企業のコミュニケーション活性化やDXの実現のために、Microsoft Teamsを導入する企業が増えています。しかし、導入しても適切に使いこなせないなどの課題を抱える企業も少なくありません。そこで本記事では、株式会社ピーエスシーによって提供される「Microsoft Teams利活用支援サービス」を紹介していきます。
Microsoft Teams利活用支援サービスとは
まずは、簡単に「Microsoft Teams利活用支援サービス」の概要を紹介します。
Microsoft Teams（以下：Teams）を導入することで、働き方改革を目指したり、業務効率化を図ったりすることが目指せます。しかし、企業によっては、「どうやって導入すればいいのかわからない」「導入はしたものの、具体的にどのように運用するといいのかわからない」など、疑問や不安が多々あり、導入・運用が思うように進まないこともあるでしょう。
株式会社ピーエスシーの「Microsoft Teams利活用支援サービス」は、Teams導入から運用までを支援しつつ、コンサルティングを提供するサービスです。上記のような企業向けに、Teamsについてトータルに支援し、迅速な導入・運用を可能にします。
当該サービスでは、大きく4つの支援を行うことでこれらの問題解決を目指します。
- コンサルティング
- 初期導入支援
- 拡張アプリケーション提供
- 教育/運用支援
導入自体がスムーズになるよう支援することはもちろん、導入後の社員へレクチャーまで行われます。そのため自社内への、早期的な知識・スキルの定着化も期待できます。そして運用後サポートまで完備されています。
最初は、こうしたさまざまなサポートを受けつつ、Teamsの特徴を十分に理解していきましょう。適切な運用が整ってきたら、必要な拡張アプリケーションまで導入すれば、業務を最大限に効率化していけるでしょう。
Microsoft Teamsで解決できる課題
それでは具体的に、当該サービスの利用による課題解決例を紹介していきます。Teamsの使い方や導入に関する基礎的な課題から、各種機能を使いこなして効率向上を目指す際の課題まで見ていきましょう。そして最後にSkypeからTeamsへの移行に関する内容にも言及します。
Teamsの使い方や導入の進め方がわからない
「そもそも適切な導入方法がわからない」という課題を抱える企業も少なくありません。まずはこの課題をクリアしなければ、業務効率の向上などを期待することはできないでしょう。
利活用支援サービスでは、「導入支援/利用の浸透/運用サポート」として、Teamsが安心して利用できるように支援してくれます。
例えばTeamsは、インターネットブラウザ上で使用することと、専用のデスクトップアプリとして使用することが可能ですが、それぞれ特徴や使い勝手が異なります。
前者の使用方法なら、既存のブラウザですぐにTeamsへアクセス可能となります。一方後者のように、デスクトップアプリとしてインストールしておけば、Teams内に新規メッセージが届いたときなどに、パソコン画面へ通知されるようになります。こういった特徴の違いなどを知っていれば、導入時の基準となるでしょう。
ほかにも導入に際して知っておきたいことはたくさんあります。当該サービスの利用によって、それらのヒントを適切にもらうことができるので、スムーズな運用へつながるでしょう。
チャットに限らずあらゆる機能を活用し業務効率を向上したい
Teamsは、チャットを活用できるようになるのが大きな特徴でありメイン機能の1つでもあります。しかし、チャットしか利用しないのであれば大きな業務改革を図ることは難しいと言えます。そのほかにもたくさんの機能が備えられているため、それらを活用して多方面から効率向上を図るとよいでしょう。
そのほか、基本的な機能としては、「会議」「通話」「ファイル共有」「アプリ・ワークフローとの統合」などが挙げられます。チームの人数が1,000人であっても、どこにいても、ツールを介して一堂に会して会議を行うことができます。WordやPowerPoint、Excelなどのファイルを共有できるため共同作業も簡単になるでしょう。
Teams上にOffice 365標準サービスの個別設定を行うことや、拡張アプリケーションを導入することなどを通じて、利便性および業務効率向上も実現できます。利活用支援サービスではそのためのサポートをしてくれるのです。
