テレワーク・リモートワークをはじめとした働き方が注目を集める昨今ですが、それにあわせてハイブリッドワークという新しい勤務形態も、頻繁に取りざたされています。
ハイブリッドワークには魅力も課題も存在するため、まずは両方を確かめたうえで、取り入れるべきか判断したいところです。
そこで今回は、ハイブリッドワークの特徴や導入の背景などを確認したうえで、メリットとデメリット、成功させるにあたって意識したいポイントを紹介していきます。
注目されているハイブリッドワークとは？
昨今さまざまな働き方が広がるなかで、ハイブリッドワークという新しいタイプの働き方が話題になっています。
これは従来型の出社をして仕事をするオフィスワークと、在宅でインターネット環境を通じて仕事をするテレワーク、2つの働き方を組み合わせたものです。
通勤をしないことで、仕事やプライベートの状況に合わせた労働スタイルも選べるようになりました。
こういった柔軟性のあるスタイルが取り入れられたのは、従来のオフィスワークにも、比較的新しいテレワークにも、それぞれにメリットとデメリットがあるためです。
そして後述する背景の中で、ハイブリッドワークは新しい働き方の一つとして注目されるに至ったのです。
ハイブリッドワークが働き方の一つとして一目置かれている理由・背景
ハイブリッドワークが働き方として注目を集めている背景には、テレワークを導入する企業が増えたことが関係しています。従来、テレワークに積極的な企業は少ない状況が続いていましたが、新型コロナウイルスの蔓延により、国や自治体からの要望に応じてテレワークを導入する企業が増えました。テレワークでも社員の満足度や出社によるオフィスワークとの生産性に大差がない結果となり、オフィスワークの必要性を見直す企業が増えたと言えます。
一方で、コロナウイルスの蔓延が落ち着いてきてからオフィスワークに戻す企業も増えています。オフィスワークに戻った後に、テレワークで感じた不便さや効率の悪さを覚えた方も多くいました。
こうした流れから「テレワークとオフィスワークのいいとこ取りをする働き方」としてハイブリッドワークが注目を集めています。
ハイブリッドワークのメリット
状況の変化に合わせられる柔軟性が魅力のハイブリットワークには、主に以下のようなメリットがあると考えられます。
- 自分に合った働き方を選択できる
- 仕事のモチベーションを保ちやすい
- 社員一人ひとりに主体的な考え方が身につく
- 業務効率化や生産性向上につながる
- 優秀な人材の確保や定着率向上につながる
- オフィススペースを有効活用や固定費見直しができる
それぞれの項目について詳しく説明します。
メリット1.自分に合った働き方を選択できる
ハイブリッドワークは社員が自分に合った働き方の選択が可能です。オフィスワークとテレワークはそれぞれメリット、デメリットがありますが、人によって感じ方はさまざまです。
「会議などコミュニケーションを取るにはオフィスワークの方がよい」
「黙々と集中して作業したいから、自宅でできるテレワークの方がよい」
「同僚との関係を高めるために飲み会に行きたいし、オフィスワークがよい」
「家事の時間を確保したいからテレワークがよい」
上記のように求める働き方は社員によって違います。ライフスタイルによって働き方を選べることは、社員にとってのメリットとなります。
メリット2.仕事のモチベーションを保ちやすい
ハイブリッドワークは仕事のモチベーションを保ちやすいというメリットがあります。仮に毎日でなくとも、以下のような経験がある方もいるのではないでしょうか。
「満員電車での通勤が嫌だ」
「先輩たちより先に帰るのが気まずい」
「出社をするのはよいけど、身支度を整えるのが面倒」
「質問をしたいけど、テレワークでは質問するタイミングが掴みにくい」
上記のような場合、仕事以外の要素で憂鬱になってしまい、仕事のモチベーションにつながらないことがあります。ハイブリッドワークであれば、必要に応じて働き方を切り替えることが可能なため、仕事以外の部分でモチベーションを失わずにすみます。
メリット3.社員一人ひとりに主体的な考え方が身につく
「自分はどちらの働き方をすべきなのか」を選択させることで、社員一人ひとりに主体的な考え方が身につきます。
