OneDriveの使い方を改めて確認

みなさんOneDriveを使っていますでしょうか？

マイクロソフトが提供するクラウドストレージサービスのOneDrive(ワンドライブ)は、Microsoftアカウントを取得することで5GBのストレージ容量が無料で利用できるサービスです。無料であるうえに、クラウドストレージ以外にもブラウザ上でWord・Excel・PowerPointの各Officeアプリケーションが操作できるOffice Onlineや、無料の音声通話とビデオ通話およびインスタントメッセージが使えるSkypeも利用できます。

それと忘れてはいけないのがOneNote(ワンノート)の存在ですね。OneNoteはMicrosoft Officeに含まれるメモアプリで、OneNoteの無料版は「ファイルをOneDriveに保存する」という限定条件付きで最新のOneNote 2016が利用できます。

メモアプリといえばEvernoteなどを思い浮かべる方が多いかもしれませんが、OneNoteはその利便性の高さからじわじわと人気を集めています。OneNoteについて詳しく知りたいという方は以下の記事をご一読ください。

• OneNoteってなに？使い方を知ろう
• OneNoteを活用して効率アップ！
• OneNoteとEvernote徹底比較

「OneNoteってなに？使い方を知ろう」も参考にしてください。

今回ご紹介するのはOneDriveの使い方です。基本的な使い方を学ぶとともに、クラウウドストレージサービスとしての魅力を知っていただきだいと思います。

OneDriveを利用する準備

OneDriveを利用するためにはまずMicrosoftアカウントへの新規登録が必要です。

Microsoftアカウントとは、マイクロソフトが提供する様々なクラウドサービスを利用するための取得が必要なアカウントであり、Windows 10搭載パソコンを使用しているユーザーはMicrosoftアカウントを使ってパソコンにサインインすることができます。Windows 10の初回起動時にはMicrosoftアカウント作成の画面が表示されるので、すでにアカウントを所持しているという方も多いでしょう。

Microsoftアカウントへの新規登録はアカウント作成ページに移動し、必要な情報を入力していきます。ちなみにMicrosoftアカウントは新しいメールアドレス(Outlook.com)を作成せずとも、既存のメールアドレスでアカウント登録が可能です。OneDriveとその他のサービスはMicrosoftアカウントに登録しサインインした時点からすぐに利用できます。

ただし、準備はまだ終わっていません。OneDriveのクライアントアプリをインストールしましょう。

OneDriveをパソコンで利用する場合、Windows用のアプリケーションとMac用のアプリケーションの2種類があるため環境に合わせて正しいクライアントアプリをインストールしましょう。ダウンロードページにアクセスすると、使用している環境によって自動的に適切なダウンロードページに振り分けられます。Windows 10およびWindows 8.1を搭載しているパソコンを使用している場合は、OneDriveのクライアントアプリがプリインストールされているので確認してみましょう。

スマートフォンでOneDriveを利用する場合も同様にクライアントアプリが必要です。iOSならApp Store、AndroidならGoogle Playからダウンロードできます。OneDriveのクライアントアプリをインストールしたら、アプリを起動してサインインをタップし先に作成したMicrosoftアカウントのIDとパスワードを入力し、準備完了です。

ちなみにOneDriveはクライアントアプリをインストールせずとも、Microsoftアカウントにサインインすればブラウザからの利用もできます。そのため異なる端末からでも同じクラウドストレージを操作できるので、メイン端末にのみクライアントアプリをインストールしておくとよいでしょう。

OneDriveの使い方

それではOneDriveの基本的な使い方をご紹介します。

パソコンでデータを保存する

OneDriveのクライアントアプリをインストールしている場合、Windowsならエクスプローラーを、MacならFinderを起動するとナビゲーションウィンドウに「OneDrive」が表示されます。あとは任意のデータをOneDrive内のフォルダにコピーまたは移動するだけです。OneDriveと自動的に同期されます。

パソコンで新規フォルダを作成する

ファイルエクスプローラーまたはFinderのナビゲーションウィンドウに表示されている「OneDrive」にカーソルを合わせて右クリックをし、「新規作成」「フォルダー」の順にクリックします。

スマートフォンの写真をアップロードする

クライアントアプリを起動して左上にあるアイコンをタップし、表示された画面で歯車アイコン(設定)をタップします。設定画面が表示されるので「カメラのアップロード」をタップし、カメラのアップロードを「オン」にしましょう。これでスマートフォンで撮影した社員は自動的にOneDriveにアップロードされます。スマートフォンの写真を削除してもOneDrive上の写真は残るので、誤ってデータを削除したりスマートフォンを破損してしまっても安心です。

別のパソコンやスマートフォンからデータを見る

Microsoftアカウントのサインインページからアカウントにアクセスし、任意のフォルダを開いてデータを閲覧しましょう。Officeドキュメントならその場で簡単な編集が可能ですし、データの削除もできます。別のスマートフォンから見る場合はOneDriveのクライアントアプリを起動するだけで閲覧および編集が可能です。

別のクラウドストレージからデータをOneDriveに移行する

今お使いのクラウドストレージからOneDriveへデータを移行するには、まずパソコンでOneDriveのクライアントアプリケーションをインストールします(先にご紹介した方法を参照)。その後、各クラウドストレージが指定する同期方法でデータを端末に同期しましょう。最後に同期したデータをOneDrive内のフォルダに移動するだけで完了です。各クラウドストレージのデータ同期方法は以下をご参照ください。

≪Dropboxのデータ同期方法≫

1. デスクトップ画面右下のタスクトレイにある Dropbox アイコンをクリックします。
2. 歯車のアイコンをクリックします。
3. [基本設定] を選択し、基本設定画面を開きます。
4. 基本設定画面の [アカウント] を選択します。
5. [選択型同期] をクリックします。
6. 移行するフォルダー、ファイルのチェックボックスすべてにチェックを入れます。
7. [更新] をクリックします。
8. [適用] をクリックします。

≪Googleドライブのデータ同期方法≫

1. デスクトップ画面右下のタスクトレイにある Google ドライブ アイコンをクリックします。
2. 右上の [:] アイコンをクリックします。
3. [設定] を選択します。
4. [同期オプション] を選択し、すべてを同期するか、選択したフォルダーを同期するかを選びます。

いかがでしょうか？OneDriveの操作方法はいたってシンプルです。かつ様々な機能を提供しているので、無料でも十分活用できるクラウドストレージサービスです。この他にもパソコン内の特定のファイルを自動バックアップする設定や、データを個別にアップロードすることも可能なので多様な活用術があります。

このように利便性が高いOneDriveをビジネスで活用したいというニーズもあるでしょう。その場合はOneDrive for BusinessやOffice 365の利用をご検討ください。いずれもユーザーごとに1TBのストレージ容量が付き、さらに様々な管理機能によって組織のセキュリティやガバナンスを維持できます。要件に応じて多様なプランが用意されていますので、きっと最適なものが見つかるでしょう。