業務効率化

Microsoftが提唱する「ハイブリッドデジタルワークプレイス」とは?

出社している従業員も、自宅でテレワークしている従業員も、互いに連携して業務をこなせる環境を実現する、ハイブリッドデジタルワークプレイスが注目を集めています。この記事では、ハイブリッドデジタルワークプレイスについて解説し、導入した場合のメリットや導入時に必要な事項について説明します。

Microsoftが提唱する「ハイブリッドデジタルワークプレイス」とは?

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ハイブリッドデジタルワークプレイスの概要

ハイブリッドデジタルワークプレイスの概要を知るために、まずはデジタルワークプレイスについて確認し、そこからハイブリッド型のデジタルワークプレイスへと話を広げていきましょう。

デジタルワークプレイスとは?

デジタルワークプレイスとは、従業員の誰もが、いつでも、どこでも働くことができる環境のことです。さらに、他者の業務状況を常に把握できるようにするなど、業務を行うのに必要な情報を「見える化」して、迅速に共有できるといった特徴があります。

自宅などの社外環境で働くテレワークを実施する際には、他のチームメンバーがそばにいないため、業務全体の現状がどうなっているのか把握しにくいといった問題が生じます。デジタルワークプレイスを活用したテレワークは、そのような問題を解決し、より効率的に働ける環境を実現できるでしょう。

多様な働き方が重要視されている現在では、どのような企業でもデジタルワークプレイスを整備する必要性が高まっていると言えます。

ハイブリッドデジタルワークプレイスとは?

以上を踏まえ、ハイブリッドデジタルワークプレイスとは、どのようなものなのでしょうか。

ここでポイントとなるのは、ハイブリッドデジタルワークプレイスは、すべての仕事場をデジタルワークプレイスとするものではないということです。

ハイブリッドには「混合」や「複数」といった意味があります。つまり、ハイブリッドデジタルワークプレイスとは、テレワークを週2日だけ行って、残りは社内で通常業務を行うなど、複数の要素を混合したワークプレイスを指しているのです。

ハイブリッドデジタルワークプレイスは、社内業務を行うことを前提としているので、職場を完全にデジタルワークプレイスとすることが難しい職種でも導入しやすいと言えるでしょう。

すでにデジタルワークプレイスを導入している企業でも、ハイブリッド型にすることで、次の項目で紹介するようなメリットを得られます。

ハイブリッドデジタルワークプレイスを導入するメリット

ハイブリッドデジタルワークプレイスを導入することで、従業員のモチベーション維持、作業効率の改善、新たな人材の確保といったメリットが得られます。これら3つのメリットについて、以下にそれぞれ解説していきましょう。

メリット1. 従業員のモチベーション維持

1つ目のメリットは「従業員のモチベーション維持」です。

株式会社スタッフサービス・ホールディングスの調査によると、テレワーク賛成派は76.3%とかなり高い傾向にあり、このデータからもテレワークは、従業員のモチベーション維持につながると考えられます。

しかしながら、自宅などの同じ環境で働き続けると、モチベーションの維持が難しくなることもあります。そのため、例えば、週2日はデジタルワークプレイス、週3日は出社というように環境を変化させると、従業員のモチベーション維持につながりやすいでしょう。

また、ハイブリッド型で定期的に出社して従業員と接触すれば、モチベーションの確認が行いやすくなります。

メリット2. 作業効率の改善

2つ目のメリットは「作業効率の改善」です。

デジタルワークプレイスの導入で場所を選ばない業務環境が実現することで、カフェや自宅など、従業員各自がもっとも作業効率の良い場所で作業を行えます。

さらに、会社と自宅の往復にかかる通勤時間を削減することができ、それに伴う疲労が生じない分、従業員は業務に力を入れることができます。

また、出産や育児、介護など、家庭の事情で出社が困難な従業員であっても、デジタルワークプレイスであれば業務を継続できる場合があり、離職率の改善につながります。

メリット3. 新たな人材の確保

3つ目のメリットは「新たな人材の確保」です。

近年、働き手の不足が叫ばれるなかで、ビジネスに必要不可欠な人材を確保するため、デジタルワークプレイスの需要が高まっています。

米国の調査によると、1981~1996年頃に生まれたミレニアル世代は、エンゲージメントや価値観の一致を会社に求めていて、1965~1980年頃に生まれたX世代や1946~1964年頃に生まれたベビーブーム世代とは価値観が大きく異なっています。現在、従業員に占める割合の多いミレニアル世代にとって、働く場所を選べるということが重要な事項だと言われています。

したがって、会社を持続可能なものにしていくためには、ハイブリッドデジタルワークプレイスを導入し、若い世代の人材を確保することが、ますます重要になっていくでしょう。

ハイブリッドデジタルワークプレイスの導入に必要な事項

ハイブリッドデジタルワークプレイスの導入に際しては、いくつか必要な事項があります。以下に、3つの事項について解説します。

データなどの共有システム

1つ目の必要事項は「データなどの共有システム」です。

ハイブリッドデジタルワークプレイスでは、デジタルワークプレイス内でデータのやり取りを円滑に行えなければなりません。

そのため、自動的にデータが共有されるツールの使用やクラウドシステムの導入が必要不可欠となります。

社内の誰がみても、業務で使用するデータの所在がすぐに分かるように、データ保存のルールを規定してデータを整理することも、業務効率を高めるうえで重要です。

全部門にわたるコミュニケーションシステム

2つ目の必要事項は「全部門にわたるコミュニケーションシステム」です。

デジタルワークプレイスでは、従業員が必ずしも社内にいるとは限らず、従業員同士のコミュニケーションが取りにくくなります。そのため、従業員が社内に集まっているときと同様のスピード感でコミュニケーションが取れるシステムの導入が必要となります。

なお、自宅など社外からの接続はセキュリティを担保できないため、テレワーク時は仮想専用線(VPN)を用いてネットワークに入るなど、セキュリティ対策を行うことをおすすめします。

また、部門間でのやり取りが必要になることもあるため、導入するコミュニケーションシステムは、社内で統一するのがよいでしょう。

ログ監視などの勤怠管理システム

3つ目の必要事項は「ログ監視などの勤怠管理システム」です。

デジタルワークプレイスでは時間と場所を選ばないため、社内と比較して業務状況の把握が困難であると言えます。そこで、ログ監視、つまり従業員のアクセス記録の監視などを行って勤怠管理ができるシステムを用いることで、デジタルワークプレイスでも社内勤務と同様に、業務の把握が可能となるでしょう。

なお、ログ監視などの勤怠管理システムは、各社から機能や価格の異なるさまざまなシステムが提供されているため、必要な機能は何かをよく検討し、自社に適したものを導入することが大切です。

まとめ

ハイブリッドデジタルワークプレイスは、テレワークと出社を組み合わせて、従業員が効率よく働けるようにするデジタルワークプレイスの進化形です。ハイブリッドデジタルワークプレイスの導入をしたいなら、オンライン会議やデータの共有など、さまざまな機能を備えたMicrosoft 365がおすすめです。

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