例として、顧客との商談を考えてみましょう。オフィスワークや出張では移動時間を考慮する必要があり、商談以外の業務に使える時間が短くなります。テレワークであれば、移動時間は必要なく交通費もかかりません。ただし、商談の場合はテレワークでは顧客の反応がわかりにくい可能性があるため、オフィスワークが適しているといえるでしょう。双方にメリット、デメリットがあるため、社員は都度適切な選択をしなければなりません。
このように、都度社員に選択をさせることで一人ひとりに主体的な考え方が身につくこともメリットです。
メリット4.業務効率化や生産性向上につながる
ハイブリッドワークは業務効率化や生産性の向上につながりやすいメリットがあります。
なぜなら、その業務に合った働き方を自分で選べるからです。
例として、会議やブレーンストーミングを考えてみましょう。これらは出社した方が意見が集まりやすいため、オフィスワークの方が生産性があがるしょう。一方、資料作成やプログラミングなどは1人で集中して作業したいと感じる方も多いです。業務内容に合わせた働き方によって、業務効率化や生産性向上につながりやすくなります。
メリット5.優秀な人材の確保や定着率向上につながる
ハイブリッドワークの導入は、優秀な人材の確保や社員の定着率向上（離職率低下）につながるメリットがあります。
優秀な人材とは「高い成果を上げてくれる人材」を指します。本人の能力を活かしてもらうためにも、本人にとって快適な環境で業務に取り組んでもらうべきです。業務内容や自身の能力、性格に合う働き方をしてもらうからこそ、高い成果を上げられるともいえるでしょう。
また、家族や自身の体調などさまざまな原因で出社が難しかったり、自宅で作業ができなかったりといったケースもあります。ハイブリッドワークであればこのような場合にも対応しやすくなるため、社員の定着率が高くなるメリットとなるのです。
メリット6.オフィススペースを有効活用や固定費見直しができる
ハイブリッドワークは、オフィススペースを有効活用できます。社員全員がオフィスワークをする場合は、一人ひとりの席を確保する必要がありますが、オフィスワークではその必要はありません。
デスクやイスの数を減らすことでスペースが広がり、別の機材や会議スペースを用意することも可能となります。
また、出社する人数が少なければ、オフィスの部屋を減らし固定費や電気代を削減できるというメリットもあるでしょう。
ハイブリッドワークのデメリット・課題
多くの業界・企業から目を向けられているハイブリッドワークですが、課題として指摘されているポイントも少なくありません。
- 急な業務に対応するのが難しい
- 勤怠状況を把握しにくい
- 情報伝達のスピードにギャップが生まれやすい
- 情報漏洩などのセキュリティに関するリスクがある
- 公平な評価ができなくなる可能性がある
それぞれの項目について解説します。
デメリット1.急な業務に対応するのが難しい
ハイブリッドワークの場合、急な業務に対応することが難しいデメリットがあります。テレワークのみでも同じことですが、出社していると思っていた社員がいなくて対応できない可能性があるからです。特に、予定外の会議を行う場合、オフィスワークなら声をかければすみますが、テレワーク中の社員にはメールやチャットで連絡をしてタイミングを合わせなければなりません。
このデメリットの解消には「社員が今どのタスクに取り組んでいるのか」をしっかりと把握しておく必要があります。
デメリット2.勤怠状況を把握しにくい
ハイブリッドワークは、勤怠状況を把握しにくいデメリットがあります。社員がオフィスにいる日といない日があるため、出社、退社、休憩時間の記録などの把握に一つのシステムで対応できない可能性があるからです。
このデメリットを解消するためには「誰がどこで業務しているのか」を正確に把握するとともに、勤怠管理を適切に行うシステムや運用体制が必要です。
デメリット3.情報伝達のスピードにギャップが生まれやすい
ハイブリッドワークでは、連絡事項の伝わるスピードがオフィスワーク組とテレワーク組で異なる可能性があります。
オフィスワーク組は、その場で声をかけたり、社内の掲示板を見たりすることで特に工夫をせずとも情報が伝わるでしょう。一方でテレワーク組には、メールやチャットなど別の連絡手段を用意しておく必要があります。
