SharePoint Onlineテンプレートでサイト制作を効率化する

Office 365の一部として、あるいはスタンドアロンサービスとして提供されているSharePoint Onlineは、大容量のファイル共有スペースを提供するだけでなく誰でも簡単に“チームサイト”や“ポータルサイト”が作成できます。言わば“情報集約プラットフォーム”とも言えるサービスですね。

簡単に作成できる背景にはその操作性だけでなく、数種類のサイトテンプレートを提供しているという理由があります。

そこで今回はSharePoint Onlineが提供するサイトテンプレートについていくつか紹介していきたいと思います。

コミュニケーションが活発化するサイトテンプレート

1.チームサイト

テンプレートの特徴

共有ドキュメント、お知らせ、カレンダー、リンク、タスク、ディスカッション掲示板

チームサイトでは複数人でプロジェクトを推進していく上で、必要な情報を一か所に集約することができ、チームの情報整理に最適な環境を整えます。外出先にいてもチームサイトを確認することで情報共有やメンバーとディスカッションができるので、仕事効率性が大幅にアップするでしょう。

2.ブログサイト

テンプレートの特徴

投稿、コメント、リンク、共有、コンテンツカテゴリ、下書き承認、更新通知

ユーザー単位で簡単にブログサイトを開設できるので、組織内のコミュニケーション活動の一環として取り入れると効果的です。社員のアウトプットの場としても活用できるのでスキルアップにも効果を発揮します。

3.プロジェクトサイト

テンプレートの特徴

タスクの視覚的なタイムライン、タスクスケジュール、関連するドキュメントのライブラリ、情報整理のためのノートブック、イベント用の共有予定表

チームサイトのようなコラボレーション機能があり、プロジェクトサマリーではタスクリストに追加されたアイテムが自動的に表示されます。プロジェクトごとに立ち上げ、チームサイトと併用することで情報共有力が高まるテンプレートです。

4.コミュニティサイト

テンプレートの特徴

すべてのサイトコンテンツを利用、ディスカッション履歴を完全に保持、コミュニティ内すべての投稿を検索、コンテンツのカテゴライズ、ガバナンス、レコード管理、ワークフロー統合

メールやインスタントメッセージとは異なり、複数のユーザーが共通の興味・関心のもとディスカッションや相談を行える場として提供することで、インプット・アウトプットのプラットフォームとして活用できます。

エンタープライズ向けのサイトテンプレート

5.ドキュメントセンターサイト

テンプレートの特徴

バージョン管理、ライフサイクル管理、アーカイブの作成、最大1,000万のファイル保管

ドキュメントセンターサイトは大量のドキュメント管理が行えることから、コンテンツアーカイブやアーサリング環境として利用できます。社内ドキュメントのすべてを一か所で管理することにより、仕事効率性のアップが期待できるでしょう。

6.レコードセンターサイト

テンプレートの特徴

バージョン管理、監査、メタデータ管理、電子情報開示、カスタマイズ可能なレコードルーティング

レコードセンターサイトでは法的文書や財務文書など、記録文書(レコード)を格納、整理管理するためのサイトテンプレートです。普段は使用しないが保管義務のあるレコードの収集、管理、廃棄に至るレコード管理プロセスを一貫してサポートしてくれます。

7.ビジネスインテリジェンス(BI)センターサイト

テンプレートの特徴

ビジネスレポート、スコアカード、ダッシュボードの保管、共有、BIコンテンツ専用の構築済みリストとライブラリ

Office 365で提供されるBIツール「Power BI」の分析レポートを確認できるサイトテンプレートであり、分析からレポート作成、情報の共有まで行えます。必要な情報が常にビジュアライズされた環境を整えることができ、データドリブンな経営やマーケティングを実現できるでしょう。

8.検索センターサイト

テンプレートの特徴

既定の検索ホームページと検索結果ページを作成、バーティカル検索、フィルター処理と書式設定が行われた検索結果表示

検索センターサイトが提供するバーティカル検索とは、特定の人物や会話、ビデオなどのコンテンツを検索するようカスタマイズできるページです。欲しい情報にピンポイントでアクセスすることができるので、時間短縮になり仕事効率性がアップします。

他にもある様々なサイトテンプレート

ここまで紹介した8つのサイトテンプレートは、社内コミュニケーションの活発化や仕事効率性アップを目的としたものです。SharePoint Onlineではこの他にも外部向けWebサイトのテンプレートも提供しています。

幼稚園

ご家族へのお知らせ、イベント写真館、行事カレンダーなど重要な機能を提供しつつシンプルポップなサイトテンプレートです。

初等中等教育機関

お知らせ(回覧)、設備利用スケジュール、学校行事などの機能を提供しつつカッチリとしてイメージのサイトを作成できます。

NPO法人

イベントスケジュール、イベント集客率、連絡先一覧などオープンな情報開示を目的としたサイト作成が可能です。

この他にも診療所/クリニックや社団法人向けのなど多数のサイトテンプレートを提供していますので、目的に応じたサイトテンプレートを活用していきましょう。

サイトテンプレートは自分でも作れる

SharePoint Onlineではサイトテンプレートを使用してチームサイトやブログサイトなどを作成できるだけでなく、自らサイトテンプレートを作り出せるのもポイントの一つです。

作成方法も難しいものではなく、必要な機能を付け加えていくだけですので、一般的なPC知識があれば誰にでも簡単に作成できます。

例えばタスクスケジュール機能を備えたブログサイトのようなサイトを作成したり、チームサイトにプロジェクト管理機能を付け加えたりなど意外と自由度が高いので、皆さんの業務に合わせて最適な社内サイトを作り出すことができるでしょう。

保存したテンプレートがあれば同様のサイトをいくつも作成することができるので、仕事効率性がアップするのは間違いありません。

ただしSharePoint Onlineを利用する上で一つ注意していただきたいのが、無駄にサイトを乱立させないことです。チームサイトやプロジェクトサイトを作り過ぎてしまって煩雑化したというケースも少なくないので、必要なサイトのみを作成するよう心掛けましょう。

まとめ

いかがでしょうか？実はグループウェアの中でもSharePoint Onlineのように、ここまで自由度の高いサイト作成ができるサービスはかなり限られています。ですので有効活用できるチームサイト作成やコミュニケーションの活発化などに重点を置きグループウェアを導入する際は、SharePoint Onlineも検討リストに入れておくといいかと思います。

また、SharePoint Onlineを含みビジネスメールのExchange OnlineやWeb会議のSkype for Businessなどを包括的に提供しているOffice 365では、さらに効果的なグループウェア環境を提供できますのでぜひ検討してみてください。