Microsoft 365は本当に必要か？機能を踏まえて解説

「Microsoft 365」は、近年のテレワーク需要の拡大に伴い、社外でのPC利用を前提としたセキュリティ機能やクラウドサービスの拡充がされたパッケージ商品です。

従来までの「買い切りタイプ」や、「Office 365」に比べてセキュリティ面でのプラン仕様が多くあり、違いがわかりづらいものとなっています。

本記事では、Microsoft 365の導入を検討されている方に向けて各種プランの詳細や一般法人向けプラン・大企業向けプランの違いなどをご紹介していきます。

Microsoft 365とは？基本概要

Microsoft 365とは、Office製品のラインナップを指す言葉であり、具体的にはWordやExcel、PowerPointなどの基本的なOfficeソフトからOneDriveやTeamsなどのクラウドサービスなどを統合したサブスクリプション型のアプリケーションサービスです。

Microsoft 365の基本

Microsoft 365の法人向けプランは、大きく分けて「一般法人向けプラン」と「大企業向けプラン」の2種類が存在します。

両者の違いは、登録できるユーザー数の上限値です。一般法人向けプランでは、ユーザー数が300人までと制限があるのに対して、大企業向けプランでは無制限となっています。

後ほど、プラン詳細については詳しく紹介していきます。

Microsoft 365が提供する主要機能

Microsoft 365に含まれる主なアプリケーションは以下の通りです。

Microsoft 365とOffice 365の違い

Microsoft 365は、Office 365の人気機能にテレワーク向けの高度なセキュリティプランが追加された製品です。

Office 365には、WordやExcel、PowerPointなどの人気アプリケーションが搭載されていますが、近年のテレワーク需要の急増や在宅ワークが主流となる時代において、会社外でのセキュリティ対策は必須となりました。そのような声に、答えられるように機能拡張されたのがMicrosoft 365です。具体的には、Enterprise Mobility + Security(EMS)というサービスなどが追加されています。

以前のOffice365製品を引き続き購入することは可能ですが、Microsoft 365への置き換えが進んでおり、Office 365製品は大企業向けの「Office 365 E1」「Office 365 E3」「Office 365 E5」の3種類のみとなっています。

Microsoft 365と従来のOfficeとの違い

Microsoft 365は、常に最新バージョンの製品が利用できる他、基本アプリケーションだけでなくセキュリティ対策までもがパッケージ化された製品であり、企業のIT管理者にとってとても便利な製品です。

しかし、従来のOffice製品と異なるサブスクリプション型のサービスであるため、社内で運用管理方法やコスト面で大きな違いが生じます。

Microsoft 365が必要か｜5つのメリット

Microsoft 365について、大まかな仕様について理解できたと思いますが、従来のOffice 365を使用されていた方にとっては、「本当に必要なのか？」と疑問に思うことがあるかもしれません。以下では、具体的に導入するメリットについてご紹介します。

コストを抑えられる

Microsoft 365の1番の利点は、「サブスクリプション型のサービス」である点です。初期費用不要であり、最低限のコストでサービスを利用できるという特徴があります。契約期間は、年契約あるいは月契約があり、利用するユーザー数に応じて料金を支払います。

もし、特定のプロジェクトのみで利用するなど、期間が決まっている場合は買い切りタイプと比較することで、コスト面での検討も可能です。必要がなくなればサブスクリプションを停止し効果的に運用を行うことで無駄なコストをかけずに最適な管理が可能になります。

セキュリティ強化ができる

Microsoft 365は、従来製品よりもセキュリティ機能が拡充されています。スパイウェアやマルウェアに対する自動検出や、データ漏えいを防ぐDLP（Data Loss Prevention）機能、データ転送時には暗号化するなど基本的なセキュリティ対策から応用的なセキュリティ対策までが網羅されています。

特に、近年のテレワークや在宅での利用を想定したセキュリティプランもあり、数多く存在するクラウドサービスでも最高峰のセキュリティ対策が提供されています。そのため、個人情報などを扱う企業でも導入可能なサービスとなっています。

最新のバージョンを利用可能

サブスクリプション型のサービスは、常に最新バージョンのソフトウェアにアップグレード可能であるため、買い切り型に比べて最新の機能が利用可能です。

近年は、IT技術も凄まじい勢いで進歩し新機能がいくつも提供されています。そんな現代社会において常に最新バージョンを利用できるのは大きなメリットといえるでしょう。

それは、機能面だけでなくセキュリティ面でもメリットがあります。さまざまな脅威への対策が行われており安心で安全な企業活動をサポートしてくれるでしょう。

デバイスを選ばず利用可能

Microsoft 365で提供されるアプリケーションは、Web版・モバイル版・デスクトップ版の3種類がありますが、それら全てがWindows・Mac・Android・iOSの端末をサポートしており、どの使用環境でも1つのライセンスで利用可能です。

従来の買い切り製品では、パソコンやOSにも数量制限がありましたが、Microsoft 365ではその心配はありません。

同時編集による業務効率化

Microsoft 365は、クラウドベースのサービスであるため、チーム内でのファイル共有や共同編集をリアルタイムで行うことが可能です。

従来の製品では、ファイルを開いた際に「〇〇さんが利用中で、読み取り専用で開きます」などのポップアップが表示されることがありましたが、Microsoft 365ではその心配はありません。

Microsoft 365が必要か｜2つのデメリット

Microsoft 365は、時代にあった製品展開がなされておりとても便利なサービスですが、デメリットも存在します。しっかりとデメリットを理解した上で導入可否を決定するとよいでしょう。

毎月コストがかかる

サブスクリプション型は、初期費用がかからないことがメリットですが、契約期間中は毎月定額での費用が発生するため、永続的に費用が発生するという点がデメリットです。

そのため単に、ExcelやPowerPoint、Wordなどの単一機能のみを利用したいユーザーにとっては、買い切り型のOffice製品を購入した方がコスト的にメリットが高い可能性があります。

