今回は、Outlook活用術として、グループ作成機能とその便利な使用方法について紹介します。
Office 365とOutlook.comの違いは？
Office 365の中でメール機能を提供するのはExchange Online、並びにインストール型のOfficeアプリケーションとしてパソコンに導入するOutlookです。実は、これ以外にOutlook.comというメールサービスがあります。ここでは、Office 365のOutlookとOutlook.comの違いについて少し説明します。
簡単に区切ると、Office 365のOutlookはビジネス向けのメールサービス、Outlook.comは一般ユーザー向けのメールサービスとなります。
そのためOutlook.comは、GmailやYahoo!メールといった無料メールサービスと同じ位置づけ、と考えるのがよいでしょう。ただし、Outlook.comはクラウドストレージのOneDriveを同時に利用したり、Office Onlineを使用してブラウザ上でOfficeファイルを編集したりと、ビジネス向けの機能も提供されているのが特徴です。
Outlookのグループ作成機能とは？
ここから本題に移ります。Outlookのグループ作成機能とは、文字通りメールを送信するためのグループを作成する機能です。例えば皆さんは、複数関係者に一斉送信するメールを作成する際に、送信先を一件一件追加していく作業を、面倒だと感じたことはないでしょうか？
Outlookのグループ作成機能はこうした面倒さを解消するためのもので、複数の連絡先をグループとして登録すると、グループを選択するだけでメールの一斉送信が可能になります。これまで一件一件入力していた送信先が、ワンクリックで完了するというわけです。
≪Outlookでグループを作成する方法≫
グループの作成は、パソコンにインストールされたOutlookと、ブラウザ上のOutlook on the Webでは作成方法が異なります。
まずOutlookでグループを作成する場合は、Outlookを起動してホームタブを開き、グループ欄にある新しいグループをクリックしてください。「グループの作成」というウインドウが表示されるので、グループ名、グループのメールアドレス、グループについての説明を記入して、グループの分類、それとプライバシーレベル(公開する範囲)を選択します。
ちなみにグループを作成してからメールアドレスを変更することはできないので、注意しましょう。
メンバーが各人の受信トレイにグループメールを受信できるようにするには、詳細オプションをクリックして、グループの会話ボックスをオンにします。設定が完了したら、作成をクリックしましょう。
これで新しいグループが作成されたので、次に「メンバーの追加」というウインドウが表示されます。グループのメンバーを入力していったら、最後に追加をクリックすれば、グループへのメンバー追加は完了です。
次にOutlook on the Webでグループを作成すう場合、まずOffice 365にサインインしてからOutlook on the Webを開きます。画面左にあるグループ欄のプラスマーク(＋)をクリックすると、「グループの作成」というウインドウが表示されます。
Outlookの場合と異なる点は、グループのメールアドレスを入力する項目がなく、グループ関連通知の言語という項目が加えられている点です。さらに、グループからのメールをメンバーの受信トレイに表示させたい場合は、ウインドウ下部にある「メンバーが受信トレイでこのグループのフォローをするよう設定する。」の項目にチェックを入れます。
各項目の入力・選択が完了したら、ウインドウ上部にある作成をクリックしましょう。これで新しいグループが作成されたので、先ほどと同じようにメンバーを追加して完了させれば、特定のメンバーのみで構成されたグループが作成されます。
グループ作成機能の様々な活用方法とは
Office 365のOutlookに搭載されているグループ作成機能は、単に一括送信メールの作業を短縮するために存在するのではありません。様々な活用方法によって、日々の情報共有を円滑にできます。
例えば、組織内で複数のニュースを定期的に配信している場合、ニュースごとにグループを作成すれば、ユーザーは任意のニュースのみを受け取ることが可能になります。Outlookのグループ作成機能は設定によって、ユーザー自身のグループ参加を自由に行うことができるためです。
≪グループへの参加方法≫
Outlookの場合は、グループ欄にあるグループの参照をクリックし、検索ボックスにグループ名を入力するか対象のグループが見つかるまで画面をスクロールします。対象のグループが見つかったら、右横にある参加をクリックすると、そのグループに参加できます。
Outlook on the Webの場合は画面左にあるグループタブをクリックし、次に検出をクリックします。すると参加可能なグループがアルファベット順に表示されるので、参加するグループを選択してから参加をクリックしましょう。
このように、グループへの参加方法は非常に簡単なので、複数のニュースグループを作成しておくことで、ユーザーは自分が欲しい情報だけを入手し、作業効率を向上させられます。
この他にも、Outlookのグループ作成機能には様々な活用方法があります。新しいグループを作成することで、ユーザーは次のような機能を使用できるのです。
- 受信トレイの共有 - メンバー間の会話をメールにして、専用の受信トレイに保存します。さらにグループ専用のメールアドレスがあるので、外部の人からメッセージを受け取れるよう設定することも可能です。
- 予定表の共有 - グループに関連するイベントのスケジュールを予定表として作成し、グループ全体に公開できます。
- ファイルの共有 - ファイル共有サービスであるSharePoint Onlineと併用して、グループだけのファイル共有スペースを作成できます。
- ノートの共有 - ノート作成サービスであるOneNoteと併用して、グループ内のアイデアや戦略をまとめられます。
- タスク管理の共有 - プロジェクト管理サービスであるPlannerと併用して、グループのタスクを一元的に管理します。
これらの機能を利用するために併用するサービスは、Office 365のプランに全て含まれています(Office 365 BusinessとOffice 365 ProPlusを除く)。従って、Outlookで新しいグループを作成すれば、これだけの機能で、情報共有を大幅に促進できるでしょう。
まとめ
Office 365で提供されている便利機能は、Outlookのグループ作成機能だけではありません。複数のサービスで構成された無数の機能が、すべて組織のコミュニケーションとプロジェクト管理、ファイル作成などの作業を効率化するために存在しています。人材不足が問題視されている中、生産性を向上するためにOffice 365の導入を、ぜひ検討してみてください。
