作業時間の効率化、人員削減の効果が大きいです。
従来は、手作業で行ってきた作業をデジタル化すると、従業員の負担が軽減されます。従業員の時間が余れば、別の作業に取り掛かることも可能です。
DX化によるデータの一元化や分析能力の向上は、意思決定の迅速化をもたらします。リアルタイムでのデータ分析により、市場の変動や消費者の嗜好（しこう）の変化に迅速に対応できるため、ビジネスチャンスの最大化にも貢献してくれるでしょう。
コストが削減できる
DXによるデジタル技術の導入は、業務プロセスの効率化によりコスト削減にもつながります。
例を挙げると、自動化による人件費の削減、ペーパーレス化による印刷コストの削減、クラウドサービスの活用によるインフラコストの最適化などが挙げられます。また、データ分析に基づく精度の高い意思決定は、無駄な投資やコストの浪費を防ぐ効果もあります。
新システムへ移行のチャンス
DX化は、古いシステムやプロセスから最新のテクノロジーへの移行を促してくれます。
古い（レガシー）システムを利用していると、昔から働いている特定の人物しかそのシステムを扱えない、といった業務の属人化が進みます。技術者が高齢化し、退職した後は誰も使えないレガシーシステムだけが残るといったケースも存在します。
DXツールを導入段階で、業務プロセスの改善や業務の見直しも行うため、結果として属人化を防ぐことにもなります。
働き方改革の推進
DX化を進めると、働き方改革の推進にもつながります。
クラウドを活用して、どこからでもアクセスできる環境を整えることで、リモートワークの効率化やフレックスタイム制などの勤務体系の実現も可能になります。
従業員はライフスタイルに合わせた働き方ができるようになり、ワークライフバランスの改善や従業員満足度の向上につながるでしょう。また、多様な才能の確保や保持にも効果的です。
DX化で業務改善するためのステップ
DXを進めて業務改善したいと思っても、どこから手を付けていいか分からない、ツールが多くて選びきれない、などさまざまな悩みがあります。ここでは、DX化で業務改善するための5ステップを紹介します。
課題を洗い出す
DX化における業務改善の第1歩は「課題の洗い出し」です。現在の業務プロセスやシステムの問題点を探り、改善が必要な箇所を明確にします。
具体的には、時間がかかっている業務、頻繁にエラーが発生する箇所、顧客からの苦情が多い点などを分析しましょう。また、従業員の意見やフィードバックを収集し、業務の非効率性や不満の原因を掘り下げます。
課題を洗い出す過程を通じて、DX化による業務改善が最も効果的な場所を特定でき、DXの方向性を決めてくれることにつながります。
課題の解決方法を決める
DX化における業務改善のステップ2は「課題の解決方法を決めること」です。
ステップ1（課題の洗い出し）で特定した課題に対して、具体的な解決方法を検討します。例えば、自動化ツール、クラウドサービス、AI技術などを活用して業務プロセスを効率化する方法を考えましょう。
また、各解決方法のコスト対効果を比較し、実装の実現可能性も含めて検討します。この段階では、関連するステークホルダーと協力し、専門的な知識を持った人の意見を取り入れることも重要です。
最終的には、最も効果的かつ実現可能な解決策を選択し、実装計画を策定します。
計画を立てる
DX化における業務改善のステップ3は「計画を立てること」です。
選択した解決方法を具体的に実行するための、詳細な計画を策定します。計画には、目標設定、スケジュールの決定、リソースの割り当て、関係者間の役割と責任の明確化が含まれます。
重要なのは、実装の各フェーズで達成すべき具体的なマイルストーンを設定することです。また、計画には柔軟性を持たせ、進行状況に応じて調整ができるようにすることも重要です。
リスク管理計画も含め、計画の成功に必要な全ての要素を網羅することが、DX化による業務改善を成功に導く鍵となります。
運用する
DX化の業務改善におけるステップ4は「運用すること」です。
計画に基づいて、選択した解決方法を実行し、日々の業務に組み込みます。運用開始時には、従業員への研修やサポート体制の整備を行い、新しいシステムやプロセスへのスムーズな移行を支援しましょう。
また、システムのパフォーマンスを定期的にモニタリングし、問題が発生した場合は迅速に対応します。利用者からのフィードバックを収集して、必要に応じてシステムやプロセスの改善を行うことも重要です。
適切な運用と継続的な改善により、DX化の効果を最大化し、業務改善を実現できるでしょう。
見直し・改善を行う
DX化における業務改善の最終ステップは「見直し・改善を行う」です。
実際に運用されている解決方法の成果を評価し、必要に応じて改善します。定期的な効果測定を通じて、目標達成度、問題点、改善すべき点を把握しましょう。
また、市場の変化や新技術の出現により、業務プロセスやシステムをアップデートする必要があるかどうかを検討します。フィードバックの収集と分析も重要で、従業員や顧客からの意見を反映させることで、より効果的な業務プロセスが構築できます。
