専用端末を会議室に設置し、クリアな映像と音声で会議を行うTV会議は未だ根強い人気があります。しかし、昨今ではオンライン会議システムの導入も着実に拡大しています。
企業がコミュニケーションや業務を円滑に遂行する上で、今やオンライン会議システムな不可欠なものだと言っていいでしょう。
また、近年のオンライン会議システムは映像と音声の質がTV会議に引けを取らないものも多く、場所やデバイスを問わないためより利便性が高いというメリットもあります。Microsoftが提供するSkype for Businessも、そんな利便性の高いオンライン会議システムの一つです。
今回は、Skype for Businessの基本機能を整理しつつ、シーン別の使い方について紹介していこうと思います。
オンライン会議システムの導入を検討しているが、使い方がいまいちわからないという方はぜひ参考にご覧ください。
Skype for Businessの基本機能
まずはSkype for Businessの基本機能について整理していきます。
インスタントメッセージ
インスタントメッセージはメールと異なり、即時性に優れたコミュニケーション手段です。ちょっとしたミーティングや連絡事項などはインスタントメッセージで済ませることができ、文書として残るのも大きな利点です。
最大250人参加のオンライン会議
Skype for Businessのオンライン会議では、最大250人もの参加者と映像を共有しつつ会議を進めることができます。
これは数あるオンライン会議システムの中でも最大級の参加可能人数であり、中小企業であればSkype for Businessを利用して全社規模のミーティングを行うことも可能です。
相手先のスケジュール確認
Skype for Businessのインターフェースでは、会議に参加して欲しい相手の在籍確認を行うことができます。従ってコミュニケーションコストを最小限に、円滑なオンライン会議を実現できるのです。
会議内容のレコーディング
会議内容のすべてをレコーディングできるため、録音したファイルをそのまま議事録として保管することも可能です。コンプライアンス実現や情報の誤認を防ぐためにも重要な事項だと言えます。
会議を進めながら資料を共有
Skype for Businessではオンライン会議を進めながら、画面先の相手と資料を共有することが可能です。これにより言葉だけでは伝わりづらい情報を伝達したり、資料の共同編集などもできます。
最大10,000人のブロードキャスト
1対多のプレゼンテーションにおいては、オンライン会議の参加人数を拡張することによって、最大10,000人への映像配信が可能となります。全社参加のキックオフミーティングなど、活用シーンが多岐にわたる機能です。
シーン別Skype for Businessの使い方
それでは、上述したSkype for Businessの基本機能を踏まえ、シーン別の使い方について紹介していきます。
外出中でも会議に参加したい
営業職など何かと移動が多い職業では、移動中でも会議に参加したいという方は少なくないでしょう。しかし、電車や公共の場で映像と音声による会議を行うのは不適切であり、機密情報保護の観点からも推奨されません。しかし、参加者が帰社するのを待ってからの会議となっては効率性が低下します。
そこでインスタントメッセージを使用することで、公共の場所にいる社員はイヤホンなどで会議内容を聞きながら、インスタントメッセージで自分の意見を出すことも可能です。
外出中にも会議に参加できることでコミュニケーションコストを削減できるでしょう。
毎月の出張コストを削減したい
ある程度企業規模が成長すると、出張コストが年間1,000万円以上かかっているというケースも珍しくありません。
出張内容によっては実際に赴かなければならない場合もありますが、定期集会にために出張しているというのであれば、オンライン会議で参加する方が圧倒的に出張コストを抑えることができます。
事例によっては数百万円以上の出張コストを削減したケースあります。
会議内容をeラーニングとして活用したい
オンライン会議を利用してレコーディングしたセミナーの内容が組織全体にとって重要なものであれば、ファイルを配信することでeラーニングとして活用することができます。
こうしたファイルを蓄積していけば、社員研修時の活用や、組織の資産として活用することができるでしょう。
Webセミナーを行いたい
マーケティングやリード獲得の一環としてセミナーを開催している企業は多いですが、一度の開催にかかるコストは決して少なくありません。
また、会場を借りて行うセミナーでは場所的な問題で参加できないなど、なかなか参加者が集まらないという問題もあります。
そこでSkype for Businessのブロードキャスト会議を活用すれば、最大10,000人の参加者に映像を配信できるので、大規模なセミナーも低コストで行うことができるのです。
会議中に投票による決を採りたい
Skype for Businessでは投票機能が備わっているため、会議中に投票を行い議題に対する決を即座に採ることができます。
在宅テレワークを実現したい
近年ワークスタイルの変革に注目が集まり、在宅テレワークを促進している企業も増えています。在宅テレワークを実現できることで企業が得られるメリットは多く、育児による離職を防ぐことなども可能です。
Skype for Businessはクラウドサービスとして提供されているため、アクセスするデバイスや接続場所を選びません。
従って社員が在宅中も組織とコミュニケーションが取れ、キャリアを中断することなく職務を遂行することができます。
また、Office 365を同時に活用することで、遠隔地での情報共有などがさらにしやすくなります。
顧客満足度を向上したい
システムインテグレーションを提供している会社では、顧客サポートの一環としてシステムに関する質問を電話で対応するということが多いかと思います。
しかし、電話では情報を上手く伝達することができず、顧客先に赴くということも少なくないでしょう。
この時、Skype for Businessのオンライン会議を活用することで、画面越しに対話しながら資料を共有できるため、電話だけでは伝わりづらい情報も伝達することが可能です。
顧客サポートにオンライン会議を活用することで、自社はもちろん顧客の時間を効率化できるため、顧客満足度が向上します。
まとめ
いかがでしょうか？今回紹介したSkype for Businessの使い方はあくまで一例であり、アイディア次第で様々な活用方法が存在します。
いずれにしろコミュニケーションコストの削減や、業務効率性のアップにつながるので、考え得る限りの活用方法をぜひ取り入れていただきたいと思います。
さらに、Skype for Businessはその他Microsoftが提供するクラウドサービスと併用することで、利便性をより高めることができます。
Office 365はMicrosoftが提供するクラウドサービスを包括的に利用するためのサービスであり、さらにビジネスに不可欠なOfficeアプリケーションまで提供しているサービスです。
Skype for Business並びにOffice 365によるコスト削減と業務効率化をぜひご検討ください。
