大量の紙資料をオフィスから持ち出したり、紙の書類に承認印をもらうために出勤したりするなど、従来の紙を使った文書を使用しているとテレワークの導入は難しいでしょう。テレワークの導入を進めるために必要といわれるのがペーパーレス化です。この記事では、ペーパーレス化の導入について説明します。
テレワークの現状と課題
厚生労働省により発表された「働き方改革」や新型コロナウイルスの感染拡大により、現在では多くのオフィスがテレワークへの切り替えを検討している段階にあります。IT系などテレワークへの切り替えが比較的簡単な職種では導入が進めやすい傾向にあり、総務省の「通信利用動向調査の結果」では、テレワークを導入する企業は導入予定を含み2020年に全体の6割近くまで増加しました。
ところが、導入が難しい業種・職種では未だにテレワークへの切り替えが進まない状況が続いています。導入が難しいとされる企業は、テレワークが進まない原因として「資料が会社にある」「対面で打ち合わせしなければならない」「承認印が必要」の3つの課題をあげています。
テレワークに不可欠なペーパーレス化のメリット
ペーパーレス化では、これまでプリントアウトして紙媒体で管理していた資料や文書をなくし、電子データを使用した業務環境へと移行します。ペーパーレス化を導入すると、必要な資料の閲覧や資料作成、提出までオフィス以外の場所で行えるようになります。紙ベースの文書を使用した状態でテレワークに切り替えると、大量の紙資料が必要、承認印がもらえないなどの課題のためスムーズに業務が行えません。
資料を電子データ化してサーバーに保管すると、オフィス以外でもサーバーにアクセスして資料の閲覧が可能です。資料をフォルダに分けて保管することで見つけやすくなり、検索機能の利用で探す時間をさらに削減できます。
ペーパーレス化後には紙を使用しなくなるため、資料を持ち歩く必要がありません。そのため重要書類を間違って破棄したり置き忘れたりするトラブルの予防にも役立ちます。また、オフィスが災害にあったとしても資料や重要文書がクラウドサーバーに保管されていると、データ損失の心配もありません。コピー用紙代、トナー代、書類の管理や保管にかかる費用など、これまでかかっていた経費の削減にもつながるなど、さまざまなメリットがあります。
ペーパーレスを進めるポイント
ペーパーレスを進める際には、導入後の効果を書き出してメリットを可視化してから、徐々に移行していく必要があります。ペーパーレス化への切り替えは、かかる費用や運用していく上での使いやすさなどを確認、比較検討して適したサービスを選ぶことが大切です。
効果を算出する
ペーパーレス化を進めるには、最初にこれまで紙媒体で処理していた業務を全て電子データ化した際にどの程度のメリットがあるのかを可視化します。現在紙で処理している業務、文書を書き出し、ペーパーレス化が可能な処理を一覧にします。取引先とのやり取りや書類の提出、保管が定められているなど、紙で処理しなければならない書類以外をペーパーレスにした場合にどれだけ工程やコストが削減可能かを数値に出すことが重要です。ペーパーレス化によるテレワーク導入、紙代やインク代、人件費の削減など、効果を可視化して社内の理解を深めてから移行処理を進めます。
部分的にペーパーレスを実施
ペーパーレス化への移行は、社内の混乱を避けるため一気に切り替えするのではなく段階的に行うことが重要です。まずは一部の部署に試験導入への協力を依頼して、部分的にペーパーレス化を実施します。その後長い期間をかけて問題が起きないように徐々に移行を進めていくことで、無理なく切り替えが完了します。
費用や使いやすさを比べて適切なサービスを選ぶ
ペーパーレス化を行う文書や導入に向けての運用ルールを決めたら、適したクラウドサービスを選びます。ネットワークを利用してデータにアクセスするので、徹底したセキュリティ対策を行っているクラウドサービスと一緒にペーパーレス化に必要なツールを検討しましょう。
自社に必要な書類が作れる機能が搭載されているかどうかを、事前に書き出した移行する書類と比較して確認します。機能を付加するのではなく不要な機能を削ることにより、ツールにかかる費用の削減が可能です。