Skypeのサービス終了でTeamsに移行したい
Microsoftは、「Skype for Business Online」の提供を2021年の7月末日に終了すると公表しています。これを利用しているOffice 365ユーザーの多くは、Teamsへ移行することになるでしょう。
（なお、一般向けSkypeや「Skype for Business Server」はこの発表の影響を受けないとされていますので、混同しないように注意が必要です。）
これまでSkypeを利用してきた方は、ツールの移行に不安を感じるかもしれません。しかしMicrosoftは、近年Teamsに注力しており「自信を持ってTeamsを推薦できる」（※）と公表しています。
加えてユーザーがなるべくスムーズに移行できるよう、各ツールの連携を実現し、移行ガイダンスの公開なども行っています。こういった背景を受け、さまざまな企業がTeamsへの移行を考えるようになっています。
さらに、拡張アプリケーションも同時に導入し、自社にとって必要な機能を補っておくことも重要です。当該サービスを利用すれば、適切な拡張アプリケーション導入をきちんと支援してくれます。Teamsへの移行と併せて、スムーズに導入が進むでしょう。
Microsoft Teamsの利活用支援サービス内容
利活用支援サービスでは、大きく4つのサポートが受けられることを紹介しました。ここでは、これらの詳細を説明していきます。
コンサルティング
利活用支援サービスはトータル支援を行っているため、導入の前段階から利用することができます。業務変革に向けた課題を抽出し、その解決策を検討することを基礎として、「Teamsがその解決のためにどう役立つか」といったことを指南してくれます。
こうしたコンサルティングを受けることで、業務変革に対するより具体的なイメージをつかむことができるようになるでしょう。
初期導入支援
導入することが決定している場合には、導入に際して必要になる初期設定等のサポートを受けましょう。基本的な共通項目から、各企業の実態に即した設定などを行います。ごく基本的な設定内容であればインターネット等でも情報を調べることができるかもしれませんが、実際の利用環境に最適な導入をするにはこれだけでは不十分です。
この点でも、当該サービスは有効です。必要に応じて、さまざまな他サービスとの連携を考慮し、Teams導入を支援してくれます。
拡張アプリケーション提供
より効果的な運用を実現するため、拡張アプリケーションの導入も検討します。
例えば、Teams連携型のアドオンアプリケーション「Coo Kai」の提供、ポータルサイトの構築からデータ管理・共有が簡単にできるようになる「SharePoint Online」、Office 365標準サービスをカスタマイズするなどして業務効率向上が支援されます。
これらを組み合わせることで、別個のチャットツール・会議ツール等として機能するだけでなく、スケジュール・タスク管理等の情報連携まで行いながら、社内の活動を分析するツールとしても、Teamsは機能するでしょう。
教育/運用支援
当該サービスによって最適な利用環境が用意されても、自社での運用が適切に行えなければ、Teamsの有効性は享受できません。そのため当該サービスには、運用支援までも含まれています。ツール利用に必要なレクチャーなど、安定した運用実現へ向けて、トータルなサポートが提供されます。
Microsoft Teamsの利活用までの4ステップ
当該サービスでは、Teamsを実際に安定して運営できるようになるまでを、次の4ステップで整理しています。
- 取り組み方がわからない状態
- 理想のコミュニケーションに関するヒアリングの実施
- 利用者の声を参考に適切なツール設計を実施
- 実際にコミュニケーション運用
こうしたステップごとに適切なサポートを実施することで、確実に導入プロセスを進めていけるようプランが立てられています。当該サービスの利用を検討している方はぜひ下記資料を参考にしてください。
まとめ
リモートワーク普及に伴いMicrosoft Teamsの導入も増えています。導入時の不安解決策の1つとして、株式会社ピーエスシーが提供する利活用支援サービスの利用がおすすめです。最適な導入・運用から、さらに適切な他アプリケーションの選定などまでトータルサポートを受けられます。詳しい情報は公表されている「ページ」を確認してください。
