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パソコンのキッティングとは? 入れ替え作業の手順・効率化の方法

従業員が使うパソコンのキッティング作業には手間や時間がかかり、システム担当者やパソコンの使用者にとって負担になっているケースも少なくありません。この記事では、パソコンのキッティングについて、作業時の注意点や効率的なやり方をご紹介します。

パソコンのキッティングとは? 入れ替え作業の手順・効率化の方法

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パソコンのキッティングとは?

キッティングとは、パソコンやスマートフォン、タブレットなどのデバイスを使用するための設定や、必要なソフトウェアのインストールを行うことです。キッティング後のデバイスは、社員がすぐに業務で使用することが可能です。

キッティングはセットアップとよく似た言葉ですが、セッティングとセットアップ両方の作業を行うことを意味します。セットアップが主にパソコンなどのデバイスの初期設定を行い、業務上で使うソフトウェアをインストールすることを指すのに対して、キッティングは届いた端末を段ボールから出して使用者のデスクにセットし、設定とソフトウェアのインストールまで行うことをいいます。キッティングのほうが、セッティングよりも作業工程が多く時間もかかるため、担当者の負担は大きくなります。

キッティングが必要になるシーンとしては、従業員の入社時やIT機器の買い替え時、オフィスの移転時などが挙げられます。新入社員が入社したときには、入社した社員分の台数のパソコンをキッティングする必要があります。IT機器の買い替え時には買い替え分のパソコンすべて、オフィス移転時には移転後に使用するパソコンすべてに、同様の作業を実施しなければなりません。

1台のキッティング作業には数時間ほどかかるとされているため、担当者数人が通常の仕事をしながら1台ずつ作業していくと、作業可能な台数は限られてしまいます。規模の大きい企業になるほどパソコンの台数が増え、こうした作業負担も大きくなるため、多くの企業で作業の効率化が課題となっています。

キッティング作業の流れ

キッティング作業は、企業で使うパソコンやタブレットなどのデバイスが届いてから、従業員がすぐに使える状態にするための作業です。基本的には、社内に届いたデバイスを、そのままシステム担当者が手作業で1台ずつ開封してセットアップしていきます。台数が少ない場合には、担当者らの作業だけでも比較的早く完了する場合があります。手作業で行うパソコンのキッティング作業の基本的な流れは、以下の通りです。

  1. パソコンの開封・設置
  2. 周辺デバイスの接続(マウス・キーボード・モニターなど)
  3. BIOSなどのセットアップ
  4. OSのインストール・初期設定・アカウント設定
  5. ネットワークの設定
  6. 業務に必要なアプリケーションのセットアップ
  7. セキュリティ対策ソフトウェアのセットアップ
  8. 各種設定の動作確認
  9. 管理番号ラベルの貼り付け
  10. 管理台帳記録

自社で行う際の注意点

自社内でキッティング作業を行う場合、従業員が1台ずつ手作業で行うため、人為的なミスが生じやすい問題があります。パソコンの台数が少ない場合には、必要な知識を持つITに詳しい従業員がキッティング作業を行えますが、台数が多くなるとITに疎い従業員も動員しなければならないケースが生じるかもしれません。キッティング作業を多くの従業員で対応する場合、担当した人によって作業レベルが変わるケースもあるため注意が必要です。

またキッティングでは、業務で使用しているときのウイルス感染などのリスクを低下させる目的で、セキュリティ対策にも力を入れる必要があります。ITに強くない人が作業した場合、重要なセキュリティ面が充分に強化されずに処理されるケースもあり得るため、注意が必要です。

そのほか、多数のパソコンに作業を行う場合、多くの人材を投じる必要があるため、担当する人材のスキルを把握しにくい点や、バイトなどを雇うと人件費がかかる点などにも注意しなければなりません。

効率的なキッティングの方法

手作業でのキッティングには、多くの時間と手間がかかります。パソコンの台数が多く、自社だけで作業するのが難しいといった場合には、Autopilotやクローニング、アウトソーシングなどの活用による効率化が有効です。

Autopilot

Windows Autopilotとは、Microsoftがクラウド上で提供しているサービスです。Autopilotを使用すると、自社の大量のパソコンに対して、まとめてセットアップを展開することが可能です。そのため、多数のパソコンに1台ずつOSやOfficeなどをインストールする、手間のかかるキッティング作業を大幅に省略でき、作業担当者の負担が軽減されます。ユーザー側も、これまでは自身で初期設定やデータの移行などを行っていましたが、その作業が不要になります。

システム担当者はクラウド上でデバイスIDの取得と登録を行い、プロファイルを割り当てることで、一人ひとりのユーザーを設定できます。パソコンのリプレース時にも、新しくマスターPCの作成からやり直す必要はありません。一度設定したテナントプロファイルを再利用でき、自動化により簡単にキッティングが終了します。

ユーザーは、自分が使うパソコンが届いたときに、パソコンを起動して設定済みのクラウドサービスにログインするだけで、すぐ利用可能です。難しい設定などをすることがないため、自分が使用するパソコンの設定に困ることもありません。

Autopilotは1台1台手作業で行うものではないため、多数の人手がかからず、バイトなどを採用する費用がかかりません。手作業にて生じるミスや設定内容のバラつきもなくなるうえ、システム担当者が設定した万全のセキュリティ対策をすべてのパソコンに反映できるなど、多くのメリットが期待できます。

クローニング

クローニングとは、システム担当者が1台パソコンをキッティングしてマスターPCを作成してから、マスターPCをほかのパソコンにコピーする設定方法です。その後、ユーザーごとの個別の設定を各パソコンに行います。最初の1台に施したキッティングが、そのままほかのパソコンに反映されるため、一定の品質が保障されたキッティングを大量のパソコンに実施できます。

クローニングでは、ほかのパソコンに影響するマスターPCの作成が重要になるため、専門的な知識を持った技術者が時間をかけて作成しなければなりません。そのため、専門知識がある担当者のいる企業や、情報システム部が設置されている企業でないと、マスターPCの作成は難しいという問題があります。

マスターPCの作成には、約1ヶ月の時間がかかるとされています。パソコンの機種を統一しておらず、さまざまな機種を使用している場合には、機種ごとにマスターPCを作成する必要があります。そのため、マスターPC作成の段階で長い期間がかかり、効率的といえないケースもあります。

アウトソーシング

キッティングの作業負担軽減に役立つ、作業を代行してくれるキッティングサービスもあります。アウトソーシングで作業を外部に委託する場合、自社で行う作業がなくなり、すべての作業工程を任せられるところがメリットです。

アウトソーシングでは、専門的な技術や知識のあるプロに作業を委託できるため、作業品質の高いキッティングが短期間で終了します。プロの技術で作業を行ってくれるので、気になるセキュリティ面の強化も期待できます。作業後のパソコンはリスト化され、設定内容や付属品なども確認できる資料としてまとめられます。このリストにより、パソコンの資産管理作業の手間を軽減することも可能です。

アウトソーシングは、外部委託するときの費用こそかかりますが、キッティング作業が社内の通常業務に負担となっている場合におすすめの方法です。社内に知識のある人がいない場合や、担当者が不足している場合などには、負担軽減のために活用してみるとよいでしょう。

まとめ

キッティングは、パソコンの開封から設定、ソフトウェアのインストールなど数多くの工程があり、時間や手間がかかる作業です。Autopilotは、クラウドを介してこれらの作業を効率化できるため負担軽減に効果的です。Microsoftのクラウドサービスを使用している場合は、ぜひご活用ください。

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