近年、フリーアドレスを導入する企業が増えています。しかし、なかには社員がフリーアドレスに苦痛を感じ、もとの固定席に戻す企業も少なくありません。本記事では社員がフリーアドレスを苦痛だと感じる主な原因と、フリーアドレスを成功させるポイントについて解説します。
フリーアドレスは従業員にとって苦痛なのか？
フリーアドレス制度は、従来の固定席を廃止し、社員が自由に座席を選べる働き方を提供する仕組み
を指します。コロナ禍に
リモートワーク
が増えたこともあり、フリーアドレスを導入する企業が増えました。
リモートワークメインの企業であれば、固定席を減らすことでオフィス面積を効率的に利用できたり、普段接点の少ない同僚と交流する機会を増やすことで、コミュニケーションを活発化したりするメリットを持ちます。
このように、会社と社員の両方にメリットがある一方で、フリーアドレスに苦痛を感じる社員は一定数存在します。 特に、これまで固定席で仕事を続けてきた企業がいきなりフリーアドレスを導入した場合、ルールが大きく変わるため、慣れないことも多く、結果として苦痛に感じてしまう 、というケースが発生します。
フリーアドレスを苦痛だと感じる原因
フリーアドレスは生産性の向上やコミュニケーションの活発化などに寄与しますが、一方で苦痛を感じるという意見もあります。 本章では、苦痛だと感じる原因について見ていきましょう。
席を探す手間がかかる
フリーアドレスを苦痛だと感じる原因の1つが、
始業時に席を探さなくてはならないことです。
自分の好きな席に座れることはフリーアドレスの魅力の1つですが、席を探す時間にストレスを感じる方は少なからず存在します。
また、好きな席に他の人が座っている、遅く出社したら席が空いていないなどの理由でよい席が見つからず、苦痛を感じるケースもあります。
荷物の持ち運びがある
固定席の場合、デスクの下や引き出しなどに自分の所持品を収納できます。しかし、 フリーアドレスでは荷物の持ち運び、片付けといった作業が発生します。 自分の所持品だけでなく、筆記用具や電卓などのワークツールや、業務で使う資料やノートパソコンも持ち運びと片付けをしなくてはならず、苦痛を感じる方は少なくありません。
集中力を保ちづらい
フリーアドレスでは、座る席や隣に座る人が一定ではありません。 毎日環境が変わるため、集中力を保ちづらいと感じるケースがあります。
また、フリーアドレスでは、上司や苦手な人が隣に来ることもあるのでストレスを感じる機会が増えます。もちろん席を自由に選べるので、仲のよい社員同士で隣り合って座ることも可能です。しかし、仲のよい社員同士が集まると雑談が多くなる傾向があるため、かえって業務に集中しにくくなり、苦痛を感じることもあります。
人を探すのが大変である
フリーアドレスでは、誰がどこに座っているのかが分かりにくいという問題があります。 対面で話す必要があるときに相手がなかなか見つからないと、無駄な労力がかかります。
さらに誰がどこにいるか分からないと、顧客や取引先からの郵便物や電話もスムーズに取り次げません。その結果、 顧客や取引先を待たせることや自分の業務がその都度滞ること に苦痛を感じる社員もいます。
仲間外れ感を感じることがある
フリーアドレスは多くの場合、ともに仕事をするチームで固まって座ることが多いです。仲のよい社員の近くに座ることもできますし、逆にあまり会話しない社員とは離れた位置に座ることも可能です。
結果として、 自分の近くに人が座らないような状態になると、「仲間外れ」と感じてしまい、孤独感が強まる 場合があります。周りの社員にそのつもりがなくとも、周囲に誰もいない状態が続いてしまうと、特にコミュニケーションがあまり得意でない社員の場合 「周囲から浮いてしまっている」と感じてしまいます。
結果としてそれがストレスとなり、さらに周囲との会話が少なくなるという悪循環に陥るという可能性も考えられます。
チームでのコミュニケーションを取りづらい
多くのチームに分かれて業務を実施するタイルの企業の場合、チームごとでの打ち合わせや、近くに座って作業を進めることが多いでしょう。
