チームで行うプロジェクトなどの場合、効率的に仕事を進めるために重要なのがワークマネジメントです。本記事ではその概要や目的といった基礎知識に加え、ワークマネジメントにおすすめのツール「Asana」についてもくわしくご紹介します。ワークマネジメントを取り入れたい企業様は、ぜひご一読ください。
ワークマネジメントとは？
まず「ワークマネジメント」とはどのようなものなのでしょうか？その概要についてくわしくご説明しましょう。
ワークマネジメントの意味とは？
ワークマネジメントとは「仕事の計画・管理」を意味し、プロジェクトごとの目標や進捗状況、ルーチンタスクといったワークフローを整理する方法のことです。
複数の部署や営業所、企業などが垣根を超えてプロジェクトに取り組むことが多くなった昨今、各場所の進捗状況を全体で共有し、仕事を管理することはとても重要です。
幸いIT技術の進歩により、離れた場所にいてもさまざまなツールを用いて、各自の仕事の状況を把握しやすくなりました。特にチームで行うプロジェクトについては、連携を取りやすくするためワークマネジメントを取り入れることは必須と言えるでしょう。
ワークマネジメントの目的は？
では、なぜワークマネジメントが必要なのでしょうか。チームで仕事を行う場合、メンバーで仕事を分担しますが、タスクがだぶっていたり、反対に何かが抜けていたりするとやり直しや修正が必要になり、時間と労力をロスしてしまいます。
また、あるメンバーの進行状況がほかに影響を及ぼしたり、1人で並行して複数のタスクを進めたりすることもあるため、他の人の進捗状況が可視化され、共有されていることは大切です。
ワークマネジメントはチーム全体の目標や、各自がするべき仕事を明確に示してくれます。そのため仕事に集中でき、自信を持ってタスクを進められるのです。組織がチーム全体や個人の仕事を管理する上でも、ワークマネジメントは重要な役割を果たしています。
プロジェクトマネジメントとの違いは？
ワークマネジメントと似た概念として「プロジェクトマネジメント」がありますが、この2つはどう違うのでしょうか。
ワークマネジメントが会社の目標からルーチンワークにいたるまで、あらゆる仕事を管理するツールであるのに対し、プロジェクトマネジメントは1つのプロジェクトを成功させるために行うマネジメント手法です。
プロジェクトマネジメントでは、納期までに予算内で高いクオリティに仕上げるため、適切なプラン作成や人員・予算の配分、リスクコントロールなどを行います。
ワークマネジメントをする際の注意点
このようにチームで仕事を進める上で、ワークマネジメントはたいへん重要ですが、上手く進めなければかえって生産性が落ちてしまう場合もあります。
アナログな手法に頼っていると、誰かに仕事を頼む場合、メールを作成したり電話をかけたり、資料をプリントアウトしたりと、仕事を頼むための準備や段取りに意外と手間がかかるからです。
企業によっては未だに仕事の管理をメモや付箋、口頭などで行うところもあるようですが、それでは情報の共有や連絡に手間取り、かえって社員の負担を増やしかねません。
また、部署をまたぐ仕事の場合、自分がプロジェクトでどのような役割を果たすのか、分かりにくい場合もあるでしょう。しかしそれでは仕事に対するモチベーションが低下するため、仕事の構造がチーム全員で認識できると理想的です。
以上のことから、効率的なワークマネジメントを実現するには、皆で共有でき、誰にでも分かりやすいシステムやツールを導入することが必要だと言えるでしょう。
ワークマネジメントに使えるツールは？
ワークマネジメントに使えるツールはたくさんありますが、特によく利用されているのが「Microsoft 365」と「Asana」です。ここからは、この2つについて特徴をくわしくご紹介していきましょう。
チームワークと創造力を高める「Microsoft 365」
「Microsoft 365」はワードやエクセルといったOffice アプリや、テレビ会議サービス「Microsoft Teams」、予定表やチャットなど、ビジネスで使えるツールを網羅したサービスです。
一般企業向けから大企業向けまで幅広く対応しており、利便性も高いことから、多くの企業で導入されています。ただ、ワークマネジメントに特化したサービスではないため、リアルタイムで他のメンバーの進捗状況を確認したい時などに、不便を感じることもあります。
電話会議やチャットなど、コミュニケーションに重きを置いているので、どちらかというとプロジェクトマネジメントに適しているツールだと言えるでしょう。
仕事の整理からチーム管理まで対応できる「Asana」
「Asana」は仕事の全体像から個々のタスクまで、あらゆる仕事が管理できるサービスです。Asanaの有料サービスを導入している企業は、国内外ですでに10万以上にのぼり、世界的にも高い評価を得ています。
工数管理やカレンダーなどの機能もあり、メンバーの進捗状況や個々の仕事量などを可視化できます。無駄な作業や仕事量の偏りを減らし、効率的に仕事を進められる、ワークマネジメントに適したツールと言えるでしょう。
ワークマネジメントツール「Asana」の活用方法
ではここからは、ワークマネジメントツール「Asana」の特徴や活用方法についてご紹介していきましょう。
業務の進捗をメンバー全員で管理する
Asanaの「タイムライン」では、各タスクの担当者や期限、進捗状況（ステータス）が一つの画面に表示されます。プロジェクトの現状がひと目で把握できるため、どこかで遅れなどが生じても修正しやすく、無駄のない仕事の分配やプラン作成が行えます。
また、「ボード」機能を使うと、付箋のように記された各タスクをドラッグ & ドロップで入れ替えるだけで、簡単にスケジュール変更や仕事の整理が可能になります。
アナログでは、仕事の進捗状況をメールや電話で連絡をしたり、レポートを作成したりせねばならず時間を取られてしまいますが、Asanaを活用すればそうした仕事のための仕事から解放され、効率的に業務に取り組めます。
ルーティーンのタスクを自動化する
Asanaには「オートメーション機能」があり、ルーチンワークの自動化が可能です。独自で「ルール」を作成することで、日常的に決まったプロセスは自動でタスクに組み込んでくれます。
ルール作成の作業も簡単で、一度作ってしまえばあとは毎日のタスク入力から解放され、人為的なミスも防げます。
課題やリスクを素早く発見する
Asanaには「レポート」機能があり、これを使えばすべてのタスクの進捗状況がリアルタイムで確認できます。ダッシュボードを活用し、時間をかけることなくデータを取得してチャートを作成できるので、各タスクの現状を可視化して共有しやすくなります。
それにより期待されるのは、業務の課題やリスクの早期発見です。早めに問題に気付いていれば軌道修正もしやすく、大きな失敗に繋がる前に対処が行えるでしょう。
Officeなど既存のサービスと連携してより快適に
AsanaはGmailやZoom、Slackなど、ビジネスによく使われている200以上のツールと連携が可能です。そのためAsanaを新たに導入したとしても、セットアップをし直したり、アカウントを作り直したりせず、スムーズに移行が行えます。
もちろん、Microsoft Teamsやエクセル、ワードなどMicrosoft 365のさまざまなツールとも連携でき、余計なストレスを感じることなく、ワークマネジメントを始められます。
まとめ
仕事を管理するには、ワークマネジメントは大変重要です。特に効率的に進めたいなら、デジタルツールの使用をおすすめします。Asanaはワークマネジメントに適した機能を多く備え、Microsoft 365とも連携しているため、導入もスムーズに行えます。ぜひ活用を検討してはいかがでしょうか。
