2015年4月より“Lync”改め、Microsoftから新たに提供開始されたWeb会議・インスタントメッセージシステムの“Skype for Business”。
「Web会議」について調べてみよう！
プランに応じて様々な機能が利用できる同サービスでは、導入された企業からは多くの高評価を集めており、組織コミュニケーションの活性化やコミュニケーションコストの削減に大きく貢献しています。
今回はそんなSkype for Businessのインストール方法や、2つの導入事例を紹介していくので、導入検討されている企業の参考になれば幸いです。
Skype for Businessのインストール方法
まずSkype for Businessをインストールする方法としては、以下のような3つの方法があります。
- サブスクリプションサービスを導入する(Skype for Business Online、Office 365)
- サーバ製品として導入する(Skype for Business Server)
- ボリュームライセンスを購入して導入する(Office Professional Plus 2016など
ベストな導入形態というのは環境によって異なりますが、最近では初期コストがかからず、かつライセンスの増減が自由に行えるサブスクリプションサービスが人気を集めています。
参考までにそれぞれの料金を紹介しておきます。(Server製品は導入規模や範囲により料金が異なりますので、詳しくはお問合わせください。)
サブスクリプションタイプとボリュームライセンスタイプの料金の違いは、“1度に支払うか継続して支払うか”の違いです。
前者では初期コストがない分、導入しやすいということもあり人気を集めています。
また、ボリュームライセンスタイプに比べてライセンス管理が容易に行えるので、トータル的な管理コストにも貢献するケースが多いでしょう。
Officeアプリケーションを利用できるOffice 365 Business Premiumに関しては、常に最新バージョンのOfficeアプリケーションを利用できるので、さらに大きなメリットを提供しているのが特徴です。
事例1.アスクル株式会社
アスクル株式会社はオフィス用品・現場用品を中心として法人向け通販サイトを運営しており、当日または翌日お届け、支払いはまとめて月に1回OKと便利なオフィスサポートを提供しています。
導入したソリューション
- Skype for Business Online
- Exchange Online
導入の背景
2011年3月に発生した東日本大震災以降、BCP(事業継続計画)への取り組みが積極的な企業が増えていますが、アスクル株式会社もその一つです。
同社では当時、江東区辰巳の旧本社が被災したため、一旦本社機能を複数の拠点に分散することによる事業の継続を余儀なくされた経験からBCPの重要性を痛感したとのこと。
しかし現状のアナログPBXによる電話システムや、既存のメールサービス・グループウェアでは同様のトラブルに対応することができないと判断したため、根本的なシステム環境の見直しが必要になりました。
そこで同年6月にはSkype for Business OnlineとExchange Onlineの導入を採用。同社が提唱するBCP要件に最短で対応できるという部分が高く評価されたようです。
導入後の効果
Skype for Business Onlineの導入効果として高く評価されたのは“プレゼンス機能”だと言います。
以前なら相手の状況を確認するために電話やメールを利用していたところ、プレゼンス機能により一目で確認ができるようになったため、日常的なコミュニケーションコストを削減した上で安否確認もスムーズに行えるようになりました。
また、Web会議機能を利用して離れている拠点からでも毎日の朝礼に参加できるようになったので、組織間の意思疎通が以前より容易になったようです。
事例2.東京都豊島区
東京都23区の西北部に位置し、29万1,167人(2015年時点)が在住しています。池袋や巣鴨を中心に世界中にサブカルチャーを発信しています。
導入したソリューション
- Skype for Business Server
- Exchange Server
- SharePoint Server
- Office 365
導入の背景
豊島区ではここ10年で職員数が1/3ほど削減されていることから、1人あたりの労働生産性向上や効率化が重大な課題として掲げられていました。
また、豊島区内のシステム環境はほとんどが汎用機によるものが中心でしたが、こうした環境ではベンダーも限定され環境変化への対応は難しく、柔軟性の高いシステム環境構築が不可欠でした。
そこで豊島区ではExchange Serverを用いたメールやスケジュール環境の整備と、SharePoint Server上での職員向け情報ポータルや文書管理システムの構築が行われたのです。
しかしこれだけでは全ての課題を解決するには至らず、民間企業の視察を重ねた後に、Skype for Business Serverの採用を決定しました。
導入後の効果
ここでもやはりSkype for Businessのプレゼンス機能が大きく貢献しています。以前は電話で行わなければならなかった在席確認も、システム上で簡単にでき、かつそのままインスタントメッセージより要件を伝えることも可能です。
これにより豊島区ではコミュニケーションコストが大幅に削減されたと言います。
また、離れた場所にいる職員ともWeb会議で迅速なミーティングが行えることで作業時間が効率化され、住民に対するサービス提供の質が向上しました。
まとめ
皆さんならSkype for Businessをどのような形態で導入しますか？大切なのは自社課題を洗い出した上で、適切な導入形態を選ぶことです。
それぞれの導入形態により、Skype for Business事態の特徴も若干異なりますので、そういた細かいポイントにもしっかりと目線を向けていただければと思います。
“各導入形態の詳しい違いを知りたい”などSkype for Businessについて少しでも疑問がありましたら、いつでもお気軽にご相談ください。