フリーアドレスの場合、意図的にチームのメンバーが固まって座らないとメンバーで固まることができません。特に、席がうまく確保できずに座席がバラバラになった場合、チーム内の会話がうまくできず、コミュニケーション不足に陥ってしまうという可能性があります。
結果として、各チームがある程度固まって座るようになってしまい、 フリーアドレスといいながら実質的な固定席が完成する 、というケースも多いです。
衛生面が気になる
フリーアドレスの場合、出社のたびに毎回異なる席に座ることが原則です。そのため、「昨日は誰が座っていたか分からない」という状態になります。
「昨日誰が座っていたか分からない席」に座ることになるため、特に潔癖症の社員にとっては衛生面が気になり、ストレスを感じる要因となるでしょう。
衛生面を気にしない社員の場合、自分がデスクを汚しても気にしなかったり、小さなゴミをきちんと片付けずに帰ったりする、といった可能性もあります。
潔癖症ではない人であっても、朝の時点で汚いデスクに座りたいと思う人はいないでしょう。そのため、フリーアドレスを導入する場合には、各デスクが綺麗な状態を保てるように留意する必要があります。
フリーアドレスにはメリットも多い
このように、苦痛に感じてしまう社員が存在する一方で、フリーアドレスにも多くのメリットがあります。
オフィススペースの有効活用はもちろんのこと、フリーアドレスは、上手に使うことで社員のコミュニケーションを促進する効果があります。
フリーアドレスになることで、毎回違う社員の隣に座れます。 さまざまな人とコミュニケーションをとる機会が増え、常に新しい刺激を受けることで新しいアイデアが生まれる 可能性が高まります。
このように、成果を生み出せる環境となることが、フリーアドレスの大きなメリットといえるでしょう。
フリーアドレスのメリットについては、下記の記事も参考にしてみてください。
フリーアドレスのメリットとデメリット|失敗しないための導入ポイントを解説
フリーアドレスが向いている・向いていない企業や部署
フリーアドレスは、全ての企業に向いているわけではありません。本章では、フリーアドレスの導入にメリットがある企業や、デメリットとなりうる企業について解説します。
フリーアドレスが向いている企業や部署
フリーアドレスが向いている企業や部署は「リモートワークが進んでいる企業」です。
リモートワークの導入が進んでいる企業であれば、普段から遠距離かつ非同期コミュニケーションがスムーズな企業であり「たまの出社時に、対面だからできるコミュニケーション」を有効活用しています。
また、 部署をまたいだプロジェクトの多い企業や、クリエイティブな仕事をするような企業 や部署も、フリーアドレスがおすすめです。フリーアドレスにより、毎日違う人とコミュニケーションを取れることが刺激となり、新しいアイデアが生まれやすくなります。
このことからも、新規事業を行うような場合や、特にITエンジニアリングを行うような企業であれば、フリーアドレスを有効活用できるでしょう。
フリーアドレスが向いていない企業や部署
フリーアドレスに向かない業務は「特殊な機材が必要な場合」です。 例えば専門的なパソコンが必要となるグラフィック編集や動画編集などの業務では、持ち運べるノートパソコンではスペックが足りない場合があります。そのような場合には、デスクトップパソコンや大きな機材を用いることになるでしょう。デスクトップパソコンや大きな機材は、都度持ち運ぶことが困難であるため、固定席である方が効率がよいといえます。
また、 高いセキュリティが求められる業務をする場合も、フリーアドレスは向いていません。
毎日隣に誰が座るか分からない中で仕事をするため、誰にパソコンの画面や書類を見られるか分かりません 。他の社員に知られてはいけない情報を扱っている場合には、フリーアドレスではなく、固定席、特にハイセキュリティエリアで業務をするようにするとよいでしょう。
フリーアドレスを成功させるポイント
フリーアドレスというと、「自由に好きな席に座れるようにするだけでよい」と考える方もいるかもしれません。しかし、オフィスのフリーアドレスを成功させるには、導入する目的を明確にしてルールを制定し、社員全員が快適に仕事を進められるように環境を整えることが重要です。
事前に環境を整える
