近年、フリーアドレスを導入する企業が増えています。しかし、なかには社員がフリーアドレスに苦痛を感じ、もとの固定席に戻す企業も少なくありません。本記事では社員がフリーアドレスを苦痛だと感じる主な原因と、フリーアドレスを成功させるポイントについて解説します。
フリーアドレスを苦痛だと感じる原因
フリーアドレスは生産性の向上やコミュニケーションの活発化などに寄与しますが、一方で苦痛を感じるという意見もあります。
席を探す手間がかかる
フリーアドレスを苦痛だと感じる原因のひとつが、始業時に席を探さなくてはならないことです。自分の好きな席に座れることはフリーアドレスの魅力のひとつですが、席を探す時間にストレスを感じる方は少なからず存在します。
また、好きな席にほかの人が座っている、遅く出社したら席が空いていないなどの理由でよい席が見つからず、苦痛を感じるケースもあります。
荷物の持ち運びがある
固定席の場合、デスクの下や引き出しなどに自分の所持品を収納できます。しかし、フリーアドレスでは荷物の持ち運び、片付けといった作業が発生します。自分の所持品だけでなく、筆記用具や電卓などのワークツールや、業務で使う資料やノートPCも持ち運びと片付けをしなくてはならず、苦痛を感じる方は少なくありません。
集中力を保ちづらい
フリーアドレスでは、座る席や隣に座る人が一定ではありません。毎日環境が変わるため、集中力を保ちづらいと感じるケースがあります。
また、フリーアドレスでは、上司や苦手な人が隣に来ることもあるのでストレスを感じる機会が増えます。もちろん席を自由に選べるので、仲のよい社員同士で隣り合って座ることも可能です。しかし、仲のよい社員同士が集まると雑談が多くなる傾向があるため、かえって業務に集中しにくくなり、苦痛を感じることもあります。
人を探すのが大変である
フリーアドレスでは、誰がどこに座っているのかがわかりにくいという問題があります。対面で話す必要があるときに相手がなかなか見つからないと、無駄な労力がかかります。
さらに誰がどこにいるかわからないと、顧客や取引先からの郵便物や電話もスムーズに取り次げません。その結果、顧客や取引先を待たせることや自分の業務がその都度滞ることに苦痛を感じる社員もいます。
フリーアドレスを成功させるポイント
フリーアドレスというと、「自由に好きな席に座れるようにするだけでよい」と考える方もいるかもしれません。しかし、オフィスのフリーアドレスを成功させるには、導入する目的を明確にしてルールを制定し、社員全員が快適に仕事を進められるように環境を整えることが重要です。
事前に環境を整える
まずは社員に「社内のコミュニケーションを活性化させたい」「創造性を高めたい」など、フリーアドレスを導入する目的を周知することから始めましょう。目的を明確化して共有することで、フリーアドレスに対して社員も前向きに取り組めるようになります。
次に荷物の管理やデスクの使用後の片付け・清掃など、フリーアドレスに関する運用ルールを決めます。作成したルールは一度社員に共有し、さらに社員の意見を反映させたうえでマニュアル化しておくと浸透しやすくなります。そして取り決めたルールや社員の人数、希望などに応じてオフィスの環境を整えます。
ただし、仕事内容によってはフリーアドレスに向いていないケースもあります。たとえば、経理や人事などの機密性が高い部署、個人情報を取り扱う部署はフリーアドレスに向いていません。また、着席している時間が長く、書類や備品を扱う機会が多い場合も、毎日荷物を移動させる必要があるフリーアドレスでは負担が大きくなる可能性があります。
そのため、フリーアドレスを一気に推し進めるのではなく、テスト運用期間を設けて問題点や課題点を洗い出し、改善してから本格的に運用しましょう。
導入後の効果を検証する
導入後の効果を検証することも、フリーアドレスを成功させるための重要なポイントです。「導入したら終わり」では、不満や苦痛を感じている社員がいても気づけないうえに、社員がフリーアドレスのメリットを享受できているのかもわかりません。
アンケートや聞き取り調査などを行い、どれくらい効果が出ているか、不便なことやストレスを感じることがないかなどを確認しましょう。
さらに効果の検証も一度で終わりにせず、本格導入直後、導入から3カ月後、6カ月後など定期的に行い、必要に応じて改善することがフリーアドレスの成功につながります。
フリーアドレスの苦痛を解消する「SmartOfficeNavigator」
「SmartOfficeNavigator」は、「空席を探しにくい」「誰がどこにいるかわからない」といった、フリーアドレスに起因する課題の解決に役立ちます。
スマホとPCで居場所を検索できる
SmartOfficeNavigator（スマートオフィスナビゲーター）には、社員のスマホやPCのWi-Fi電波を活用して社員の位置情報をフロアマップに表示できる居場所検索機能があります。これにより誰がどこにいるのか一目で把握できるため、特定の社員を探す際にかかる時間を短縮できます。
オフィスの混雑状況を可視化できる
SmartOfficeNavigatorは、社員の位置情報などをもとにオフィス内の利用状況をヒートマップで表示できるので、混雑状況が一目でわかります。人が少ないエリアを探し回る必要がなく、座席探しの負担を軽減できます。
ログから利用効率を分析できる
SmartOfficeNavigatorでは、社員の位置情報などのログを保存し、各フロア・エリアの滞在状況を分析して表示します。社員がどのフロア・エリアを長く使っているのか、あまり使われていないスペースはあるかなどの情報が把握できるため、オフィス環境の改善に寄与します。
PC用Wi-Fiで利用できる
社員の位置情報を把握する方法には、ビーコンなどの専用機器を社員に持たせるなどの方法がありますが、社員の人数分の機器を導入しようとすると管理が大変です。また、紛失などのトラブルも起こりかねません。
しかしSmartOfficeNavigatorなら、既存のPC用Wi-Fiを利用するため、新たに機器を導入する必要がありません。業務に必須のPCやスマホを使うので、紛失などのトラブルも防げます。導入にあたっては、Wi-Fiの構成や使っている機器に応じた環境構築や変更を行う必要がありますが、新たな機器を導入するよりもハードルが低く、管理もしやすいことが魅力です。
まとめ
フリーアドレスをただ導入するだけでは十分なメリットを得られません。成功させるためには、導入する目的を明確にし、細かくルールを定めて社員に周知することが大切です。また、導入後は定期的に効果を検証して社員の不満を拾い上げ、必要に応じて改善することで、社員にとって仕事のしやすいオフィスになります。
SmartOfficeNavigatorは空いているスペースや社員の居場所を一目で把握できるサービスであり、フリーアドレスによる苦痛や課題の解消に役立ちます。フリーアドレス導入を検討中であれば、併せてSmartOfficeNavigatorの利用も検討してみてはいかがでしょうか。