継続的な見直しと改善により、DX化の取り組みは常に最新の状態に保たれ、企業の競争力を持続的に強化します。
DX推進につまずかないためのポイント
DX推進による業務改善を行っている段階で想定通りにいかず、つまずいてしまったというケースも少なくありません。ここからは、そうならないためにどのような点に注意するべきかを解説します。
既存のシステムにこだわらない
DXを推進する際、既存のシステムに固執しすぎないことが重要です。従来のシステムやプロセスに固執すると業務改善のチャンスを逃し、競争力の低下を招く恐れがあります。
DXは、デジタル技術を活用して業務プロセスを根本から見直し、顧客体験を向上させることが目的です。新しい技術やアイデアを受け入れ、ビジネスモデルや日々の業務を革新的に変革することが、DX成功の鍵となります。
既存のシステムに固執せず、常に進化するデジタル環境に適応することが、組織の持続的な成長と競争力の維持につながるのです。
DXに強い人材を確保する
DXの成功には、DXに精通した人材の確保が不可欠です。最新のテクノロジーを理解し、デジタル戦略を策定し、実行する能力を持つ人が中心となって進めていくことが望ましいとされています。
また、彼らは組織内での技術的な変革を推進し、従業員への教育やサポートを行う役割も担います。DX人材は、ビジネスとテクノロジーの両面に精通している必要があり、そのためには継続的な学習と経験が求められます。企業は、社内外からこのような人材を確保し、適切な育成と環境整備を行うことが重要です。
DXを推進するためには、技術だけでなく、ビジネスプロセスや組織文化にも精通した人材が必要とされるため、多様なスキルを持つ人材の確保と育成が成功の鍵となるでしょう。
属人性の高い業務を優先して取り組む
DXの推進において、属人性の高い業務を優先的に取り組むことが重要です。属人性の高い業務とは、特定の個人や少数の人に依存している業務のことで、これをデジタル化することによって業務の効率化とリスクの軽減が期待できます。
個人の知識や経験に依存する業務は、その人がいなくなった場合に業務が滞るリスクがあり、また、知識の共有や引き継ぎが困難です。これをDXによってシステム化し、プロセスを標準化することで業務の透明性を高め、効率的な運用が可能になります。
業務改善｜導入したいツールの例
これからDX化を進め、業務改善も行いたいという企業におすすめのツールを5つ紹介します。自社のどの作業効率向上に役立つのか考えながら、ご覧ください。
CRM
CRM（Customer Relationship Management）は、顧客関係管理を最適化するためのツールです。
顧客データの収集、分析、活用を一元化し、顧客満足度の向上や販売機会の最大化を目指します。CRMシステムを導入することで、企業は顧客情報を効率的に管理し、個々の顧客に合わせたパーソナライズされたコミュニケーションやサービスを提供できるでしょう。
また、顧客の購買履歴や嗜好を理解することで、より効果的なマーケティング戦略を立てることが可能になり、売上の増加に直結します。CRMの導入は、顧客中心のビジネス戦略を強化し、長期的な顧客関係を築く上で不可欠です。
SFA
SFA（Sales Force Automation）は、営業プロセスの効率化と最適化を目的としたツールです。営業活動の管理、顧客情報の整理、見込み客の追跡、営業成果の分析など、営業に関わるさまざまな業務を自動化します。
SFAを導入することで、営業担当者はルーチンワークから解放され、より戦略的な活動に集中できるようになります。また、SFAは顧客データの一元管理にも寄与し、各顧客に対するカスタマイズされたアプローチが可能です。
データ駆動型の営業戦略を支援し、営業の効率と成果を高めるSFAは、現代のビジネス環境において重要な役割を担います。営業チームのパフォーマンス向上に直結し、顧客満足度の向上にも貢献するため、多くの企業にとって不可欠なツールとなるでしょう。
MA
MA（Marketing Automation tools）は、業務改善のためのツールで、主にマーケティング活動の自動化と効率化を目的としています。
顧客データの管理、リードの生成と育成、マーケティングキャンペーンの管理、成果の分析などが自動化されます。MAツールは、メール配信のスケジューリング、SNSの投稿計画、顧客の行動に基づいた顧客に最適な提案をするなど、多岐にわたる機能を提供しています。導入によりマーケティング効率が向上し、投資対効果の最適化に貢献するでしょう。
また、顧客理解の深化やマーケティング戦略の精度向上にもつながります。
BI
BI（Business Intelligence tools）は、データ分析と情報の可視化を通じて業務改善をサポートするソフトウェアです。
企業が蓄積した大量のデータを収集、整理し、有用な洞察を提供します。ダッシュボードやレポートを用いて、データを分かりやすく視覚化することで、意思決定プロセスを効率化します。例えば、売上動向、顧客行動、市場の変化などをリアルタイムで把握し、戦略的なビジネス計画を立てるのに役立つでしょう。