まずは社員に「社内のコミュニケーションを活性化させたい」「創造性を高めたい」など、 フリーアドレスを導入する目的を周知することから始めましょう。 目的を明確化して共有することで、フリーアドレスに対して社員も前向きに取り組めるようになります。
ただし、仕事内容によってはフリーアドレスに向いていないケースもあります。例えば、 経理や人事などの機密性が高い部署、個人情報を取り扱う部署はフリーアドレスに向いていません。 また、着席している時間が長く、書類や備品を扱う機会が多い場合も、毎日荷物を移動させる必要があるフリーアドレスでは負担が大きくなる可能性があります。
そのため、フリーアドレスを一気に推し進めるのではなく、 テスト運用期間を設けて問題点や課題点を洗い出し、改善してから本格的に運用しましょう。
運用ルールを定める
フリーアドレスを導入する際には、ある程度厳しい運用ルールを定める必要があります。 運用ルールを定めないまま運用を開始してしまうと、各社員が自由勝手に使うようになってしまい、秩序が守られなくなってしまいます。
荷物の管理やデスクの使用後の片付け・清掃など、フリーアドレスに関する運用ルールを定めます。 「帰るときはデスクにものを残さない」といったように、明確なルールを定めます。また、作成したルールは1度社員に共有し、さらに社員の意見を反映させた上でマニュアル化しておくと浸透しやすくなるでしょう。
もちろん、厳しすぎるルールは、それだけで社員を苦しめる原因となりかねません。「社員が過ごしやすくすること」を前提として、全員が守りやすいルールづくりをするように心がけてください。
導入後の効果を検証する
導入後の効果を検証することも、フリーアドレスを成功させるための重要なポイントです。 「導入したら終わり」では、不満や苦痛を感じている社員がいても気付けない上に、社員がフリーアドレスのメリットを享受できているのかも分かりません。
アンケートや聞き取り調査などを行い、どれくらい効果が出ているか、不便なことやストレスを感じることがないかなどを確認しましょう。
さらに効果の検証も1度で終わりにせず、本格導入直後、導入から3カ月後、6カ月後など定期的に行い、必要に応じて改善することがフリーアドレスの成功につながります。
集中スペースとリフレッシュスペースを分ける
フリーアドレスを導入することで「集中力が散漫になる」という苦痛の声も上がることがあります。解決策として通常のフリーアドレスのエリアの他に、 集中するスペースとリフレッシュするスペースを明確に分けることで、働く社員はメリハリをつけて仕事ができるようになります。
例えば、1つの空間を間仕切りなどで区分けすることで業務に集中できるエリアを用意したり、ミーティングのための防音エリアを設置したりする企業が多いです。
また、リフレッシュするスペースとして、自由に飲食できるエリアや、ある程度の人数が集まって雑談できるようなエリアを設置するとよいでしょう。
収納スペースを設ける
フリーアドレスの場合、デスクに個人の引き出しを設置できなくなるため、書類の管理が煩雑になりがちです。特にデジタル化が進んでいない企業の場合、扱う書類が多いため、それだけで苦痛になりかねません。
毎日片付けて帰る必要があるため、普段持ち歩くものが増えるとそれだけで持ち運びが大変です。
パソコン以外に持ち物が必要な社員が多いのであれば、パソコンや文房具を持ち運べるケースの配布や、各個人にロッカーを提供してそこに収納する形にするとよいでしょう。
また、共有の書類が多い場合には、部署やチームで共有できるロッカーを設置するのもおすすめです。
ツールを導入する
フリーアドレスに関する多くの苦痛を取り除くためにも、フリーアドレスの導入をサポートするツールを導入することをおすすめします。
フリーアドレスの多くのツールは、これまで紹介した「苦痛に感じるポイント」を解消するための機能を提供しています。
自社にフリーアドレスを導入しようと考えた際に障壁となりそうな問題をあらかじめ予測し、その問題・課題を解決できるツールを選定し、導入することで、社員が感じている不安やストレスといった苦痛を軽減できます。
また、ツールの導入を通して、フリーアドレスに対する潜在的な課題などが見つかる場合もあります。フリーアドレスの導入とともに、何かしらのITツールの併用も検討しながら進めるとよいでしょう。
