クラウドサービスの1つであるSharePointには、技術・運用支援、移行、ポータル・デザイン開発、業務開発アプリなどの関連サービスがあります。SharePointを効果的に使用するためにはSharePoint関連サービスへの理解がかかせません。ここではそれぞれのサービスの概要や導入するためのステップなどについて解説します。
そもそもSharePointとは？
SharePointはマイクロソフト社がMicrosoft 365またはOffice 365において提供する企業向けクラウドサービスで、ファイル共有・情報共有を効率化します。個人利用が可能なプランもあり、単体プラン、エンタープライズ向けプランなどバージョンによって多少異なりますが、さまざまなシーンでの活用が可能です。一般的には複数のユーザーが同時に操作できるようにファイルをアップロードして管理します。
会議の議事録作成を複数のユーザーで担当したり、相手と通話しながらクラウド上の提案書ファイルを操作したりと、円滑なチームプロジェクトの遂行に欠かせません。他にも部署やプロジェクト単位でポータルサイトを作成できる機能、ポータルサイト内のライブラリやリストなどのコンテンツを管理する機能、煩雑化するメールのやり取りをクラウドシステム上で完了できるワークフロー機能、システム上の必要な情報を見つける検索機能などがあり、ExcelやWordといった他のOfficeツールとの連携も可能です。
SharePoint運用・技術支援サービス
多くのSharePoint関連サービスを提供しているディープコム（Deep Com）は「SharePoint運用・技術支援サービス」を提供している企業です。SharePointが登場した頃から開発・運用に携わっているため、SharePoint環境構築後のインシデント発生への対応経験が豊富で、製品の知識を活かした支援が特徴です。
こうしたサービスが台頭してきた背景には、SharePointを導入した企業が運用や技術面で課題を抱えている実態があります。運用面では、社内ユーザーからSharePointの使用に関する問い合わせが多い、申請作業やシステム維持保守の手間がかかる、会社独自の運用をしたいなどの課題が挙げられます。技術面では、システム障害発生時の調査方法や自社のカスタマイズ方法がわからない、独自のインフラ構成をしたい、SharePointが活用されていないなど、SharePointの効果を引き出せていないケースがあとを絶ちません。また、技術に詳しい人がおらず、そもそもSharePointの使い方や管理方法がわからないというケースもあります。
ディープコムの運用支援サービスは、運用、技術サポート、技術支援など企業の課題に合わせて設計されています。特にリモートやサードパーティの支援などオプションの相談にも対応している柔軟性の高さが支持されています。
具体的な運用・技術支援サービスの事例では、約6,000人のユーザーからの問い合わせや申請などの定型業務を担うIT管理者に代わり、ヘルプデスク業務や技術的な調査を担いました。また、問い合わせ内容から改善案を提案し、余った工数でSharePointの新しいアプリを開発しています。一般的な業務を委託できたことで、IT管理者はユーザー視点での品質向上など専門業務に集中できました。
SharePoint移行サービス
ディープコムが提供するSharePoint移行サービスを利用することで、各企業の利用状況に合わせて、業務への影響を軽減しながらSharePointへの切り替えをスムーズに実施できます。特に既存のグループウェアの老朽化対策としてSharePointを導入する場合、既存のグループウェアがいつまでも利用されたり、新旧システムの二重稼働期間が長引き、ランニングコストが増加したりするなどの課題があります。SharePoint移行を実施するには、移行ツールの専門知識と、分析や実行に相応のコストが必要です。
しかし、SharePoint移行サービスを利用すれば、人的・金銭面のコストを低減した切り替えが可能です。例えば、約8,500人のユーザーを抱えた企業が、老朽化したSharePoint Server2007からSharePoint Server2016に移行サービスを実施した例では、ディープコムが移行計画の企画立案から関わっています。旧サーバーの状況を分析し、複数モデルの仕分けや移行モデルごとの移行方法の使い分けにより、短期間で移行と運用状況の最適化を実現しています。
