業務効率化

在席管理・会議室管理・入退室管理とは? 管理方法とポイントを紹介

働き方改革推進やコロナ禍を経て、在席管理や会議室管理、入退出管理は近年さらに重要性を増す一方です。また、これらの管理を一元化するプラットフォームも注目を集めています。本記事では、在席管理・会議室管理・入退出管理の内容や管理方法を解説するとともに、これらを一元化できるプラットフォームをご紹介します。

在席管理・会議室管理・入退室管理とは? 管理方法とポイントを紹介

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在席管理・会議室管理・入退室管理とは?

在席管理や会議室管理、入退室管理は、企業を運営していくうえで重要な管理業務です。ここでは、それぞれの業務について業務内容や重要性を解説します。

在席管理とは

在席管理とは、「誰が」「どこで」「何をしているか」といった、社員の現状や勤怠を管理することです。

近年の働き方改革推進により、テレワークやフリーアドレスを導入する企業が増えています。しかし、これらの働き方ではお互いが見えない中で仕事するため、「今連絡してもよいのか」「忙しいのか」などがわからずコミュニケーションを取りにくく、業務効率に影響を及ぼすおそれがあるのです。

在席管理を取り入れることで、社員がお互いにどこで何をしているかを把握でき、情報共有やコミュニケーションも取りやすくなります。また、勤怠管理はもちろんのこと、社員の状況が可視化されることで、的確な人員配置にも役立つでしょう。

会議室管理とは

会議室管理とは、会議室を事前に予約し、効率的に利用できるよう管理することです。会議室の管理は、事務スタッフなどの担当者がアナログな方法で行っている企業も多いでしょう。しかし、「使う予定があったのに使われていなかった」「長時間空いている」などのムダが発生することもあります。

会議室管理は、会議室の利用状況を担当者だけでなく誰もが把握できることで、このようなムダをなくして効率的に運用することが目的です。これにより、円滑に会議や来客対応ができ、スケジュール調整もしやすくなります。

入退室管理とは

入退室管理とは、ある特定エリアへの人の出入りを制御・管理・記録することです。たとえば、入館時に自分の名前と入館時間を書き、退館時にまた時間を書くという決まりも、入退室管理のひとつです。

入退室管理は、入室を許可されていない人物の不法侵入防止や、外部への情報漏えいの防止などに役立ちます。また、いつ・誰が・どこに出入りしたのかを記録できることで、盗難などのトラブル発生時の特定材料としても利用可能です。

さらに近年では、働き方改革により適正な労働時間を守ることが求められています。在席管理に加え入退室管理も、社員の労働時間管理に役立つのです。

在席管理・会議室管理・入退室管理の方法

在席管理・会議室管理・入退室管理には、それぞれどのような手法があるのでしょうか。ここでは主な管理方法に加え、効率的に行える方法を解説します。

在席管理の方法

オフィスワークのみであれば、ホワイトボードで座席表を作成して管理します。一方、テレワーク社員がいる場合の在席管理には、「在席管理ツールの導入」がおすすめです。

在席管理ツールとは、オフィスワーク社員の在席状況やテレワークをしている社員の在席・離席状況を確認できるツールです。ツールによってさまざまな機能が備わっており、オフラインのホワイトボードで行っていたような予定確認やメッセージの書き込み、進捗状況の管理なども実現可能です。

また、PCからだけでなく、スマホやタブレットから利用できるツールもあります。勤怠管理も同時に実現できることから、オフィスワークとテレワーク、ハイブリッドワークなどを実施している企業は、導入することで業務効率化にもつながるでしょう。

会議室管理の方法

会議室管理の方法は、紙への手書きやExcelでの入力など、管理表を作成して行うことが一般的でした。しかし、その管理には人員や時間も要します。また、人の手による管理では、どうしてもミスが起こるものです。そのため、昨今では「会議予約システム」を導入する企業が増えています。

会議予約システムの機能は、主に会議室の予約やキャンセル・変更、利用状況の確認、会議の開始・終了のお知らせ通知、参加メンバーへの連絡などです。さらに、スケジュール管理ツールと連携させることで、日程調整が容易になり業務効率も上がるでしょう。

会議室予約システムの導入により、誰もが会議室の稼働状況を把握できるようになり、効率的な会議室管理が可能です。キャンセル機能などでムダな空室も防止でき、稼働率の向上も期待できます。

入退室管理の方法

入退室管理の方法は、アナログな方法であれば手書きで氏名や入退室時間を記入する方法がありますが、「入退室管理ソフトウェア」を用いることで、効率的な入退室管理が可能です。

管理したい場所のドアに設置した端末で入退出情報を記録し、認証方法は暗証番号やICカード、生体認証などで行います。これらの入退出情報を入退出管理ソフトウェアで閲覧・管理すれば、外部からの不正を防ぐためのセキュリティ強化や入退出管理業務の軽減が期待できるでしょう。

在席管理・会議室管理・入退室管理を楽にするポイント

近年、働き方改革の推進に始まりコロナ禍を経て、多様性のある新しい働き方が注目されています。これまで主流であったオフィスワークから、テレワークやハイブリッドワークなど、時間や場所に捉われない働き方へとシフトしているのです。企業はそれらに対応すべく、さまざまな業務管理において変化を求められています。

中でも在席管理・会議室管理・入退出管理において、これまでのアナログな方法では、多様な働き方には対応しきれません。効率化するツールやシステムの導入が求められますが、それぞれに別のサービスを導入していると、かえって管理が複雑化してしまうおそれがあります。また、導入コストもそれぞれにかかるのです。

これらの管理システムをひとつにまとめることで、より管理が容易になるでしょう。在席管理や会議室管理、入退出管理を一元化することで、多様な働き方を推進する企業における人・場所・時間・環境の効率的な管理が実現します。

在席管理・会議室管理・入退室管理を統合する『EXOffice for Microsoft Teams』

「EXOffice for Microsoft Teams」は、在席管理・入退出管理・入退出管理を統合する「EXOffice」をMicrosoft Teamsと連携して管理するプラットフォームです。

テレワークやフリーアドレス制などの多様な働き方を推進する企業において、社員がどこで何をしているかを把握することは、業務効率化を図るうえで重要です。また、会議室の稼働状況の把握やセキュリティ強化に有効な入退室管理は、国が推進する働き方改革にも密接な「オフィス改革」につながるでしょう。

EXOffice for Microsoft Teamsでは、地図上に社員の居場所や備品の所在、会議室の使用状況を表示し、リアルタイムで把握できます。会議室管理では部屋ごとの稼働率を可視化でき、Exchangeの予約システムとの連動により空室状況も一目瞭然です。さらに、入退室管理はもちろんのこと、トイレの空室・満室表示サービスも備えています。

Microsoft Teamsでのコミュニケーションでは、EXOfficeの在席管理情報で相手の状況を確認し、コミュニケーション手段の選択が容易です。このようにMicrosoft Teamsと連携することで、あらゆる管理品質がさらにワンランクアップします。

まとめ

在席管理・会議室管理・入退出管理は、誰がどこで何をしているかの把握や会議室の運用効率化、入退室に対するセキュリティ強化に重要です。しかし、アナログで管理するには限界があるため、これらを一元管理できるプラットフォーム「EXOffice for Microsoft Teams」の活用がおすすめです。

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