業務効率化

生産性分析の指標や向上させるための施策を解説!

新型コロナウイルスの世界的流行によって働き方が大きく変化し、「生産性」という言葉を耳にする機会が増えてきました。多くの企業は、自社の事業が効果的かつ効率的に成果を生み出せているかを測る生産性分析を行い、改善施策に取り組んでいます。本記事では、生産性分析で使う各種指標や施策について解説します。

生産性分析の指標や向上させるための施策を解説!

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そもそも生産性とは?

「生産性」とは、ヨーロッパ生産性本部(EPA)によると「生産要素の有効利用の度合い」と定義された指標です。有形無形を問わず、何かモノを作るときに発生する労働力や機械設備、環境、エネルギー、原材料といった生産要素の投入量に対して、実際に作られる生産物(製品やサービス)の産出量の比率として使われます。

生産性が高ければ高いほど、モノを作る際に投下した資源が効果的に活用できていると判断できます。そのため、事業の価値や将来性を測る際や、投資に対する判断材料がほしいときなど、さまざまな場面で活用されます。

日本生産性本部が発表した「労働生産性の国際比較 2021」によると、わが国における時間あたりの労働生産性は、OECDに加盟する38ヵ国中23位、主要先進国G7(アメリカ・フランス・ドイツ・イギリス・カナダ・イタリア・日本)に限れば最下位とのことです。世界的に見ても、日本の労働環境における生産性の低さは大きな課題となっています。

生産性分析とは?

企業が利益を上げるうえでは、1人あたり(または1台あたり)で生み出せる成果の大きさが重要となります。現在取り組んでいる業務が効率よく稼働しているかどうかを分析するためには、成果を生み出すまでにかかる時間や投下する資源が、どれだけ必要なのかを算出する必要があります。

生産性分析は、そういった労働に対する付加価値がどれだけ生み出せているのかを定量的に測る分析手法です。生産性は「投入する資源(インプット)÷得られた成果物(アウトプット)」で算出できます。経営戦略において、資産を効率的に運用できているのか、ボトルネックはどこにあるのかなどを把握するために活用されます。

生産性分析の指標

生産性分析の指標には、大きく分けて以下の3つがあります。

物的生産性

量や大きさ、重さなど、労働を起点に生産したモノの生産量が物理的に計測可能な場合は、物量を対象とした「物的生産性」を計測します。この場合、アウトプットの部分に生産数量や販売金額を置き、「生産数量や大きさ/投入した生産要素」で算出できます。

付加価値生産性

対して「付加価値生産性」は、資本の視点から見た売上高や原材料、加工費、外注費などの外部費用を除いた付加価値額をアウトプットに置いて計算します。そのため、「生産した付加価値/投入した生産要素」で算出できます。

全要素生産性

労働や資本に加えて技術革新、業務効率化による能力向上、規制緩和、ブランド価値といった、あらゆる要素のインプット・アウトプットの関係性を示す指標が「全要素生産性」です。「得られた成果物/(労働投入量)α(資本投入量)1-α」で表され、αには分析する際に労働分配率と資本分配率が任意で設定されます。

これらの式をさまざまな用途に当てはめることで、シーンに合わせて適切な指標を算出できます。

生産性分析の活用方法

生産性分析によって、労働に対する成果である「労働生産性」や、投下した資材に対する「付加価値」、付加価値に占める人件費の割合である「労働分配率」を算出できます。これらの指標を活用することで、事業の効率性を数値で計測できるため、業務プロセスにおける非効率な箇所を見つける際などに役立ちます。

労働生産性は「労働によって生み出された成果/労働量」で算出されます。これをもとに、同じ労働力で生み出せる生産量や効率性について、定量的に分析できるようになります。
一方、付加価値は「付加価値額=収入総額-費用総額+人件費」で表します。これにより、事業活動によって生み出された価値を可視化できます。

