さまざまなワークスタイルが浸透し、“PCやモバイルデバイスにインストールしたアプリ、あるいはブラウザアプリから接続し、ユーザー同士でWeb会議を行う。”これがWeb会議システムを利用する上での、一般的な認識ではないかと思います。
実は、Office 365の一部で提供されている Skype for Business では、通常の電話からWeb会議に参加できる“PSTN会議(ダイヤルイン会議)”という機能があるのをご存知でしょうか？
これを利用すればPCやモバイルデバイスを使用できない状況になっても、Web会議に参加することができるので、組織コミュニケーションの幅が大きく広がります。
今回はこのSkype for BusinessにおけるPSTN会議についてと使用方法などを紹介していきたいと思います。
「Web会議」について調べてみよう！
PSTN会議とPSTN通話
一般的に“ダイヤルイン会議”と呼ばれているPSTN会議についてですが、実はもう一つ“PSTN通話”というサービスが存在します。
サービス名称も似ていることからややこしいかと思いますので、まずはこの2つのサービスの違いについて解説します。
PSTN会議とは
PSTN会議とはSkype for Businessのアプリからではなく、“通常の電話から”Web会議に参加できるようになるサービスです。ダイヤルイン番号と会議IDさえあれば誰でもWeb会議に参加することができます。
ただし、PSTN会議でWeb会議に参加したユーザーは音声のみであり、ビデオ通話、インスタントメッセージ、ファイル送信などその他の機能は利用できません。
PCもモバイルデバイスも使用できない状況や、インターネットに接続できない環境にあってもWeb会議に参加できるのでメリットはかなり大きいでしょう。
PSTN通話とは
PSTN通話とは電話回線に対する外線への発信、あるいは外線からの着信を受けることができるサービスです。
イメージとしては、手持ちのPCやモバイルデバイスで社用の固定回線を使用できるようになるといった感じです。
デバイスの種類に関わらず、すべてのSkype for Businessデバイス間で音声通話ができるようになります。
これがPSTN会議とPSTN通話の違いですが、実はPSTN通話は国内サービスがサポートされていないので、皆さんが導入出来るのはPSTN会議のみとなります。
Microsoftホームページ内ではPSTN通話を国内で利用できると認識してしまうような表記が一部ありますが、現時点ではサポートされていないのでご注意ください。
PSTN会議を使用するためには？
肝心のPSTN会議を使用するための方法ですが、第一にサービスを利用できるプランが限定されており、PSTN会議を使用するためには以下のプランを利用している必要があります。
- Skype for Business プラン2
- Office 365 Business Premium
- Office 365 Pro Plus
- Office 365 Enterprise E1
- Office 365 Enterprise E3
各プランの詳しい解説については以下の記事を参考にしてください。
Office 365 まるわかりガイド
Skype for Businessとその他Web会議システムとの違いは？
さらに上記のプランを利用しているユーザーは、PSTNのアドオンライセンスを購入することで、初めてPSTN会議を利用できるようになるのです。
ダイヤルイン会議プロバイダの選定も必要
また、PSTN会議を使用する上でもう一つ必要になるのがダイヤルイン会議プロバイダ(一般手に電話会議プロバイダ)です。
ただしこれはMicrosoftを無料のプロバイダとして利用できるので難しく考える必要はありません。
既にプロバイダを利用している場合のみ、PSTN会議に対応可能が事前確認を行いましょう。
アドオンライセンスの購入方法
アドオンライセンス購入については初めからオプションとして付けることはできないので、ユーザー自身がOffice 365管理センターにサインインし、購入する必要があります。
詳しい購入方法については「Skype for Business アドオン ライセンス」を参考にしてください。または、購入方法を確認したけど難しそうと判断した場合は、パートナーに相談してみましょう。
PSTN会議を使用するための料金
PSTN会議を使用するための料金についてですが、基本的にはユーザーあたり月額440円のアドオン料金がかかります。
「ちょっと高いな…」と感じる方も多いかもしれませんが、利用するユーザーはある程度限定されているので、トータル的なコストは微小な増加で済むでしょう。
まずは導入前にPSTN会議を使用した場合の費用対効果をしっかりと算出した上で、増加するコストとの整合性を見つつ検討していくことが大切です。
PSTN会議を使用するメリット
最後にPSTN会議を使用するメリットについて紹介しておきたいと思います。
コミュニケーションコストの削減
外出先からWeb会議に参加するためには、インターネットに接続できる環境下にあるのが大前提です。
インターネットに接続できない場合は、まずWi-Fiスポットなどを探す必要があるので、コミュニケーションコストが増加してしまいます。
あるいは外出先からWeb会議に参加するためだけに、モバイルWi-Fiを契約しているケースもあるでしょう。
PSTN会議を使用することでこうしたコミュニケーションコストを大幅に削減することができます。
セキュリティ対策にもなる
外出先でアクセスするWi-Fiスポットというのは、常に情報漏洩のリスクが隠れていると考えていいでしょう。
信頼性の低いWi-Fiスポットにアクセスしたことでマルウェア感染や不正アクセスに遭ったという事例が後を絶ちません。
こうしたリスクを考えると、PSTN会議を使用することはそれだけでセキュリティ対策になると考えられます。
情報漏洩による損害は計り知れないものがあるので、日頃からセキュリティ性の確保に十分注意する必要があります。
まとめ
いかがでしょうか？今回は電話からWeb会議に参加できる、Skype for BusinessのPSTN会議について紹介しました。
非常に利便性の高いサービスですので、コミュニケーションコストの削減やセキュリティ対策といった課題を抱えている企業では、ぜひ利用していただきたいと思います。
そもそもSkype for Businessというサービス自体かなり利便性が高い機能を提供していますので、一般的な機能の方にも目を向けてみてください。
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