移行までの4ステップ
ステップ1
移行元の環境を確認します。ディープコム指定のツールを適用し、サーバー状況を簡易診断することで概算を算出します。
ステップ2
移行対象となるシステムの機能を洗い出し、SharePointへ移行する最適な方法とスケジュールを、システムやパターンごとに提案します。
ステップ3
ディープコムが移行作業を行うプランと、移行作業の教育支援を実施し、利用企業で実施するプランがあります。いずれかの方法で移行作業を実施します。
ステップ4
SharePoint移行後の新しい環境で業務を実施し、移行後にシステム障害が起きた場合は適切な指示や対応を求めることができます。
SharePoint ポータル・デザイン開発サービス
ディープコムが提供するSharePointポータル・デザイン開発サービスを利用することで、SharePointやSharePoint Onlineのベーシックやモダンサイトを、企業のブランディングに合わせたオリジナルデザインに変更・展開できます。SharePointにおけるチームサイトの作成では、コミュニケーションサイトのような選択肢がありません。しかし、サービスを利用すればオリジナルテンプレートのモダンサイトを作成できます。デザインや機能が限られていると、ポータルサイトの見栄えや使い勝手がよくないため、利用頻度が低くなってしまいます。
SharePoint ポータル・デザイン開発サービスにより、企業ブランドに合致した見た目とキラーコンテンツを整備し、ポータルサイトの役割を向上させます。約5,000人のユーザーを抱えた企業が、モダンサイトでポータルサイトを開発した例では、SharePoint Frameworkを利用してモダンサイトの改修を行いました。見栄えと使い勝手が悪かったポータルサイトが、ブランドデザインとお役立ちWebパーツを実装する社内ポータルに生まれ変わりました。
移行までの4ステップ
ステップ1
社内ブランディング情報やデザイン会社のデザイン案などを基に、SharePointで実現できる範囲と見積もりを提示します。
ステップ2
提供されたデザイン案を基にデザインテンプレートの開発を実施します。
ステップ3
ステップ2のデザインテンプレートを仮リリースし、デザインや機能の微調整などを行います。
ステップ4
開発したデザインテンプレートを社内システムとして展開し、業務で使用します。
SharePoint 業務アプリ開発サービス
ディープコムが提供するSharePoint業務アプリ開発サービスを、ミドルウェアとして利用することで、インフラ費用やイニシャルとランニングコストを抑えたシステム導入を可能にします。自社でシステム開発を行うと、サーバーやデータベース構築、開発とランニングコストが高額になります。新たに機能を追加する際も機能ごとに構築費用がかかるため、全体の業務プロセスを遂行するには、多大な構築コストが必要です。
業務アプリ開発サービスでは、既存のSharePoint環境下に構築するため、インフラ構築と管理の負担を削減できます。機能追加もSharePointの既存機能を活用できるため、開発コストを抑えられます。約500人のユーザーを抱えた企業が検索データベースを構築した例では、Access管理からSharePoint Onlineに移行させ、新規に検索プログラムを開発し、実装しました。リアルタイムに詳細な検索が可能になり、見やすく使いやすい情報管理を実現しています。
移行までの4ステップ
ステップ1
ユーザー企業の業務内容や要望をヒアリング後、SharePointの実装が最適と判断されれば、概案の見積もりを提示します。
ステップ2
SharePointの実装で課題を解決するために、業務プロセスを整備し、仕様を確定します。
ステップ3
ステップ2で確定した仕様に基づき、ディープコムの社内で業務アプリを開発します。
ステップ4
開発した業務アプリをユーザー企業に導入し、テストを実施後、利用を開始します。
まとめ
ディープコムが提供するSharePoint関連サービスはさまざまなプランが選べる運用・技術支援サービスや、移行サービス、ポータル・デザイン開発サービス、業務アプリ開発サービスと目的や用途に合わせて用意されています。SharePointの機能を活かし、活用するためにSharePoint関連サービスは大変有効でしょう。
