メールアーカイブの存在は知りつつも、使いどころが分からないという方が多いかと思います。メールアーカイブを端的に言うと、「すぐには必要ないが後々必要になるかもしれないメールを保持するためのボックス」です。
近年では訴訟問題やコンプライアンス対応への意識が高まっている事から、メールアーカイブを上手に活用し、情報保持に努めようという企業が多いのです。
Microsoftが提供するExchange Onlineでも、そんなメールアーカイブが機能としてサポートされており、活用することで皆さんのビジネスを加速させます。
今回はこのExchange Onlineが持つメールアーカイブの概要とメールアーカイブの活用について紹介していきます。
Exchange Onlineが備えているメールアーカイブ機能
メールアーカイブは受信トレイにあるメールを削除せず、一時的あるいは長期的に保管するためのメールボックスです。しかしそれだけではなく、利用しているメールシステムごとに特徴の違いがあります。
Exchange Onlineが提供するメールアーカイブでは以下のような機能を提供しています。
訴訟ホールドとインプレース保持
会社を経営している以上、取引先や顧客との間で訴訟問題が起こる可能性はゼロではありません。
従って、万が一訴訟が起きた場合の情報開示や、訴訟の可能性を察知するために重要情報が記載されたメールを保持する必要があります。
しかし、ユーザーにメール保持を呼びかけても削除してしまう可能性は否めません。
そこで訴訟ホールドとインプレース保持機能を有効にすることで、ユーザーメールボックスを保持状態にし、ユーザー、または自動削除プロセスによって削除されたメールボックスを保持することができます。
従って重要情報を長期的に保管することができ、訴訟が起きたい際やコンプライアンス対応に最適です。
インプレース電子証拠開示(eDiscovery)
訴訟やコンプライアンス対応のためにメールを保持することはもちろん、必要性が発生した際は迅速に該当メールを抽出できることも大切です。
Exchange Onlineが提供するインプレース電子証拠開示機能では、管理者がすべてのユーザーのメールボックスを瞬時に検索することができ、必要なメールを素早く抽出することが可能です。
Exchange Search
Exchange SearchはExchange Onlineで使用されている検索アルゴリズムであり、プライマリメールボックスとアーカイブボックスの違いに関係なくメールボックス全体のメールを検索することができます。
必要な情報へリアルタイムにアクセスできることで、ユーザーの労働生産性を高めることが可能です。
Exchange OnlineでのSkype for Businessコンテンツのアーカイブ
Exchange Onlineを含めた複数のグループウェア機能を提供しているOffice365や、Exchange Onlineと平行してSkype for Businessのスタンドアロンサービスを利用している場合は、Skype for Businessでやり取りをしたインスタントメッセージと会議ドキュメントまでアーカイブで保存することができます。
Exchange SearchによってSkype for Business内のアイテムまで検索できるので、情報検索の効率性がさらにアップするでしょう。
メールアーカイブを利用するメリット
主に作業効率性のアップなどのメリットがあるメールアーカイブ活用ですが、実はそれ以外にもメリットがあります。
ストレージの節約になる
日々大量のメールがやり取りされている組織のシステムでは、メールが着実に増え次第にストレージを圧迫していきます。
これはシステムパフォーマンスを低下させる大きな原因の一つであり、定期的に対処すべき問題でもあります。
しかし、近年訴訟問題やコンプライアンス対応への重要性が高まったことにより、メールを削除できないという事情も無視できません。
メールシステムによってはアーカイブに保存されたメールは圧縮保存され重複除去技術が採用されているため、メール容量を削減しストレージの圧迫を避けることが可能です。
このように、メールアーカイブを利用することで作業効率性を高めるだけでなく、ストレージの節約にもなるのです。
メールアーカイブの活用
では、メールアーカイブはどのように活用していけばいいのでしょうか？
メールアーカイブ前にメールの優先度を表示
Outlookライクなインターフェースを採用しているExchange Onlineでは、メールごとに優先度の設定が可能です。メールをアーカイブで保存する際は、必ず優先度を付けると後々情報検索で役立ちます。
例えば「○○プロジェクト」とアーカイブフォルダで検索した場合、そのキーワードに関連するメールが抽出されますが、どのメールが重要度の高いものなのかは一目で判断しづらいでしょう。
しかしメールごとに優先度が付けられていれば、関連メールの中でも重要なものを素早く確認することができます。
必要なときはキーワード検索
メールアーカイブで保存したメールの中で、すぐに確認する必要があるメールはキーワード検索を使用して抽出します。しかしこの時、抽出されると思っていたキーワードでは抽出されない場合もあるでしょう。
こうした非効率性を排除するためには、重要メールのキーワードを控えておくと便利です。キーワードを控えておくことで瞬時に確認でき、作業効率をアップさせられます。
メールのライフサイクルを決めておく
今すぐ必要ないが今後参照する可能性があるメールは、メールアーカイブしておくと受信フォルダもスッキリとし作業効率が上がります。
しかし、アーカイブメールフォルダにメールが溜まるほどストレージを圧迫していることを忘れてはいけません。
従って、メールアーカイブしたメールに関しても定期的に削除する必要があります。
そこでメールの重要度によってライフサイクルを決めておくと、定期的に不要なメールを削除できるためストレージの圧迫を回避することが可能です。
まとめ
いかがでしょうか？システム管理者のメール業務においてメールアーカイブは欠かすことのできない機能であり、上手に設定・活用することが日々の生産性を高めます。
そのため、基本的なアーカイブ機能だけでなくその他便利な機能を備えているメールシステムを選ぶことで、快適なメール業務を行うことができるでしょう。
Exchange Onlineなら、前述した複数のメールアーカイブ機能により、ユーザーの運用要件を満たし、かつSkype for Businessとの包括的な情報アーカイブの利用を可能とします。ぜひコンプライアンス対応にご検討してみてはいかがでしょうか。
