Microsoft 365のメール機能｜詳細設定や容量確認方法など徹底解説

Microsoft 365は、Microsoft社の提供するサービススイートです。

WordやExcelといった業務向けアプリケーションだけでなく、グループウェアを構築できるSharePointやRPAツールであるPowerAutomateなどが利用できます。

本記事では、そのMicrosoft 365の機能の1つである企業向けのメールを利用する方法を紹介します。

Microsoft 365のメール機能とは

Microsoft 365では、メールに関する機能としてOutlookとExchange Onlineの2つの機能を提供しています。まずは、この2つの機能の違いから解説します。

Microsoft 365のメール機能｜Outlook

Outlookは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどで利用できるメールクライアントです。既存のメールアカウントを設定することでメールの送受信が可能となるため、MicrosoftのアカウントだけでなくGmailやYahoo!メールといった外部メールの送受信も可能です。

また、Outlookはメールの送受信だけでなくさまざまな機能を利用できます。
具体的には、以下のような機能を有しています。

Microsoft 365のメール機能｜Exchange Online

Exchange Onlineは、Microsoft 365のバックエンドで動作しているメールサーバーです。
企業で契約したドメインを設定することで、そのドメインを使ったメールの送受信が可能となります。

社員が持つメールアドレスをExchange Onlineから発行することで、社員それぞれが独自のメールアドレスを持つことができます。会社のメールをExchange Onlineで構築した場合、メールのデータはExchange Onlineに保存される仕組みです。

また、Exchange Onlineは企業向けの機能を多く有しており、セキュリティやバックアップ、監査対応といったオプションが用意されています。

OutlookとExchange Onlineの違い

Outlookはメールクライアントであり、利用者がメールを送受信したり整理するためのアプリケーションを提供しています。一方で、Exchange Onlineはメールサーバーであり、Outlookで送受信するメールそのもののデータを管理するために利用します。

そのため、Outlookは社員が「メールを見る」ために利用し、Exchange Onlineは企業が「メールのデータを管理する」ために利用できると考えるとよいでしょう。

パソコン｜Microsoft 365メールの設定

パソコンでMicrosoft 365のメールを利用するには、主にデスクトップ版OutlookとWeb版Outlookという2種類の方法があります。それぞれの方法を紹介しますので、設定の参考にしてください。

デスクトップ版Outlookメール設定の基本

デスクトップ版Outlookは、WordやExcelなど他のOffice製品をインストールするとセットでインストールされます。

Outlookを起動すると、以下のような画面が表示されます。Microsoft365のアカウントですでにログインしている場合、以下のように自分のアカウントが表示されています。

もしブランクの場合には自身のメールアドレスを入力し、「続行」をクリックします。

Microsoftアカウントでの認証が終わると、以下のようにOutlookの利用を開始できます。左側にメニューやメールボックスが表示され、メニューを選択することで機能を切り替えて利用します。契約プランによっては、SharePointや Teamsといった他のMicrosoftサービスとも連携可能です。

デスクトップ版Outlookにアカウントを追加する方法

デスクトップ版のOutlookを利用している場合、さらにメールアカウントを追加できます。

この手順により、複数のメールアドレスをOutlookで利用できるようになります。Microsoft 365のメールアドレスだけでなく、GmailなどのメールもOutlookに追加できますので、1つのアプリで複数のメールアドレスを管理可能です。

Web版Outlookにアカウントを追加する方法

Microsoft 365のメールは、デスクトップだけではくWebブラウザからもアクセスできます。

サインインが完了すると、Outlookの利用を開始できます。Web版OutlookはMicrosoft 365のメールアドレスしか利用できないなどの機能制限があるものの、メールや予定表といった機能はデスクトップ版Outlookと同等に利用できます。

スマートフォン｜Microsoft 365メールの設定

Microsoft 365のメールは、パソコンだけでなくiPhoneやiPad、Androidといったスマートフォン・タブレットでも利用できます。

例として、Android版Outlookを利用してMicrosoft 365メールへアクセスする方法を紹介します。

Android版Outlookメール設定の基本

Android版OutlookはAndroid向けのPlayStoreにて公開されています。利用する際は、Play Storeを起動し「Outlook」で検索することで簡単にインストールできます。

起動すると、アカウントを追加する画面が表示されますので、画面の指示に従ってメールアドレスを入力すれば設定は完了です。

Android版Outlookにアカウントを追加する方法

Android版Outlookも、デスクトップ版Outlookと同様に複数のメールを利用できます。

アカウントの追加登録が完了すれば、1つのアプリ内で複数のメールアドレスを利用できるようになります。

応用｜Microsoft 365メールの設定

Microsoft 365のメールをさらに便利に活用するためのメール設定を紹介します。

署名を設定する方法

メールに付与する署名を設定します。

署名の表示名と署名の内容を入力することで、以降はこの署名をメールの末尾に付与できるようになります。

また、この署名はOutlookのアカウント上に保存されるため、デスクトップ版Outlookで作成した署名はWeb版やモバイル版のOutlookでも利用できます。

自動アーカイブの設定方法

受信したメールボックスに対して、一定期間が経過したら自動で削除やアーカイブをする機能が備わっています。メールの中でも、「メールは削除はしたくないが、受信ボックスからは移動させたい」というメールについては、一括処理ルールを利用することで「アーカイブ」フォルダに自動的に移動できます。

