会社内のメンバーとのやり取りなどで広く使われているMicrosoft Teams。社員同士でのやり取りが簡単にでき、コミュニケーションを密に取れるという大きなメリットがあるツールです。しかし、その運用における課題が生まれているのも事実です。
それが、Teams内で作成できる「チーム」の乱立で、Microsoft Teams利用者にとってデータ管理のミスにもつながるとして対応策が求められています。今回は、Microsoft Teamsのチーム乱立について解決できる、具体的な対応策をご紹介します。
Microsoft Teamsとは
まず、Microsoft Teamsとは何かを見てみましょう。
Microsoft Teamsとは、その名前の通りマイクロソフト社が提供するツールで、企業が円滑にコミュニケーションを取ったり、ファイル共有やWeb会議などの業務を行ったりできます。Microsoft 365アプリケーションの一部でもあり、利用者も多いのが特徴です。
特に、新型コロナウイルス感染症の影響で企業はテレワークを強いられたこともあり、出社するのではなくMicrosoft Teamsのようなツールを使ってオンラインでやり取りをする流れが求められています。ほかにもさまざまなコミュニケーションツールが存在していますが、Microsoft Teamsは「マイクロソフト社」という大手企業が提供するツールということもあり、安心して利用できるとして人気を集めています。
Microsoft Teamsの主な機能としては、社員同士のチャットやビデオ会議、ファイル共有などが挙げられます。社員がお互いに離れた場所にいても、スムーズに仕事を進められる機能が揃っており、まさにコロナ禍のテレワークで重宝されている存在といえるでしょう。
Microsoft Teams運用時の課題
では、そんなMicrosoft Teams運用時に生まれる「課題」について見てみましょう。
使いやすいツールであるがゆえに、ユーザーが増えることでさまざまな弊害が生まれてしまいます。企業にとって大きなリスクであることを知るために、まずはMicrosoft Teamsを利用するうえでどのような課題が発生するのかを見てみましょう。
チームの乱立
Microsoft Teams運用時の課題の一つとして挙げられるのが、「チームの乱立」です。
Microsoft Teamsでは社員同士がチャットによるコミュニケーションを図れますが、その際にプロジェクトごと・部署ごとなど「チーム」を作って、チーム内でやり取りが可能です。こうしたチームを作ると、企業の規模によってはチームの数が膨れ上がり、なかにはなかなか稼働しないチームも出てきてしまいます。
チームの作成を自由にしてしまうと、どうしても活発に使われるアクティブなチームと、そうでない非アクティブなチームが出てくるでしょう。なかなか稼働されないチームでも、ファイルの共有や社内情報をやり取りしている場合には情報漏洩のリスクが高まるほか、無駄なデータの蓄積によって業務効率の低下など、さまざまなデメリット発生が考えられます。
チームが乱立すると部署や業務をまとめるリーダーは全体像が把握しづらくなり、業務の進み具合がわからなくなったり、セキュリティのリスクが高まったりするなど、企業として非常に大きな課題といえるでしょう。
チームメンバーの管理
次に、「チームメンバーの管理」についてです。
Microsoft Teamsで個別にチームを作成するためには、その権限が必要ではあるものの、所有者権限は他のユーザーにも簡単に付与できてしまうため、すぐに他の社員がチームを立てることが可能です。
このように、他のユーザーにも簡単に権限が付与できるのがメリットである一方、そのぶんチームが乱立しやすく、デメリットでもあります。さらに、権限を与える人選を見誤ると、社内の機密データにアクセスできてしまう可能性も考えられます。チーム作成を社員に任せるのはもちろんですが、その際は情報漏洩や機密データへのアクセスなどのリスクをしっかり考慮し、どのメンバーに、どのような権限を付与するかを慎重に考えなくてはなりません。
外部ユーザーの管理
最後に、「外部ユーザーの管理」についてです。
コロナ禍のテレワークや在宅勤務の増加に伴って増えているのが、社外の人や取引先の担当者との、直接顔を合わせないWeb会議やチャットツールを用いたやり取りです。
Microsoft Teamsは企業内で社員同士が利用するだけでなく、こうした外部のユーザーを招いてやり取りをすることも可能です。Microsoft Teamsで社外のユーザーとやり取りをするためには、「ゲストアクセス」と「外部アクセス」という2つの方法があります。
今後「ウィズコロナ」の時代に移り変わっていきますが、テレワークや在宅勤務が少しずつ定着し、社外の担当者ともこうしたツールを用いてのやり取りが増えていくでしょう。その際に、外部ユーザーの管理をどのようにするかという課題も生まれます。
Microsoft Teamsの課題を解消する運用ルール
ここからは、Microsoft Teamsで発生しうる課題をどのように解消すれば良いか、社内で定めておくべき運用ルールについてご紹介します。情報漏洩や機密情報へのアクセスなどは企業にとって非常に大きなリスクになり得るため、トラブルを防ぐためには事前のルール策定が欠かせません。
投稿禁止事項の策定
まず1つ目は、「投稿禁止事項の策定」というルールについてです。
Microsoft Teamsを活用すると、チャットなどで社員同士のやり取りをした際、ふとしたときにプライバシー性の高い情報が投稿されることがあります。こうした情報がチャット内で積み重なり、リスクの高い状態にならないようにする必要があります。
そのため、ルール策定で大切なのは「何をしないのか」を決めておくことです。特に、顧客情報など個人情報に関わるものは明確な投稿禁止事項を定めておき、万が一の際に情報流出してしまうリスクを少しでも下げておくようにしましょう。その投稿を目にした社員から思わぬ形で情報漏洩してしまう可能性も考え、何をしてはならないのかを定め、社内でしっかりと共有しましょう。
適切なコントロール
2つ目のルールとして挙げられるのが「適切なコントロール」です。
Microsoft Teamsでよくあるチームの乱立を防ぐためには、利用権限を多く付与しないことなど制限を設けることです。しかし、実際の利用者である社員に制限を設けすぎると、利便性を損ねてしまうため、実際にメンバーの追加や新しいチームを作成したいときに叶わず、社員の業務効率の低下やストレスにつながる可能性もあります。
そこで、利用権限や利用時間帯の策定については必要以上にルールを作って締め上げるようなことはせず、管理者・ユーザーともに負うべき責任の範囲について共有し、適切にコントロールする必要があります。どのようなリスクが考えられるのかを共有し、それを解決するためのマニュアルを作って社員全体に共有し、理解を得るのも良いでしょう。
まとめ
Microsoft Teamsは便利なコミュニケーションツールである一方、チームの乱立によってメンバーやチームの管理が難しくなってしまったり、ルールを設けすぎることでメンバーの利便性を損ねてしまったりする可能性があります。
そのため、こうした課題を解決するためにはメンバーでどこまで権限を付与するかを議論するとともに、リスクを避けるため投稿禁止事項の作成など明確な線引きを行いましょう。
また、Microsoft Teamsの管理に役立つレポートをまとめる「Enterprise Reporter」は、Teamsの状況をレポートにしてくれるため一目で状況を把握できるメリットがあります。チーム数や規模などをまとめ、現状を可視化できるEnterprise Reporterを使い、適切な管理を行いましょう。