フリーアドレスの苦痛を解消・さらに快適を提供する「SmartOfficeNavigator」とその関連製品
「SmartOfficeNavigator」は、「空席を探しにくい」「誰がどこにいるか分からない」といった、フリーアドレスに起因する課題の解決に役立ちます。
スマ－トフォンとパソコンで居場所を検索できる
SmartOfficeNavigator（スマートオフィスナビゲーター）には、 社員のスマ－トフォンやパソコンのWi-Fi電波を活用して社員の位置情報をフロアマップに表示できる居場所検索機能があります。 これにより 誰がどこにいるのか一目で把握できる ため、特定の社員を探す際にかかる時間を短縮できます。
オフィスの混雑状況を可視化できる
SmartOfficeNavigatorは、 社員の位置情報などをもとにオフィス内の利用状況をヒートマップで表示できる ので、混雑状況が一目で分かります。人が少ないエリアを探し回る必要がなく、座席探しの負担を軽減できます。
ログから利用効率を分析できる
SmartOfficeNavigatorでは、 社員の位置情報などのログを保存し、各フロア・エリアの滞在状況を分析して表示します。 社員がどのフロア・エリアを長く使っているのか、あまり使われていないスペースはあるかなどの情報が把握できるため、オフィス環境の改善に寄与します。
パソコン用Wi-Fiで利用できる
社員の位置情報を把握する方法には、ビーコンなどの専用機器を社員に持たせるなどの方法がありますが、社員の人数分の機器を導入しようとすると管理が大変です。また、紛失などのトラブルも起こりかねません。
しかし SmartOfficeNavigatorなら、既存のパソコン用Wi-Fiを利用するため、新たに機器を導入する必要がありません。 業務に必須のパソコンやスマ－トフォンを使うので、紛失などのトラブルも防げます。導入にあたっては、Wi-Fiの構成や使っている機器に応じた環境構築や変更を行う必要がありますが、新たな機器を導入するよりもハードルが低く、管理もしやすいことが魅力です。
温湿度センサーとの連携でマップ上に温湿度を表示
オフィス内に設置した室温度センサーと連携することで、マップ上に温湿度情報が表示されます。これにより、 快適な部屋を探して自由に移動できるようになります 。
例えば「今日は暑いな」と思ったら涼しい部屋に移動したり「この部屋はエアコンが効きすぎていて寒いな」と思ったら、今より暖かい部屋を探してそこに移動する、といったことが可能です。
また、明らかに気温や湿度に異常がある場合には、その部屋に行きエアコンの温度調整や換気をするなどの対策を取ることも可能です。
グループウェアとの連携で会議室の検索・予約ができる
グループウェア と連携し、会議室の空き状況を素早く確認できます。フリーアドレスの場合、突発的な打ち合わせが多くなりますが、打ち合わせスペースの確保が難しいことがあります。その場合でも 「今空いている会議室があればそこに移動しよう、なければオープンスペースで会話しよう」 といった判断ができるようになります。
また、SmartOfficeNavigatorと、同社製品のSmartRoomsを連携させることで、会議室の実際の利用状況も正確に反映できます。例えば、1時間を予定していた会議が20分早く終わった場合、会議室の空き状況を誰もが素早く把握できるため、その20分を必要な社員が利用できます。
まとめ
フリーアドレスをただ導入するだけでは十分なメリットを得られません。成功させるためには、導入する目的を明確にし、細かくルールを定めて社員に周知することが大切です。また、導入後は定期的に効果を検証して社員の不満を拾い上げ、必要に応じて改善することで、社員にとって仕事のしやすいオフィスになります。
SmartOfficeNavigatorは空いているスペースや社員の居場所を一目で把握できるサービスであり、フリーアドレスによる苦痛や課題の解消に役立ちます。フリーアドレス導入を検討中であれば、併せてSmartOfficeNavigatorの利用も検討してみてはいかがでしょうか。