付加価値の中における人件費の割合を指す労働分配率は、「人件費÷付加価値×100」で計算します。労働分配率に対して労働生産性をかけて100で割ることで、1人あたりの人件費を算出できます。

生産性を向上させるための施策

生産性を向上させるためには、ワークライフバランスの改善やコスト削減、人材不足への対応などさまざまな方法が考えられます。ここでは、自社の課題を解決しつつ、生産性向上が実現できる3つの手法について解説します。

業務内容の「見える化」

生産性を向上させるための施策として、「業務内容の見える化」が挙げられます。まずは自社の現状にしっかりと向き合い、どのような課題を抱えていて、ボトルネックがどこにあるのかを一つひとつ把握・整理していきましょう。その際は、現場の従業員の意見に耳を傾けることで、経営者・管理者視点では見えていなかった問題点を発見できる可能性が上がります。

現状を把握・整理したら、余計なコストがかかっている工程や、非効率やムダが生じている作業・工数を洗い出すことで、改善すべき点が見えてきます。たとえば現状分析の結果、「業務マニュアルが古く、現在の環境に適していない」という問題が発見された場合は、新たにマニュアルを整備したり作り直したりすることで業務内容が明確になり、見える化ができます。

労働環境の改善

「労働環境の改善」は、生産性を向上するうえで欠かせない要素といえます。というのも、労働環境の良し悪しは従業員のモチベーションや作業効率に大きく影響するためです。特に長時間労働やワークスタイルの不自由さは、組織全体の士気低下にもつながりかねないので注意しましょう。高い生産性が見込める労働環境にするためには、ワークスタイルの自由度を高める社内制度の整備や導入が求められます。
具体的な施策としては、従業員が始業・終業時間を自身で決めて働ける「フレックスタイム制」や、通勤時間や家庭の事情に縛られない「在宅勤務制度」、限られた時間内でメリハリをもって仕事に取り組めるように休日を増やす「週休3日制度」などの導入が挙げられます。また近年では、出勤するオフィスを多様化する企業も増加しており、サテライトオフィスの運用やシェアオフィスの活用など、「テレワーク」の導入も進んでいます。

IT技術の積極活用

生産性の向上には業務効率化が不可欠です。業務管理やテレワーク中のコミュニケーション、顧客管理、バックエンド環境の運用など、重要度の高い業務を効率化する際に導入されるのがIT技術です。

近年、急速にデジタル技術が発達しており、作業中に発生する工程の一部自動化や資料のペーパーレス化、顧客情報や商品情報管理のデジタル化などが可能になりました。特にテレワークの導入が進む昨今では、コミュニケーションツールやリモート下でも生産管理できるシステムを導入する企業が増加傾向にあります。現場の従業員にも扱いやすいツールやシステムを導入できれば、業務効率化に大きく貢献し、生産性の向上が見込めるため、これらIT技術の積極的な活用をおすすめします。

たとえば、Microsoft社が提供する「Microsoft Azure」は、Officeアプリとの連携はもちろんのこと、自社に最適な生産環境の構築が行えます。マーケティング活動であれば販促業務などの管理システムの効率化、製造業であればサプライチェーン全体の管理や製造工程の自動化、遠隔での製造管理などが行えます。あらゆる業界・業種・業態に合わせて適切なシステムを設計できるため、効果的な運用がしやすい点もポイントです。

ほかにも、企業が保有する製品情報の一元管理を実現するPIM(商品情報管理)や、文書ファイルなどを管理しペーパーレス化に資するITツールなど、状況に合わせて適切なソリューションを導入しましょう。

まとめ

自社の現状を生産性分析によって把握することは、経営戦略やマーケティング、業務効率化など、さまざまな場面における意思決定の一助となります。生産性を上げるにはIT技術の活用が不可欠ですが、Microsoft Azureなどを活用すれば、生産性スコアをもとに組織全体の成長を効率よく伸ばすことが可能です。

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