Office をクラウド上で包括的に使える Microsoft 365 は、他ツールを連携させることで、さらに多くのメリットが生まれます。この記事では、Microsoft 365 の概要をおさらいしつつ、連携するとより便利になるツールを業務分野別にご紹介します。業務効率化を目指したい方は、ぜひ参考にしてみてください。
Microsoft 365 とは
Microsoft 365（旧 Office 365）は、米国のMicrosoft社が提供しているソリューションです。文章を書くのに便利な Word や、表計算でよく使われる Excel をはじめとして、PowerPoint、Teams、Outlook、OneDrive など、おなじみの Office ツールが一箇所にまとめられているものだと考えればイメージしやすいでしょう。これまで Office は、それぞれパソコンにインストールする独立したソフトウェアでした。しかし、近年ではクラウドサービスとして、サブスクリプション型で提供されています。
Microsoft 365 は、こうした Office ラインの製品をまとめ、クラウド上で活用することで、遠隔にいるメンバーともチームコラボレーションをさらに推進したり、より高いセキュリティを確保したりすることを目指した総合ソリューションです。
Microsoft 365 を他のツールと連携させるメリット
Microsoft 365 は、それだけでも魅力あるソリューションですが、ほかのツールと連携させることで、さらに大きなメリットを受けられます。たとえば、ルーティンワークなどの定型業務を効率化できたり、手間がかかっていた作業を便利に済ませられるようになったりします。
また、近年ではリモートワークが浸透しつつあるとはいえ、実際の仕事はチームで進めることが多く、情報伝達の方法や質については悩みが尽きません。その点、Microsoft 365 を他ツールと連携させることで、たとえ遠隔にいるメンバー同士でも、あたかもその場に同席しているかのように、円滑なコミュニケーションが図れるようになります。
Microsoft 365 と連携して活用できるツール
ここでは、Microsoft 365 と連携することでより便利で使えるツールについて、分野ごとにご紹介します。組織で課題を持っている分野があれば、ぜひ参考にしてみてください。
営業支援ツール
一般的に営業活動は、潜在的な見込み顧客も含めた顧客管理や商談、マーケティング施策、見積作成など多岐にわたり、煩雑さゆえに多くの手間や時間がかかります。そうした作業を一元化し、支援してくれるのが営業支援ツールで、マイクロソフト製品では Dynamics 365 がそれに該当します。過去の販売データを収集・分析することで、次に打つべきアクションがわかるなど、販売促進に役立つ機能を備えているのが特徴です。
Microsoft 365 と連携すれば、営業情報の管理が効率化され、スムーズに営業活動を行えるようになるでしょう。
ナレッジ共有ツール
社内で過去のナレッジを共有し合うことにより、ミスの再発を予防したり、業務効率化を図ったりする企業も増えています。そうしたナレッジ共有ツールを Microsoft 365 と連携させれば、ノウハウの蓄積がスムーズに行えるようになります。関係者間でナレッジを共有することにより、業務の属人化を防ぐとともに、個人が持つ情報を解放し、組織のパフォーマンスを最大化できるメリットがあります。
ログ管理ツール
リモートワークが浸透してきつつある昨今、自宅など遠隔地からオフィスにあるパソコンや社内のネットワークへつなげる機会も増えてきました。ログ管理ツールは、情報漏えいを防ぐためにセキュリティを守ったり、アクセスログの状況監視や管理をしたりするツールです。とくにリモートワークが進んでいる昨今では重要性が増しており、Microsoft 365 と連携すれば、利用ログを取得できるのが特徴です。定期的な監査時にも、うまく活用可能でしょう。
顧客管理ツール
かつて顧客管理といえば、単に氏名や電話番号など基本情報の管理のみを指すことが一般的でした。しかし近年は、そうした顧客情報をマーケティングに活かし、ビジネスへつなげられる情報も含めて包括的に管理できるツールが登場しています。中には、営業支援ツールと兼ねられているツールもあります。Dynamics 365 もその一種で、CRMやERPといった機能を持ち、自由に組み合わせて利用できます。
Microsoft 365 と連携すれば、よりスムーズに顧客データを利活用でき、マーケティング強化に役立つほか、カレンダー同期によってスケジュールの一元管理も可能になるでしょう。
コミュニケーションツール
毎日チームメンバーがオフィスに出勤するスタイルが減り、遠隔で仕事をする機会が増えている現在、社内でのコミュニケーションの形も変化しています。電話やメールはもちろん、チャットツールを使うケースも増えています。
チャットツールをはじめとするコミュニケーションツールは単体でも使えますが、Microsoft 365 と連携すれば、Office 製品を使っているときにツールをわざわざ切り替えなくて済むメリットがあります。Excel の数表などのファイルを同じように開いて共同編集できるなど、よりスムーズに業務を進められるようになります。
ストレージ
ストレージには「保管」や「蓄積」といった意味があり、これまでファイルやデータはパソコンのローカルフォルダに格納するのが一般的でした。クラウド化が進むにしたがい、ストレージもオンライン上に移り、ユーザーは必要なデータやファイルをオンラインストレージに保存するようになっています。
こうしたオンラインストレージツールと Microsoft 365 を連携させることで、関係者がファイル共有する形となり、必要なときに閲覧したり、Teams から直接編集したりできるなどのメリットがあります。
ワークフローシステム
ワークフローシステムは、業務における適切なワークフローを作成したり、フローに沿って業務プロセスを動かしたりできるツールです。Microsoft 365 と連携すれば、ログイン認証などでの手間が減るほか、煩雑で面倒な申請業務がシンプル化し、誰でもスムーズに行えるようになります。
受付ツール
受付ツールとは、会社ビルやオフィスでの受付業務をデジタル化できるツールです。わざわざ受付に人員を配置する必要がなくなり、完全非接触化や業務効率化、ひいてはコスト削減にも役立ちます。
Microsoft 365 と連携させることで、事前にアポイントを取った際にOutlook カレンダーへ自動登録されたり、あるいはWeb会議の場合、Teams の会議URLが自動発行されたりするものもあり便利です。
RPA
RPA（Robotic Process Automation）とは、コンピューターで行われる定型作業を、人に代わって自動化する技術を指します。労働人口が減り続けている中で、限られた人材を活かすためには、こうした自動化によって業務効率化を目指すことが重要です。
RPAを実現できるツールとしては、Microsoft社の Power Automate などが挙げられます。Microsoft 365 と連携すれば、Teams や OneDrive といった Office の各ツール間で、作業をよりスムーズに効率化できるようになります。
グループウェア
グループウェアとは、組織におけるコミュニケーションを活性化させることで、スムーズに業務を行えるようにするツールです。Microsoft 365 と連携させると、スケジュールやさまざまな情報を共有できたり、Web上で一度ログインすれば、グループウェア上のツールをすべて使えるようになったりするため、業務効率化がぐんと進みます。
まとめ
Microsoft 365 でさらに生産性を向上させるには、別のツールと連携させることも検討するとよいでしょう。これから新規でPCを購入される場合は、Microsoft 365 に最適化して開発された2in1PCである「Surface」がおすすめです。ぜひ併せて活用してみてください。
