名刺管理ソフト・アプリ選びで1番大切なことは、「使いやすさ」です。ビジネスパーソンは、平均して年間106枚もの名刺を交換しています。つまり、営業担当者が多いほど組織として管理すべき名刺の数は増えるので、管理はより複雑になります。
そこで利用されるのが名刺管理ソフト・アプリ選びなのですが、組織やユーザーにとって使いやすいものでなければ、名刺からビジネスチャンスを生み出すことは難しいでしょう。本稿では、名刺管理ソフト・アプリ人気8サービスを紹介するとともに、自社にとって欠かせない名刺管理ソフト・アプリの選び方を解説します。
名刺管理ソフト・アプリ人気8サービス
CAMCARD BUSINESS
海外製名刺管理ソフト・アプリで、世界で1億人のユーザーを抱えるグローバルスタンダードアプリです。OCR（光学式文字読み取り機能）により、スマホで撮影した名刺を最短5秒でデータ化できます。名刺交換をしたその場でデータ化できるため、管理漏れが無くなるのもメリットの1つです。
この他、名寄せ機能やメール配信機能、商談管理/タスク管理など幅広い機能を備えているので、簡易的なSFAとして活用できます。
Eight
国内の名刺管理ソフト・アプリとしてトップシェアを持つサンサンが提供する個人向けアプリです。基本機能はすべて無料で使えますし、スマートフォンで撮影した名刺はOCRによって即座にデータ化されます。加えて、オペレーターによる入力補正で正確な名刺情報を管理できます。
ビジネスSNSとしての得面も持ち合わせており、自分の名刺を登録してユーザー同士で繋がることも可能です。取引先担当者が異動や転職によって名刺が変わっても、SNS上でその情報を確認できます。再度名刺を交換せずとも、最新情報を取得できるメリットがあります。
Evernote
Evernoteはクラウドメモサービスですが、スマートフォンアプリで名刺を撮影することでAIが自動識別し、名刺モードに切り替えてデータ化できる特徴があります。名刺モードを利用する場合は月額600円のプレミアムプランか、月額1,100円のビジネスプランが利用可能です。単純な名刺管理サービスとしてではなく、アイディアを書き留めたり、情報提供にも活用できます。
Sansan
名刺管理ソフト・アプリとして国内トップシェアを持つサービスであり、上場企業や官公庁、を含め、国内7,000社以上で導入されています。オペレーターによる入力補正をいち早く導入したサービスであり、個人情報保護に力を入れていることにより、オペレーターから名刺情報が漏えいする心配もありません。
専用スキャナを設置することにより、大量の名刺を効率よく読み取ることができ、名刺管理を効率化する点で高い性能を持っています。
SmartVisca
世界トップシェアを持つCRM/SFAシステムのSalesforceに名刺情報を登録するための名刺管理ソフト・アプリです。入力補正によって名刺をデータ化するため、正確な名刺情報を常に管理できます。
ユーザーが契約しているSalesforceシステム内にデータを登録してくれるため、Salesforceに名刺管理機能を追加してより効率的に営業活動を展開できます。
myBridge
サービス母体はLINE株式会社であり、LINEアカウントを利用して登録できますが、LINEとは異なるアプリなのでともだち情報が同期されません。あくまでビジネス向けの名刺管理ソフト・アプリとして提供されています。
「おまかせスキャンサービス」を利用することで、溜まった名刺のデータ化を行ってくれるので、何枚送っても無料で登録してくれます。しかも、着払いで名刺を送付できるのでコスト削減効果もあるでしょう。
アルテマブルー
中小企業から大企業まで、幅広い企業で導入されている名刺管理ソフト・アプリです。OCRによって名刺を自動的にデータ化し、自分自身で補正するゼロモードを使えば低コストで正確な名刺情報を管理できます。
データセンターが国内にあり、JIPDEC認証のプライバシーマークも取得されているので、セキュリティ面も安心して利用できます。
スパイラル
もともとはクラウドプラットフォームですが、2011年に名刺登録機能が追加されました。オプションで名刺情報をCRMやSFAに取り込める機能があり、メールの一斉送信も可能なので、業務効率アップに最適です。
クラウドプラットフォームなので、ISO27001、ISO20000-1、ISO9001、STARの認証を取得しておりセキュリティ面で安心して利用できます。
名刺管理ソフト・アプリ選びのポイント
いかがでしょうか？これらの名刺管理ソフト・アプリは、それぞれの異なる特徴があります。なので、自社にとって最適な名刺管理ソフト・アプリを選ぶためのポイントを押さえる必要があります。
Point1.管理している名刺の整理
まずは、社内においてどれくらいの名刺を管理しているか？どのような名刺を管理しているか？を把握しましょう。名刺は主に営業担当者ごとに管理されているので、まずはツール導入の趣旨を説明してから簡易的にでもよいので名刺情報を把握しましょう。
Point2.名刺管理ソフト・アプリとして欲しい機能の定義
次に、名刺管理ソフト・アプリとして搭載して欲しい機能を定義します。単純に名刺情報を管理したいのか、CRM/SFAとして管理したいのか、既存システムと連携したいのかによって導入すべき機能は異なるので、明確に定義しましょう。
Point3.エンドユーザーの意見を吸い上げる
機能要件を定義できたら、エンドユーザーの意見を吸い上げることが大切です。実際に名刺管理ソフト・アプリを利用するのはエンドユーザーなので、彼らの意見を吸い上げた上でさらに重要な機能について定義し、不要な機能はそぎ落としていきます。
Point4.デモ操作やトライアルを実施する
名刺管理ソフト・アプリによってデモ操作やトライアルを提供している製品があるので、実際にサービスに触れてみましょう。実際に使ってみないことには操作性が理解できないので、トライアルは積極的に実施してください。
Point5.ベンダーサポートの確認
最後にベンダーサポートを確認しましょう。特に、初めて名刺管理ソフト・アプリを利用する企業にとっては、ベンダーサポート無しに利用できない可能性があるため、ベンダーがどういったサポートを提供しているかを確認することが大切です。
いかがでしょうか？名刺管理ソフト・アプリを導入する際は、以上のポイントをしっかりと押さえた上で自社にとって最適な名刺管理ソフト・アプリを選びましょう。
