SharePoint Online は、Office 365の中でも情報共有の中核として機能するサービスであり、組織全体やチーム単位でのコミュニケーションを促進する効果があります。 SharePoint Onlineを上手に活用することで情報共有力を高め、日々のビジネスを加速していきます。
では、実際にどのように活用していけばいいのか？他社の活用事例を参考に考えてみましょう。今回はSharePoint Onlineの活用事例を紹介し、便利な使い方について解説していきます。
SharePoint Onlineの基本的な特徴
まずはSharePoint Onlineが持つ基本的な特徴についておさらいしていきましょう。
クラウド上でファイルを共同編集
情報共有の中核となるSharePoint Onlineでは、複数のユーザーがクラウド上で共同作業を行うことができます。これにより離れた所にいても他ユーザーが編集を行えるため、コミュニケーションコストを削減できます。
また、オンラインでの会議を提供する Skype for Business と併用すれば、Web会議中の共同作業や議事録として使うことも可能です。
ユーザーごとに1TBのストレージ
SharePoint Onlineを導入した企業では、同時に OneDrive for Business も使用することができます。 OneDrive for Businessではユーザーごとに1TBという大容量のストレージが容易されているので、容量の大きなファイルをいくつも保存することが可能です。
場所にとらわれないワークスタイル
Office 365を取り巻くサービスはクラウドサービスとして提供されているため、使用するデバイスやアクセスする場所を選びません。もちろんSharePoint Onlineも例外ではなく、社内でも外出先でも自宅でも、同じアカウントにアクセスできるため場所にとらわれないワークスタイルを実現できます。
チームサイトによる情報共有
SharePoint Onlineの中心機能の一つであるチームサイトは、誰でも簡単に情報共有のためのポータルサイトを作成可能です。各チームの情報をすべて一つの場所に集約できるので、メンバーの予定把握やタスクの確認に割く時間が大幅に短縮されます。
全文検索で目的のファイルにアクセス
SharePoint Onlineでは保管されているファイルの全文検索が可能であり、目的のファイルへすぐにアクセスすることができます。また、エンタープライズ検索によりカスタマイズすることも可能です。
バージョン管理による業務効率化
間違ってファイルを修正あるいは削除してしまった場合でも、SharePoint Onlineならバージョン管理により簡単にファイルを復元することができます。ファイル管理の手戻りが少なくなることで、業務効率化効果が期待できるでしょう。
アンケートで社内の意見を吸い上げる
選択肢からの選択、数値入力、自由記述など様々な回答形式が選べるアンケート機能を使用すれば、社内の意見を多く吸い上げることができ、より良い環境づくりやプロジェクト促進に活用することができます。
「SharePoint Online」について詳しくご覧ください！
SharePoint Onlineの活用事例と使い方
ディスカバリーズ株式会社
ディスカバリーズ株式会社(以下ディスカバリーズ)は法人顧客を対象に業務生産性向上や情報共有活発化を支援するコンサルティング会社です。
ディスカバリーズがSharePoint Onlineの導入によって実現したのは「在宅テレワーク」です。そもそもコンサルティング会社であるだけに、多くの社員が業務時間の大半を外出先や顧客先で過ごします。
従って、社員が遠隔地にいてもスムーズにコミュニケーションの取れる情報基盤が必要不可欠でした。
また、ディスカバリーズの代表取締役社長が「育児をする社員にとって働きやすい環境を作りたい」と考えたことから、在宅テレワークへの注目が高まりました。
そしてディスカバリーズではSharePoint Onlineを導入することによって、コミュニケーションの活発化と在宅テレワークを実現し、育児による離職率0％を実現しています。
さらにSharePoint Onlineを導入したメリットは上記にとどまりません。
ディスカバリーズでは事業拡大にために遠隔地で在宅勤務者を募り、顧客との窓口なってもらうためにサービスの域を広げているのです。
淡路印刷株式会社
淡路印刷株式会社(以下淡路印刷)は、各種印刷物の企画、デザイン、編集、印刷、製本を行っている会社です。
淡路印刷が抱えていた課題は、営業/デザイン/印刷が社内で縦割りに存在し、コミュニケーションコストが大いにかかっていたことです。また、顧客としても営業ではなく直接デザイナーにイメージを伝えたいだろうと考えたことから、顧客を含めたチーム全員が円滑なコミュニケーションを可能とする仕組みを考え始めました。
そして淡路印刷では以前からOffice 365を導入していたものの、使用にまで至っていなかったSharePoint Onlineの活用を始めたのです。
もともとメールシステムの利便性やセキュリティ性を意識したことで導入したOffice 365だったので、 Exchange Online は日常的に活用していたものの、SharePoint Onlineに関しては活用しきれていなかったとのこと。
しかし改めてSharePoint Onlineを情報共有基盤として利用すると、驚くほどあっという間に円滑なコミュニケーション促進に成功したようです。
淡路印刷が行っているユニークな使い方は「お客様とのOneDrive for Business共有」です。
OneDrive for Business内で顧客ごとにフォルダ分けをすることで、顧客は好きな時にデザインの確認ができます。営業が出力紙を持ち歩く必要がなくなり、大幅な業務効率化に貢献しています。
さらに、過去の制作物やデザインデータなどはすべてクラウド上に残るため、顧客の囲い込みにも活用しているようです。
まとめ
SharePoint Onlineの活用方法は企業によって多種多様であり、工夫次第で在宅テレワークや顧客の囲い込みなど様々な活用方法が存在します。
基本的にはまず情報共有力の強化やコミュニケーションの活発化なので、情報共有などに問題がある場合はぜひご検討いただきたいと思います。
また、SharePoint Onlineはスタンドアロンサービスとして導入することができますが、Office 365によって グループウェア の一環として導入することでさらに情報共有力を高めることが可能です。
SharePoint Online並びにOffice 365に関する疑問などはお気軽にお問合わせください。