このデメリットを解消するためには、どこで業務をしていても同じスピードで情報を伝達できるシステムを準備しておかなければなりません。
デメリット4.情報漏洩などのセキュリティに関するリスクがある
ハイブリッドワークでは、情報漏洩などのセキュリティリスクが高まるデメリットがあります。ハイブリッドワークといえど、テレワークを行う以上は自宅から社内システムにアクセスをする必要があるからです。自宅のネットワーク環境は社員によってさまざまなため、セキュリティも一定ではありません。対策をせずに運用すれば大きなリスクとなることを知っておく必要があります。
デメリット5.公平な評価ができなくなる可能性がある
ハイブリッドワークでは公平な評価ができなくなる可能性があります。特に上司がオフィスワークをする場合、オフィスワークをしている社員の方がコミュニケーションを行いやすく、業務態度もよく見えるためです。どちらかがテレワークをしている時点で、コミュニケーションが取りづらくなってしまうデメリットがあります。
そのため、オフィスワークとテレワークで評価が偏ってしまう可能性を頭に入れておかなければなりません。
ハイブリッドワークを成功させるためのポイント
利便性や魅力もたくさんある一方で、課題もさまざまな面で指摘されるハイブリッドワーク。こういった新しい勤務のあり方を成功させるためには、以下に解説するようなポイントを意識することが大切です。
Power Platformを活用する
Power Platformは、Microsoftの提供するサービスで、
- Power Apps
- Power Automate
- Power BI
これら3つのサービスから構成されるクラウドサービスプラットフォームです。自動化処理やワークフロー作成、データ分析、ローコーディングのアプリケーション開発の機能を持ち、情報の共有や従業員同士の連携を高速化させます。
大手教育会社では、テレワークならではの課題として「業務の中断・終了における報告の作業負担が大きいこと」を早急に解決すべきこととして掲げていました。Power Platformではローコーディングで勤怠状況を素早く把握できるアプリケーション開発が可能となっており、ここで開発した勤怠管理アプリケーションの導入を行っています。
プログラミングの工数が少ないことにより短期間での開発が実現し、素早くコロナ禍における働き方の課題に対処することが可能になりました。そして勤怠共有アプリケーション導入により、勤怠状況を逐一報告することなく、簡単操作ですぐにテレワーク中の社員の勤怠状況が把握できるようになったのです。
スモールスタートで導入する
ハイブリッドワークに対処するための対策やツールの導入は、スモールスタートであることが望ましいでしょう。はじめは機能を必要最小限に抑えておけば開発工数を少なくできるため、素早い導入が可能です。そのうえで様子を見つつ、臨機応変に機能を追加していくのがおすすめです。
リモートワークの人と出社の人の評価を統一する
オフィスワークの人とリモートワークの人の評価は統一する必要があります。従来型の働き方の価値観に縛られてしまう風習があると、ハイブリッドワークを取り入れても、結局多くの社員は評価を気にして出社を選ばざるを得なくなってきます。デメリットでも述べたように、就業している様子をチェックしやすい非テレワークの方が従業員を評価しやすく、一方でテレワークは就業状況がわかりづらいため評価が難しいのも事実です。
まずは、テレワークを今の時代の働き方として認識し、働き方の選択が評価に影響しない基準を設けることが重要となります。そしてテレワーク中でも状況を把握しやすくするための対策も、積極的に検討していきましょう。
社内ルールを設定する
さまざまな環境でそれぞれが仕事をしていくという性質上、社内ルールを明確に定めることも重要です。そしてそれによって情報共有がスムーズになることを目指しましょう。
しかし、ルールが多すぎると、働きやすさにつながるはずのハイブリッドワークが結局実践しづらいものになってしまいます。ストレスなく業務を行うためには、覚えやすく細かすぎないルールであることが大切です。
セキュリティ意識を高める
デメリットでも述べたように、リモート環境での業務の効率化と情報セキュリティは切っても切り離せない問題です。ハイブリッドワークを実施すれば、ネット環境を通じて重要なデータをやり取りする機会は以前と比べて格段に増えるため、情報漏洩などのリスクは高まります。