自動でアーカイブをしたいフォルダを選択し、メニューから「一括処理」を選択します。

「常に Microsoft フォルダーのメッセージのうち10日以上経過したものを移動する」を選択することで、10日経ったメッセージは自動でアーカイブへ移動されます。

これらの整理やルールの機能は、Exchange Onlineの管理者機能によって制限できます。セキュリティの要件に応じて機能が制限されるため、利用者は注意が必要です。

メールエイリアスを追加する方法

メールエイリアスとは、同じメールボックスに対して複数のメールアドレスを設定できる機能です。例えば、社外向けの受信専用にアドレスを用意したり、顧客ごとに別のメールアドレスを利用したりといった場合に活用できます。Outlook上は1つのメールアカウントとして扱われますので、アカウント切り替えなどの手間が省けます。

なお、企業向けのMicrosoft 365を契約する場合、エイリアスの追加は管理者のみが実施できます。

エイリアス欄に新しいメールアドレスを入力することで、エイリアスを設定できます。

メール自動転送の設定

電子メールの便利な機能として、「受信したメールを外部のメールに転送する」という機能が存在します。例えば、長期休暇中の部下のメールを一時的に上司に転送する場合などが考えられます。

この際、「転送されたメッセージのコピーを保持する」のチェックボックスを外した場合、本人のメールボックスに受信したメールは保持されず、転送され次第削除されます。

本来のメールアドレスの持ち主がメールを受信できなくなるため、特別な理由がない限り、この項目はチェックを入れるようにしましょう。

なお、本機能を利用すると個人のメールアドレスにも転送が可能です。Microsoft 365の管理者であればこの転送設定を制限できますので、導入の際には設定可否を判断の上、正しく運用してください。

Microsoft 365メールの容量に関するQ&A

メールを運用する上で重要なのがメールボックスの容量です。Microsoft 365のメール容量に関して、特に気になる疑問にお答えします。

Outlookメールの容量

Outlookで利用できるメールの容量は、Microsoft 365の契約形態によって、50GBまたは100GBが各ユーザーに割り当てられます。

一般的な企業の利用では50GBを超えることはあまりないといえるでしょう。ただし、割り当てられているメールの容量を超えた場合メールの送受信ができなくなりますので、定期的に古いメールの削除などを実施するとよいでしょう。

Outlookメールの容量の確認方法

自身のOutlookで使えるメールの容量は、Outlookのアカウント画面から確認できます。

フォルダ分けをしてメールを整理している場合には、フォルダごとの容量も表示されます。

対処法｜Outlookメールの容量オーバー

もしメールの容量がオーバーした場合には新しくメールの送受信ができなくなるため、容量を確保する必要があります。

個人単位での容量がオーバーした場合には、まず古いメールの削除をすることから始めましょう。案件やメールマガジンなどをフォルダ分けして整理している場合には、そのフォルダの容量を確認してください。フォルダ内のメールを一括で削除することで、空き容量を1度に増やすことも可能です。

画像をはじめとする添付ファイルを扱う場合にはメールの容量を圧迫してしまう可能性があります。

PPAP（パスワード付きZIPを添付する手法）の問題から、メールへの添付自体がNGとなっている企業も増えてきています。社外にファイルを送信する場合にはメールへのファイル添付を使わずOneDriveにアップロードしたファイルのリンクを共有するなどの対応が推奨されています。

それでも、受信するメールの量が多くて容量が足りなくなる場合もあるでしょう。契約するプランを変更することで、メールボックスの容量が増える場合があります。全社的に容量が不足するような場合には、プランの変更も視野に入れるとよいでしょう。

Microsoft 365メールが使えるプランと料金

企業向けのMicrosoft 365は、大きく分けると中小企業向けのBusinessと、大企業向けのEnterpriseに分類されます。その中でも、デスクトップ版OutlookとExchange Onlineが利用できるプランが異なりますので、検討の際には注意しながら適切なプランを選択してください。

※全て消費税抜き価格

OutlookでCopilotを利用してできること

Copilotは、Microsoftの提供する生成AIサービスです。個人向けのCopilotはWindows11などで無料で利用できますが、有償の企業向けCopilotを契約することで、Outlookのメールをより便利に活用できます。

Copilot for Outlookでは、具体的に次のような機能を提供しています。

Copilotのメリットとして、過去のメールだけでなく、Office文書やTeams、SharePointなどから総合的に判断して文章を生成することが挙げられます。Microsoftのサービスと密に結合しているため、ChatGPTをはじめとする他社サービスと比較しても、より自社の実績やルールに沿った文章作成が可能です。

まとめ

Microsoft 365を契約すると、パソコンで動くソフトウェアだけでなく、クラウド上にメールサーバーも構築できるようになります。Microsoft 365には多くのサービスが含まれるため、それらをうまく組み合わせることで、業務の効率化が狙えます。

WordやExcelといったOffice製品と同じライセンスでメールの構築も可能であるため、それらの製品とあわせて検討してはいかがでしょうか。