仕様変更の可能性がある

企業でソフトウェアを運用する場合には、社内利用マニュアルなどを制定する必要があるでしょう。その際に、UI/UXなどのアップデートが入った際には各種マニュアルも更新する手間が発生します。

買い切りタイプであれば、購入後のアップデートは存在しないので、マニュアルは基本的に1度作成すれば変更することは少ないですが、サブスクリプション型のMicrosoft 365では、定期的にバージョン更新されるため、大幅なUI/UXに変更がある可能性があります。

Microsoft 365のプラン

以下で詳しくMicrosoft 365のプランを解説していきます。

一般法人向けプラン

一般法人向けプランでは、4つのプランが用意されており、それぞれ提供されるアプリケーションのWeb型 / デスクトップ型の違いや、セキュリティ対策などの有無の違いがあります。

また、一般法人向けプランでは、登録可能なユーザー数は最大300人までとなっていることに注意が必要です。300人超の従業員規模の企業は、以降で説明する大企業プランを契約する必要があります。

クラウドストレージサービスや、高度なセキュリティ対応が不要で、デスクトップ版アプリケーションのみを導入したい企業には「Microsoft 365 Apps for business」がおすすめです。デスクトップ版アプリケーションのみで、企業活動における必要最低限の機能を備えています。

プラン詳細

「Business Basic」はクラウドベースの基本的なアプリケーションが提供されており、基本的な企業活動に必要な機能が備わっています。

ただし、WordやExcel、PowerPointなどのアプリケーションはWeb版のみとなっておりパソコンにインストールすることができません。デスクトップ版のアプリケーションが必要な場合には、「Business Standard」以上のプランへと変更が必要となります。

また、高度なセキュリティプラン（アクセス管理、機密情報の保護）などが必要な場合には、「Business Premium」の契約が必要となります。

プランの料金

プランの料金は、登録するユーザー数に応じて変動します。また、サブスクリプション型の料金体系であるため、契約中は継続的に費用がかかります。一般法人向けプランの最安値は、「Business Basic 」となっており年間契約であれば１ユーザーあたり1カ月750円で利用できます。

また、どのプランでも「Copilot for Microsoft 365」をアドオンとして3,750円ユーザー/月で購入できます。

大企業向けプラン

一般法人向けプランの「Microsoft 365 Business Standard」との大きな違いは、intuneというデバイス管理機能が追加されることで、会社で管理しているパソコンやスマ―トフォンなどのデバイスにインストールできるアプリを規制できるようになります。

プラン詳細

大企業向けプランでは、主に3つのプランが展開されています。

「Microsoft 365 E3」と比べた「Microsoft 365 E5」の違いは、主にセキュリティ保護がアップグレードされていることです。AIによって各種ドキュメント内の機密文章の自動検知や、Power BIによる、業務データ分析などが行える他、業務用電話とTeamsをつなげることが可能であるなど、大幅に業務効率を向上させることができます。

また、フロントラインワーカー向けの「Microsoft 365 F3」では、デスクトップ版のアプリケーションが付属せず、サービス業や接客業などデスクワークではない従業員向けのラインセンスを提供しています。

プランの料金

一般法人向けプラン同様に、サブスクリプション型の料金プランであるため契約期間中は永続的に費用が発生します。

「Microsoft 365 E3」と「Microsoft 365 E5」では、プラン料金の価格差が約3000円程度あり、企業の成長や事業内容に合わせてE5の機能を拡張するのか検討が重要になります。

特に、個人情報を使う企業などでは、E5でのセキュリティプランは必須のプランとなるでしょう。

どのプランが最適？プランの検討方法は？

ここまで、Microsoft 365の細かい仕様について説明してきましたが、自社にとってどのプランが最適なのか決めかねている方も多いのではないでしょうか。以下では、プラン検討の基準を紹介していきます。

利用するユーザー数で決める

まずは、「一般法人向けプラン」と「大企業向けプラン」のどちらかにするのか検討を行いましょう。主な基準としては、利用するユーザー数です。

従業員数が300人超の企業は、一般法人向けプランではユーザーの上限値があるため「大企業向けプラン」の選択が必須となります。

働き方や業務での利用シーンで決める

Microsoft 365のプランには、アプリケーションがWeb版のみとデスクトップ版のみのプランも存在します。そのため、基本的なアプリケーションを社内固定パソコンに限る場合などは、デスクトップ版が利用できるプランが必須となります。

また、デスクを持たないサービス業や接客業向けにはWeb版のみを提供しているプランを選択することも可能です。

セキュリティ対策がどの程度必要かで決める

最後に、企業において1番大切といっても過言ではないセキュリティ対策です。
個人情報などの重要機密情報を扱う企業の場合には、「大企業向けプラン」が必須となる可能性があります。

このプランでは、個別のID管理やAI機能によって各種ドキュメント内の機密文章の自動検知などのセキュリティが格段に向上しています。従業員数が1名からでも契約できるため、必要なセキュリティレベルに応じてプランを選択することもおすすめです。

まとめ

本記事では、Microsoft 365についてプランの詳細や必要性について解説してきました。
Microsoft 365は、従来製品のOffice 365から、テレワークや在宅勤務向けのセキュリティプランだけでなく企業活動を行う中での機密情報へのセキュリティ対策も追加されており、現代社会にあったサービスであるといえます。

また、近年加速する技術社会において常に最新のバージョンを利用し続けることのできるMicrosoft 365はさまざまな業務への柔軟性も兼ね備えているといえるでしょう。
ぜひ、本記事を参考に導入の検討を進めてみてください。