そのため一人ひとりがセキュリティ意識を高く持てるようにマネジメントすることが大切です。オフィス以外でも安心して利用できる、セキュリティ品質の高いツールを導入することなどが重要となります。
社内コミュニケーションの機会を意識して作る
テレワークのみになってしまうと、どうしても社員同士のコミュニケーションが希薄になってしまいます。解消のためにも社内でコミュニケーションの機会を作ることが必要です。
ハイブリッドワークの導入後は、以下の方法で業務以外のコミュニケーションの機会を作ることを考えてみてはいかがでしょうか。
- 社員の負担が少ない頻度で定期的に出社してもらう
- テレワーク中でも勤務時間中に雑談の時間を設ける
ハイブリッドワークの導入に向けたオフィス環境の構築の仕方
ハイブリッドワークの導入に向けて、オフィス環境やテレワーク用ツールの見直しをしてみてはいかがでしょうか。以下、3つの見直しポイントを解説します。
- フリーアドレスの導入
- コミュニケーション（雑談）スペースの設置
- ITツールの導入
フリーアドレスの導入
フリーアドレスとは、オフィスの座席を社員ごとに固定せずに、空いている好きな席で業務をするスタイルです。ハイブリッドワークの場合、出社するタイミングによっては「自分の周りには誰もいないけど、少し離れれば同僚が何名かいる」といった状況も考えられます。
孤立やコミュニケーション不足を避けるためにも、フリーアドレスを導入し、出社状況に合わせて席を選んでもらうといいでしょう。
コミュニケーション（雑談）スペースの設置
ハイブリッドワーク導入後は、コミュニケーションスペースの設置も有効です。テレワーク中はコミュニケーション不足に悩む社員が多く、業務やプライベートのことでも同僚に相談しにくい環境にあります。また、せっかく出社しても誰とも話さずに帰ってきてしまった、では「家で仕事をするのと変わらない」と出社した意味があまりないこともあるでしょう。
こうしたコミュニケーション不足を解消するためには、会社側が専用スペースを用意して、コミュニケーションを促すことが大切です。
ITツールの導入
ハイブリッドワーク導入後は、テレワークをする社員のためにITツールを用意しましょう。コミュニケーション用のツールや勤怠管理用のツール、セキュリティ管理をするためのツールなどを必要に応じて導入する必要があります。
場所を選ばずとも問題なく勤務できるように、必要な環境を整えていきましょう。
ハイブリッドワークを円滑に行うのにおすすめのツール5選
ハイブリッドワーク導入後、業務を円滑にするために役立つおすすめのツールを5つ紹介します。
- Teams/Teams Rooms
- Slack
- ジョブカン勤怠管理
- Trello
- NotePM
1.Teams/Teams Rooms｜コミュニケーションツール
TeamsはMicrosoft社が提供するコミュニケーションツールです。個人宛やグループを構成してチャットによるコミュニケーションができます。また、オンライン会議用にビデオ通話や文字起こし、録画機能などテレワーク環境に必要な機能が備わっています。
そのほかの特徴として、PowerPointやOutlook、SharePointなどMicrosoft製品との親和性が高く、同時にファイル編集なども行えることが可能です。Microsoft製品をメインで利用している企業におすすめのツールといえます。
2.Slack｜チャットツール
SlackはSlack Technology社が提供するチャットツールです。ビジネスチャットツールとして多くの企業に利用されており、さまざまなツールとの連携も可能となっています。先述したTeamsとも連携でき、Teams通話をSlackから行うことも可能です。ほかにも、連携用のAPIやプラグインが用意されているため、チャットボットと連携させて、メッセージを自動出力させるなどの多彩な使い方が可能です。
3.ジョブカン勤怠管理｜勤怠管理ツール
ジョブカン勤怠管理は株式会社DONUTSが提供する勤怠管理ツールです。利用することで、ハイブリッドワーク導入の課題の一つである勤怠管理の煩雑さを解消できます。