BIツールは、企業の生産性向上、コスト削減、リスク管理にも貢献し、競争力の強化に不可欠な要素となっています。
RPA
RPA（Robotic Process Automation）も業務改善のためのツールで、繰り返し行われる単純作業を自動化する技術です。主に、人間がコンピュータで行う定型的なタスクをロボットソフトウェアが模倣して実行します。
RPAは、入力、データ移動、フォーマット変更などの作業を自動化し、効率化とコスト削減につなげます。RPAの導入により、従業員は時間を要する単調な作業から解放され、より戦略的で創造的な業務に集中できるようになるでしょう。また、作業の正確性が向上し、ヒューマンエラーのリスクが減少します。
企業にとって、RPAは生産性の向上と経営の効率化をもたらす重要なツールとなっています。
DX化で業務改善を実現した事例
経済産業省が開催する、中堅・中小企業などのDX優良事例選定「DXセレクション2023」に選ばれた企業の中から、DX化で業務改善を達成した企業の事例を5つ紹介します。
株式会社フジワラテクノアート（醸造機械・食品機械）
最初に紹介する事例は、DXセレクション2023でグランプリに輝いた株式会社フジワラテクノアートの事例です。
株式会社フジワラテクノアートは創業90年の歴史を持ち、2050年に向けたビジョン実現のためDXに注力しました。当初、ITリテラシーが低かったベテラン社員の理解と参画を得るのに時間がかかったようです。しかし、社員がDXの重要性を「自分事」として受け入れるようになり、3年間で21のシステムとツールを導入しました。
これにより製造プロセスが効率化し、デジタル人材の増加と内製化に成功しています。業務の進捗可視化で、工数削減、事務作業やミスの減少、納期の短縮、紙の使用量削減など、多くの成果を挙げています。また、協力会社との取引をオンライン化し、彼らのDX推進も促進しました。
グランド印刷株式会社（製品製造業）
続いて、DXセレクション2023で準グランプリに輝いたグランド印刷株式会社の事例です。
グランド印刷株式会社は、DXの推進により、著しい業務効率化とサービス向上を実現しました。「DXプロデューサー」と呼ばれる人材を育成し、これらの専門家が自社開発の基幹システムとWebサービスの連携によって情報共有を強化しています。
その結果、年間2、3個の新規事業が立ち上がり、デジタル技術で業務を効率化。女性従業員が全体の75％を占める働きやすい環境を実現しただけでなく、コロナ禍でも顧客数を増やし、過去最高売上を3年連続更新しました。社内ITシステムの充実によって情報共有が容易になり、従業員のITリテラシーも向上。日々のデータ活用により新事業の創出が加速しました。
株式会社Mountain Gorilla（情報サービス業・労働者派遣事業）
株式会社Mountain Gorillaは、DXを効果的に推進した企業の1つです。経営者をデジタル人材として育成し、研究チームは外部機関と協力して技術力を高めています。
社内活動データ（グループウェア、営業、開発作業）を可視化・分析し、リアルタイム情報収集による効率化を実現しました。これにより、付加価値の高いサービス提供が可能になっています。
DX推進のためにある程度の失敗は許容して、料金が安いツール（Google Workspace, kintone）を導入しながらも産学連携や行政運営施設を活用し、専門性を社内に蓄積しました。社員は自主的に新たなツール導入を提案する流れができており、自走型のDX推進が社風に浸透し、業務効率化と働き方変革を実現しています。
両備ホールディングス株式会社（運送業）
両備ホールディングス株式会社は、デジタル変革（DX）を推進し、顕著な成果を上げています。全社の企画職社員を中心にDXに特化した研修を実施し、株式会社両備システムズと協力してアプリ開発やWeb機能の強化を行いました。
この取り組みにより、デジタル定期券アプリ「passful」を開発。このアプリは、担当者がシステムの詳細に精通しているため、バグ対応など迅速に行える体制が整いました。スマートフォンで定期券を購入できるため、路線バス事業における顧客対応のデジタル化を推進できました。アプリの普及に向けて課題となっていた高齢者向けには、操作マニュアルを窓口で配布し周知を徹底しています。
また、顧客への情報提供がポスターなどではなく、アプリを通じてできるようになったことで情報の浸透率が上がったこともメリットです。
各事例参考：DXセレクション2023（経済産業省）
まとめ
本記事では、DXを活用した業務改善の成功事例や、そのポイントについて解説しました。
自社の課題を明確にすることで、DXを活用した効果的な改善策を検討できます。どのDXツールを選べばいいか分からない場合は、まずは課題を洗い出す作業から行いましょう。
また、デジタル技術を活用した解決策を考える際には、自社の規模やコスト感なども考慮する必要があります。さらに、DXは短期間で成果を出すことが難しいため、段階的に取り組むことが重要です。自社の課題を解決するために、DXを積極的に活用してみてはいかがでしょうか。