ペーパーレス化後には、社員全員がパソコンを操作しなければなりません。導入したツールの操作が難しい場合社員への負担が大きくなり、全員が操作に慣れるまでかなりの時間がかかります。低価格でも使いにくいツールを選んで失敗しないよう、使える機能、費用、使いやすさなどに注意してサービスを選ぶことが重要です。
ペーパーレスの事例
導入後のメリットを確認できる、ペーパーレス化を実現した企業の事例を紹介します。
清水建設 大量の情報を自動で同期
清水建設株式会社様では、「do!bookⅡ」を活用して建設現場に持ち込む建設関係の膨大な資料をスマートデバイスに配信するペーパーレス化を実現しました。情報量が膨大なため手作業でIT化ができない実情を踏まえ、ファイルサーバから情報を発信する自動同期により、デバイスでのデータ取得を可能にしています。全文字検索機能で、膨大なデータから調べたい箇所をすぐに検索可能。
ユーザ数無制限、マルチデバイス対応のため、あとから人数変更を行う面倒がなく社員それぞれが扱いやすいデバイスで作業できるなど、ペーパーレスにより業務を大幅に効率UPしています。
エイチ・アイ・エス あらゆるファイルを高速閲覧
株式会社エイチ・アイ・エス様の本社・各店舗では、日々大量に作成するチラシの印刷やWebへの公開に関する業務効率化を「do!bookⅡ」によるペーパーレス化で実現しています。ファイルフォーマットフリーの高速ビューワでは、OfficeやPDF、動画などさまざまなフォーマットで作成したチラシの高速閲覧が可能。最新のツアーチラシをファイルサーバに登録すると、各店舗で閲覧、印刷、さらにアプリでお客様に公開も可能です。
最新チラシのプリントからアプリ配信まで完全に自動化するシステムが完成。毎日プリントに費やしていた時間を商品企画にまわせるようになり、効率的に働ける環境になりました。
ペーパーレスに役立つツール
ペーパーレス化には、どこでも資料が閲覧できる「do!bookⅡ」や、リモートでも承認可能な「do!book CB」がおすすめです。テレワーク導入への大きな課題となっている資料と印鑑の問題も解決します。
どこでも資料を閲覧・検索「do!bookⅡ」
do!bookⅡは、ドキュメントを見える化するツールです。社内資料への素早いアクセスが可能、資料を見ながらチャット・会議ができるので、テレワークにも最適です。ドキュメントが保存されているファイルを開かずにプレビューで内容が見える「見える化」機能、ファイル内の文章までピンポイントで文字の位置まで検索する「全文検索」機能が利用可能。パソコンだけでなくスマートフォンやタブレットでも資料が見えるので、いつでもどこでも快適に利用できます。
重要な資料は、ペン、付せん、切り取りなどの機能で印を付けたり、画像だけを再利用したりと自由な使い方で保存できます。簡単な操作性で教育不要、今使っているデバイスですぐに運用できる便利なペーパーレス化ツールです。
電子印鑑でリモート承認「do!book CB」
ペーパーレス化、テレワーク導入後に電子データで書類のチェックと承認印を実施できるのがdo!book CBです。上司にチェックを依頼する資料をdo!book CBの会議ボードへ登録して連絡、通知設定をしておくと、上司がコメントを書き込んだときにリアルタイムでお知らせがもらえます。
承認印も同様に会議ボード上でリアルタイムにやり取りできるため、重要な書類もスムーズに処理が終わります。会議ボード上で終了したページは、ペン、付せん、印鑑を残したままPDF保存が可能。手元の書類をスマートフォンで撮影して登録もできるので操作も簡単、承認作業のための出勤をなくして快適なテレワークをサポートします。
まとめ
テレワークの導入には、ペーパーレス化への移行が必要です。do!bookを活用すると、必要な資料にクラウド上で素早くアクセスでき、承認が必要な資料にも電子データで印鑑がもらえるテレワーク、ペーパーレス環境での業務が可能です。操作性が高く誰でも簡単に使えるペーパーレス化ツールでテレワークの課題を解決できます。