ジョブカンを利用することで出勤、退勤はもちろん、休暇や残業、シフトの管理などをわかりやすい画面操作に従って行うことができます。また、入力したデータはクラウド上のデータベースに保管しておけるので、ペーパーレス化や長期保存も可能です。
4.Trello｜タスク管理ツール
Trelloはアトラシアン株式会社が提供するタスク管理ツールです。Trelloを利用することで、プロジェクトの進捗やタスクの担当者などを一目で把握することができます。ハイブリッドワーク導入の課題の一つである勤怠状況把握やタスク管理の解消も可能になるのです。
また、タスク管理にとどまらず、ミーティングやブレーンストーミング用の機能も備わっているため、社員のコミュニケーション不足にも一役を担ってくれます。
5.NotePM｜社内wikiツール
NotePMは株式会社Project Modeが提供する社内wikiツールです。主に、社内での情報共有に用いるツールとなります。ハイブリッドワーク導入に向けた課題の一つである情報伝達のスピードにギャップが生まれてしまうことを解消してくれます。
NotePM上に掲示板を作成し、共有事項を入力することでアクセス許可がある社員は全員が確認することができます。こちらを使えばオフィスにいても自宅でも同じタイミングでの情報伝達が可能です。また「ページを読んだ人」がわかるため、見落としを減らす効果も期待できるでしょう。
ハイブリッドワークに進む現場業務のデジタル化について
コロナ禍の影響から、ビジネス環境の変化は以前に増してより著しいものとなっています。新しい働き方としてハイブリッドワークが実施されるようになったのも、そういった変革の一つでしょう。
しかしツール導入による業務のデジタル化を進めるには、まだまだ課題は多いと考えられます。リモートワークを取り入れたものの、なかなか業務効率が改善せず、むしろ一人ひとりの状況把握に時間を取られてしまっているという企業は少なくないでしょう。
【事例】ハイブリッドワークを導入している企業3選
実際にハイブリッドワークを導入している以下の3企業の事例を紹介します。
- Microsoft社
- 富士通株式会社
- サイバーエージェント
Microsoft社
Microsoft社はテレワークを実施した結果、社員の働き方に対する意識や体制が以下の3グループに分かれることに気がつきました。
- オフィスワークをしたいと考えている人
- テレワークを続けたい人
- テレワークを続ける必要がある人
この調査結果を受けて、ハイブリッドワークを導入し、社員の性格や意識、業務内容から自身に合った働き方を選べるようになりました。
参考：Microsoft社
富士通株式会社
富士通株式会社はハイブリッドワーク導入として2021年に「Work Life Shift 2.0」を発表しました。社員が主体となり自身で働き方を選択したことで、生産性や社員満足度の向上を実現しています。
今後はハイブリッドワークのさらなる進化に向けて、サテライトオフィスの社外開放や、自社オフィスでの最先端テクノロジー体験などを導入予定です。
参考：富士通株式会社
株式会社サイバーエージェント
株式会社サイバーエージェントは2020年6月より、全ての従業員が特定の曜日をリモートワークとする「リモデイ」制度を導入しました。会議を行う際の移動時間や交通費の削減や、社員が心身をリフレッシュする機会を増やすなどテレワークのメリットを活かしたいと考えています。また、オフィスワーク時には社員同士がチームワークや活気のよさを活かせるような環境作りに努めています。
参考：株式会社サイバーエージェント
まとめ
近年よく話題になる勤務のかたちとして、ハイブリッドワークがあります。ハイブリッドワークにはメリットも課題もさまざまあるため、取り入れる際にはあらゆるツール導入やルールの見直しなどを実践すべきでしょう。
WindowsやAzureなど、Microsoftの製品をメインにご利用の企業であれば、コミュニケーションツールとしてTeamsを導入することをおすすめします。
またMicrosoftのPower Platformでは、Power Appsにより迅速なアプリケーション開発が可能となっており、現場業務のデジタル化をサポートします。その他自動化やデータ分析にも対応しているため、導入をご検討の際には、ぜひお気軽にお問い合わせください。
