世界で最もユーザー数の多いクラウドサービス「Office 365」(2015年Okta調べ(https://www.okta.com/businesses-at-work/2015-08/))。日本国内においても2016年には富士通が全従業員16万人を対象にOffice 365を導入したり、三菱電機では2018年3月までに300拠点14万人に向けてOffice 365を導入するなど今もなお普及が進んでいます。
皆さんの周囲でも取引先や競合がOffice 365を導入して円滑なコミュニケーション基盤を構築した、という話を耳にするのではないでしょうか？
このようにOffice 365は世界的に導入が進んでいますが、必ずしも導入が簡単というわけではありません。Office 365を導入する企業の中には見切り発車や場当たり的な導入によって失敗するケースも少なくありません。
そこで今回は、Office 365構築時に考慮すべきポイントについてご紹介します。
Office 365構築時に考慮すべきポイント
1.ネットワーク帯域の事前検証およびサイジング
最初のポイントはOffice 365を構築するにあたって欠かせないネットワークに関するものです。従来のシステムはイントラネットワークを利用しますが、Office 365で利用するのはインターネットという外部ネットワークです。そのため、これまでイントラネット内で閉じていたトラフィックがインターネットアクセスに変わり、大量のインターネットアクセストラフィックが発生します。
富士通や三菱電機ほどの規模は無くとも、1,000人以上の環境でOffice 365を構築するのであれば今までのネットワーク帯域では大量のアクセスに対応できない可能性があります。そこで重要なのがネットワーク帯域の事前検証およびサイジングです。
構築段階から小規模なトライアルにて事前検証を行い、全体的にどれくらいのネットワーク帯域が必要になるかの計算とそのコストを見積ります。この見積もりが甘いと、後々取り返しのつかない事態になることも。Office 365を構築するにおいてネットワークは最重要なインフラなので、事前検証とサイジングを徹底しましょう。
2.導入プランを十分に検討する
Office 365にはビジネス向けに7つのプランを提供しておりそれぞれ特徴が異なります。各プランの違いを簡単に説明すると次の通りです。
≪300ユーザーまでのプラン≫
- Business Essentials…Exchange OnlineやSharePoint Onlineなどのコミュニケーションツールを提供。Officeライセンスは無し。
- Business…Officeライセンスとユーザーごとに1TBのクラウドストレージを提供。その他のコミュニケーションツールは無し。
- Business Premium…上記2つのプランを統合。かつ複数のコミュニケーションツールを提供。
≪ユーザー数無制限のプラン≫
- ProPlus…Officeライセンスとユーザーごとに1TBのクラウドストレージ、およびSkyp e for Businessを提供。その他のコミュニケーションツールは無し。
- Enterprise E1…Business Essentialsが提供するサービスに加えて高度なコミュニケーション機能を提供。Officeライセンスは無し。
- Enterprise E3…ProPlusとEnterprise E1を統合。かつインプレース保持や電子情報開示などのコンプライアンス機能を提供。
- Enterprise E5…Enterprise E3が提供するサービスに加えて高度なセキュリティ機能と分析機能を提供。
以上7つのプランから適切なものを選ぶ際に、「○○社が導入したプランだから」など十分な検討をせずに導入すると失敗する可能性があります。或いは「上位プランを導入すれば間違いない」など安直に考えてしまうと、自社にとって機能過多になったりコストが肥大化することも。まずは現状把握を行い最適なプランを選ぶための検討を重ねましょう。
3.段階的に構築する
システム構築の基本はスモールスタートでありOffice 365においても例外ではありません。構築の容易さ(従来のシステム構築に比べて)から「いきなり全社適用しても大丈夫だろう」という油断が生まれがちですが、やはりスモールスタートによって段階的に構築するのがセオリーです。
しかしその点で言えばOffice 365は導入しやすいサービスでしょう。ユーザー数は自由に増減ができ、管理者センターから権限設定をすれば利用するサービスの範囲を限定できます。最初はトライアルをかねて一部のチームや部署にて機能制限をかけた状態でOffice 365を構築し、そこで得たノウハウなどを徐々に拡大していけばいいのです。
4.必要に応じてセキュリティポリシーを変更する
従業員が日常的に機密情報を扱うような企業では厳格なセキュリティポリシーを設けているかと思います。ノートパソコンの社外持ち出し禁止や外出先からのメール送受信禁止など、こうしたセキュリティポリシーは組織の円滑なコミュニケーションを妨げる可能性があります。特にOffice 365のようにクラウドサービスを構築する場合は、必要に応じてセキュリティポリシーを変更しましょう。
Office 365のサービスはMicrosoftが運営する国内データセンターにて厳重に運用されているため、高いセキュリティ要件を維持しています。その点を考慮しつつ、Office 365構築にあたってセキュリティポリシーを変更すればより快適なコミュニケーションを実現し、組織の生産性を向上できます。
Office 365のセキュリティ要件に関しては「Office 365 セキュリティ センター」をご確認ください。
5.各部署にリーダーを配置する
Office 365を構築するにあたって重要なのが、各部署での利用を浸透させることと構築後のトラブルシューティングにかかる手間を削減することです。そこで、各部署から数名のリーダーを選出してOffice 365に関するトレーニングを重ね、利用の浸透とトラブル対処を迅速に行います。
特に構築後のトラブル対処を迅速化すれば、情報システムはOffice 365運用に集中できるため組織全体にとって快適なOffice 365構築を継続的に行えます。
ポイントを押さえたOffice 365構築を
今回ご紹介した構築ポイントの中でもネットワーク帯域の事前検証とサイジングは徹底して抑えましょう。最適なインフラさえ整っていれば、他のポイントに関しては構築時に調整が可能です。ポイントを押さえたOffice 365構築で、快適なコミュニケーション基盤を手にま入れましょう。
