Excelを使ったデータ管理では、データが散在してしまい、どれが新しいファイルかわからなくなってしまいます。
また、誤ってデータを削除してしまったり、上書きをしてしまうことなどもあり、特に共同作業時には注意が必要です。このような悩みを持った皆様へDynamics 365を利用した連携事例についてご紹介します。
Excel管理の問題点は何か？
普段使い慣れていて、集計や統計情報をまとめるだけでなく、作業のタスク管理や工程管理などにもExcelを使用される方はお多いと思います。
非常に便利に使えるExcelですが、いくつか問題点と指摘されます。
データ管理の問題
- データが散在してしまい、どれが新しいファイルかわからなくなる。
- 誤って削除、上書きをしてしまう。
- ジャンクデータが含まれ、整合性がとれていない。（データ品質を担保できない）
- マクロを組み込んだ場合には、作成者以外触れない。
データ共有の問題
- メールに添付して関係者に配布したりするため、手間がかかる。
- ファイルサーバーにおいて、関係者でファイル共有したりする場合でも、共有場所をメールで
通知しなければならず手間がかかる。
そのため、Excel管理の問題を解決するソリューションも多種多様なものが出揃っています。
中でも業務システムとしてしっかり利用できるものを開発したい場合は、Dynamics 365を利用する方法があります。
Dynamics 365でExcel管理問題をどう解決できる？
Dynamics 365はMicrosftファミリー製品ですから、操作性やデータ連携なども非常に簡単に設定することができます。その上、業務システムとして必要なシステム管理機能が備わっています。
データ管理の問題
- データとアプリ（Excel）を分離します。データはDynamics 365に保存し、 入力や活用はExcelで行うことにより、使い勝手をそのまま活かすことができます。
- データ管理はDynamics 365が行うため、すべてのデータを誤って削除したり、 上書きしたりしてしまう危険はありません。
- 整合性を取ってDynamics 365 にデータ一か所に保存されるため、品質を担保できます。
データ共有の問題
- データはDynamics 365 に保存され、Dynamics 365アプリ、またはExcelを通して関係者で共有できます。
もともとDynamics 365は顧客との関係を管理するCRMソリューションですが、顧客以外の「モノ」「コト」を対象にして管理することができます。これによって、簡単だからといってすぐにExcelで管理してしまいがちなものもD365で管理することができるのです。
Excel+Dynamics 365の利用例について
では、いくつか想定されるExcelを使った業務の中から、代表的なものでDyanamics 365と連携することで効果が高まる利用例についてご紹介したいと思います。
会議管理システムとして
＜メリット＞
・面倒な会議登録作業を、エクセルを使って一度にまとめて登録。
・会議で使った資料や議事録を会議情報と紐づけて管理し、後々の資料探索に掛かる作業を軽減。
活動管理システムとして
＜メリット＞
・予定表からでは追いかけづらい活動状況の把握を、効率的に行うことが可能。
・Dynamics 365から予定を登録すると、様々な項目を付け足せるため、後々の分析の幅が広がります。
営業事例共有・表彰システムとして
＜メリット＞
・現場が登録したデータを元に、コピーをすることで、現場負荷を最小限に社内共有用の記事を生成。
・社内ポータルとリンクさせることで、現場が見たい情報と一緒に表示させて、現場活性化を図る。
いかがでしょうか。手軽に使えるからこそExcelで作成して管理していたタスクも、共有や共同作業として利用する場面では不便になったり、煩雑な管理が必要になります。Office 365とDynamics 365と連携させて利用することで、格段に情報管理が便利になります。
他のソリューションとの違い
MicrosoftファミリーであるDynamics 365はOffice 365と同時に利用することで、非常に便利に利用することができます。この点がもっとも他のソリューションとの違いと言えます。
例えば以下のような利用シーンでその威力を発揮します。
- フロントのツールとしてこれまで通り、Excelを使って自分で データ投入、編集できる。
例）大量のデータをDynamics 365 に一括登録など - Excel/Wordを使ってレポートや帳票を作れる。
例）Excelが得意な社員にグラフ入りのレポートを作ってもらう - 分析ツール Power BI を使って、高度な分析を高速でできる
例）他システムに入ってるデータと組み合わせてダッシュボードを見せるなども可能
そのほかに、様々な機能が提供され、アイディア次第でまだまだいろいろなことができます。
また、昨今注目されている働き方改革や業務改革などオフィスの生産性を向上させるための一工夫にも大いに役立ちます。その具体例をいくつか紹介します。
さらにオフィスの生産性向上まで活用の範囲をひろげると…
Office 365はご存知の通りWordやExcel、PowerPointなどデスクトップアプリケーションが含まれていますが、さらにライセンスの種類によっては、サーバー製品であるExchange OnlineはSharePoint Online、Skype for businessなど社内のコラボレーション強化や業務生産性を向上させるサービスが含まれています。
そのOffice 365とDynamics 365を連携させて効果的に利用することで、様々な利用シーンに対応して、業務改善や新しいワークスタイルをサポートすることができます。
一番大切なポイントは、製品知識や技術力で対応するのではなく、気軽に誰もが使えること簡単な業務システムとして実装できる点です。その連携イメージについてご紹介します。
Outlookを使い倒そう！
Outlookから「メール」「予定」「タスク」を登録するときに関連情報にタグ付けすれば、Dynamics 365が自動でトラッキングします。
SharePointとyammerでスムーズな情報伝達を！
関連付けされた資料を状況に応じた形で関係者と共有し、適切な情報の流通を可能にします。
OneNoteとOneDriveで生産効率王になる！
関連する資料を紐づけて記録し、情報共有や次のアクションに活用することができます。
Office 365＋Dynamics 365が実現する世界
Microsoft Solutionが業務に関わる全ての情報を統合し、現場の効率性・生産性を向上させます。
まとめ
いかがでしょうか、様々な業務でExcelを利用していてその管理に困っている。また、Office 365をもっと幅広く活用して生産性を高めたいとお考えのみなさま。Dynamics 365をうまく連携させて、その効果を最大限に活用してみてはいかがでしょうか。
SCSKではOffice 365をDynamics 365を活用した様々なソリューションをご紹介しています。ぜひこちらのコンテンツもご覧ください。
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