従業員のモチベーションや業務効率を高めたいと考えているなら、オフィスデザインの見直しが有効かもしれません。本記事では、生産性や業務効率を考えたオフィスを構築するためのポイントや、オフィスデザインを改善することによって生まれる効果などについて解説します。
コロナ禍で変化するオフィスデザイン
コロナ禍によって、企業のオフィスデザインにどういった変化が生じているのでしょうか。まずは、昨今のトレンドを含めて解説していきます。
オフィスの在り方や考えが各企業で変化した
2020年から蔓延している新型コロナウイルスの感染防止策として、リモートワークを導入する企業が増え、オフィスの縮小と最適化を目指す動きが増加しました。一方で、出社する人が少なくなった今のうちに、より使い勝手がよく魅力的なオフィスにしようと考える企業も出てきています。このように、ここ数年間は各企業でオフィスの在り方や考えが変化した年になったといえます。
これからのオフィスデザインに取り入れたい要素
これからのオフィスデザインに取り入れたいのは、「従業員が出社したくなるようなオフィス」という概念です。働く場所を自分で選べるフリーアドレス制の導入をはじめ、社内でも多様な働き方ができるオフィスづくりを考える企業も少なくありません。
また、リモートワークによって減少しがちな同僚や上司とのコミュニケーションを活性化するためには、共有スペースやカフェスペースを設置することも効果的です。さらには、感染拡大防止や接触減といった視点をデザインの中に取り入れ、一人ひとりのスペースを広めに確保する、対面を避けて座席配置を横並びにする、デスクの間にアクリル板やビニールカーテンを設置する、通風性に考慮した職場環境をつくることも求められてきます。
自宅や自社オフィスとは別に、第三のワークプレイスとしてサテライトオフィスを開設したり、一般のコワーキングスペースやシェアオフィスを活用したりする動きも増えてくるでしょう。その背景には、オフィス内での密集や密接を避ける目的のほか、リモートワークが長期化して従業員の帰属意識が薄れるのを防ぐ目的もあります。多様な働き方を認めつつも会社としての一体感を高める手段として、このようなオフィス形態を検討してみてもよいかもしれません。
オフィスデザインを変えることで得られる効果
オフィスデザインを変えることで得られる効果には、感染予防のほかにもさまざまなものがあります。以下では、快適なオフィス環境が企業や従業員にもたらすメリットについて解説します。
利便性・生産性が向上する
フリーアドレス制の導入や共有スペースの新設など、ほかのメンバーと気軽にコミュニケーションを取りやすいオフィスデザインを採用することで、部署の垣根を越えた交流が増え、新しいアイデアが生まれやすくなります。自分のデスクで頭を捻っているよりも、同僚と会話を交わしながら業務にあたるほうが、仕事が捗るという人もいるでしょう。さらに、カフェスペースのような休憩場所があれば、煮詰まっている時にリフレッシュができるため、生産性の向上に貢献します。
また、社内で外部の人とオンライン会議を行う際、会議室が利用中だと自分のデスクで参加する人も少なくありません。しかし、自席では電話の音や同僚の声が雑音となったり、反対に自分の話し声が周囲の迷惑になったりする心配があり、集中して会議に臨むことは難しい場合もあります。そこで通常の会議室とは別に、オンライン会議用の個室空間を確保すると、周囲を気にせず会議に参加できるため、利便性の向上につながります。
社員の満足度やモチベーションが向上する
オフィス内にリフレッシュできるスペースを設けたり、仕事に集中できる個人スペースを設けたりすることは、生産性を高めると同時に従業員のモチベーションの維持・向上にも直結します。前向きな気持ちで仕事に臨めれば、それがよりよい成果ややりがいにつながり、結果として離職率の低下にも通じてくるでしょう。
ただし、デザイン性を意識しすぎたために動線が悪化すると、かえってストレスの多いオフィスとなり、生産性が低下するおそれもあります。生産性とデザインのバランスが取れるように工夫することが大切です。
企業のブランディングにも役立つ
オフィスは会社と従業員の交流の場であり、顧客や取引先との接点になる場所でもあります。そこに会社らしさを加えることで、従業員や来客にビジュアルでメッセージを伝えることが可能です。
たとえば企業の文化や理念、ブランドの価値観などは、パンフレットなどに印刷して言葉で伝えようとしても、なかなか読んでもらえないものです。しかし、レイアウトやテーマカラーなどのオフィスデザインに企業のアイデンティティを落とし込めれば、視覚を通してよりダイレクトにメッセージを伝えられるでしょう。
また、会社見学やインターンで訪れた学生に「働きやすそうだ」「先進的な感じがする」と思ってもらえれば、採用活動においても有利に働くでしょう。
利便性の高いオフィスデザインを構築する際のポイント
利便性の高いオフィスを構築するためには、どのような考え方を取り入れるべきなのでしょうか。ここでは、デザインを設計する際のポイントについて解説します。
自社に合ったレイアウトを取り入れる
オフィスで採用されるデスク配置には、大きく分けて以下の7種類があります。
- 島型：デスクを向かい合わせに配置するレイアウト
- 背面型：後ろの席の人と背中合わせになるようにデスクを配置するレイアウト
- クロス型：通路をジグザグにして、デスクが縦横に交差するように配置するレイアウト
- ブーメラン型：天板の中心から端に向かって120°の角度がついたデスク3台を亀甲状に配置するレイアウト
- ブース型：パーテーションなどでデスクを覆い、一人ひとりの空間を確保するレイアウト
- クラスター型：デスクの向きを縦の列ごとに変えるレイアウト
- フリーアドレス型：個人の席を固定せず自由に選べるようにしたレイアウト
それぞれにメリットとデメリットがあり、どのようなデスク配置にするかによって作業効率が変わってきます。企業の規模や人数、業務の内容に合わせて最適な配置を検討しましょう。
社員の働きやすいデザインを考える
従業員にとって働きやすいオフィスにしたいなら、経営者の視点のみでデザインを設計するのではなく、アンケートを実施して従業員に意見を聞くのが一番です。ヒアリングでニーズを拾い上げ、可能な限り反映させていくと、同じ面積のオフィスでもデスク配置や設備のレイアウトなどは異なってきます。たとえば、経営者が「共有のワークスペースを導入して、従業員同士が気軽にコミュニケーションを取りながら働ける環境にしたい」と考えていても、従業員のなかにはガヤガヤとした空間ではかえって作業効率が落ちてしまう、静かな環境で働きたいと思っている人もいるかもしれません。
集まった意見から多数決でデザインの方向性を決定していく作業には時間を要しますが、なるべく従業員が複数の選択肢から自分に合った働き方を選べるよう、デザインに多様性を持たせることが満足度の高いオフィスづくりのコツです。
IT化を促進させる
利便性の高いオフィスを設計するうえでは、社内のIT化を進めることも重要です。たとえば、ビジネスチャットや社内SNSなどのコミュニケーションツールを導入すれば、個人の座席に電話を設置する必要がなくなります。それにより、近年注目されているABW（業務内容や気分に応じて、働く場所と時間を自由に選べる働き方）を導入しやすくなります。
フリーアドレス制やABWの導入を検討するうえでは、労務管理の難しさがネックとなりがちですが、そのような課題も座席管理システムやクラウド型の勤怠管理システムなどを活用すれば解決できます。
まとめ
利便性の高いオフィスを構築できれば、従業員のモチベーションアップにつながります。そうしたオフィスの構築に欠かせないIT化を推進するには、Microsoft 365の導入がおすすめです。Microsoft TeamsなどABWの導入をサポートするコミュニケーションツールを、ぜひ活用してみてはいかがでしょうか。
