SharePoint Online 外部招待機能の利用

SharePoint Online では外部ユーザー招待機能を利用して、組織外のユーザーとのファイル共有や、サイト共有が行えます。具体的にどのような操作で外部ユーザー招待が行えるか、また共有された外部ユーザーはどのような画面でファイルやサイトにアクセスできるか、ご紹介します。 

• 外部ユーザー招待機能を利用するためには、あらかじめ IT 管理者により利用の許可がされていることが前提になります。
• 認証済みユーザーとして外部ユーザーにファイル共有やサイト共有を行うためには、外部ユーザーにはOffice 365アカウント (外部組織) もしくは Microsoft アカウントが必要です。

ファイルに対する外部ユーザーの招待の場合

特定のファイルを外部ユーザーとサインインをしたうえで共有したい場合の操作です。

共有設定 (社内ユーザーの操作)

ライブラリで、共有したいファイルを選択し、[共有] をクリックします。

 

外部ユーザーのメールアドレス、共有方法、招待メールを送信するかどうかを指定し、[共有] をクリックします。

 

共有相手 (外部ユーザー) の操作

招待されたメールアドレス宛てに共有をお知らせするメールが届きます。
メール内のファイル名 リンクをクリックします。

ブラウザーでサインイン画面が開くため、自分のアカウントを利用してサインインすると、ファイルが開けます。

サイトへの外部ユーザーの招待の場合

サイト全体に対して、外部ユーザーとサインインをしたうえで共有したい場合の操作です。

共有設定 (社内ユーザーの操作)

サイトを開き、[共有] をクリックします。

外部ユーザーのメールアドレス、共有方法、招待メールを送信するかどうかを指定し、[共有] をクリックします。

共有相手 (外部ユーザー) の操作

ファイルの共有と同様に、招待されたメールアドレス宛てに共有をお知らせするメールが届きます。メール内にあるサイトへのリンクをクリックすると、ブラウザーでサインイン画面が開くため、自分のアカウントを利用してサインインすると、共有されたサイトが開き、利用できます。 

匿名リンクを利用したファイル共有の場合

匿名リンクを利用すると、サインインを必要とせずファイルの共有が行えます。

メールに添付するには大きいサイズのファイルを渡したい場合や、ファイルを共有し、上書き等の共同作業をするわけではなく場合などに便利です。 

共有設定 (社内ユーザーの操作)

ライブラリで、匿名リンクを作成したいファイルを選択し、[リンクの取得] をクリックします。

共有を設定するダイアログが開きます。[リンクの取得] よりどちらかを選択します。

[リンクの表示 - サインインを必要としません] : 閲覧のための匿名リンクを作成する場合
[リンクの編集 - サインインを必要としません] : 編集が行える匿名リンクを作成する場合

[作成] をクリックします。

匿名リンクが生成されます。有効期限の設定も可能です。
画面に表示される URL を共有します。

以上が「ファイルに対する外部ユーザーの招待」と「サイト全体に対しての外部ユーザー招待」の手順になります。外部ユーザーとの共有のご参考になれば幸いです。