IT市場が激化しているにもかかわらず、IT人材はかなり不足しています。そのようななかで企業を発展させるためには、少ない人手でも効率よく業務を進めていく必要があるでしょう。そこで役立つのが、業務改善ツールの導入です。IT市場の変化に素早く対応している企業は、業務改善ツールをうまく取り入れて生産性を向上させるとともに、大幅なコストの削減に成功しています。近年では多くの業務改善ツールが提供されており、それぞれ機能や使い方が異なるため、社内ニーズに合わせて最適なツールを導入することが重要です。ここでは、業務改善ツールを導入するメリットや代表的なツールの特徴について解説していきます。
業務改善の課題と背景
労働人口が減少している一方で、デジタル技術の発展やAI・IOTの技術進歩により、IT人材の需要が高まっています。そのため多くの企業において、新たなIT人材の確保が難しくなっている状況です。限られた人手でも企業の成長を持続させ、売上を伸ばすためには、生産性の向上や業務効率化の推進が必要といえるでしょう。
業務改善ツールを導入するメリット
業務改善ツールを導入する2つのメリットについて解説します。
業務を効率化しコストを削減できる
業務改善ツールの導入により業務の効率化が進めば、不要な業務を削ることができ、人的コストの削減や社員のパフォーマンス向上に繋がります。また、それらの不要な業務で発生していた輸送費や備品代などの金銭的コスト・管理コスト・時間的工数・人材確保や人材教育にかかわるコストといったさまざまなコストを削減できます。
生産性が向上する
無駄な作業や単純な作業が減ることにより、より多くの人的リソースを確保でき、業務パフォーマンスや社員の生産性向上が見込めます。
また、作業の自動化によって人為的なミスが減ることも大きなメリットです。
業務改善ツールの種類
代表的な業務改善ツールの種類について解説します。
コミュニケーションツール
コミュニケーションツールとは、業務に関する連絡や社員同士のコミュニケーションをスムーズに行うためのツールです。
Slack
・概要
Slackはチーム内のコミュニケーションと作業を集約し、作業効率を高めることのできるビジネスチャットツールです。
・特徴
プロジェクトやチームなどを、チャンネルというスペースを活用してグループ分けし、生産性の向上や作業の効率化が図れます。プロジェクトメンバーやチームメンバーごとのチャンネルを作成してやり取りする機能は、他のチャットツールよりも優れています。
・価格
プランは月額0円のフリープラン、月額850円のプロプラン、月額1,600円のビジネスプランの3プランです。
基本的な機能の利用であれば、無料のフリープランで問題ありません。
Chatwork
・概要
Chatworkは社内でのコミュニケーションを円滑に行い業務を効率化できる、国内利用者数No.1のビジネスチャットツールです。
・特徴
Chatworkのユーザーであれば、コミュニケーションを取りたい相手とIDを交換するだけで、すぐにメッセージのやり取りが可能です。
社外の人とのコミュニケーションも、他のチャットツールに比べてスムーズです。
また、サーバーとの通信はすべて暗号化されており、Chatworkにて送信したデータは高セキュリティのデータセンターへ保管されるため、多くの企業や官公庁で導入されています。
・価格
プランは月額0円のフリープラン、1ユーザーごとに月額500円(年間契約)のビジネスプラン、1ユーザーごとに月額800円(年間契約)のエンタープライズプランの3プランです。
基本的には無料で使用できるフリープランで問題ありません。
プロジェクト管理ツール
プロジェクト管理ツールとは、プロジェクトを円滑に進めるためにタスクを一括管理して、タスクの期限・進捗状況などを可視化できるツールです。
Backlog
・概要
Backlogは日本企業の株式会社ヌーラボが提供する、SaaS型のプロジェクト管理ツールです。
・特徴
Backlog独自の機能である「カンバンボード」は、ドラッグ&ドロップの簡単操作でタスクの状態を簡単に変更でき、プロジェクトのタスクを可視化・管理するのに便利です。
・価格
プランは、月額2,640円のスタータープラン、月額12,980円のスタンダードプラン、月額21,780円のプレミアムプラン、月額55,000円のプラチナプランの4プランです。
プランによって、使用可能となるユーザー数やストレージが大きく異なるため、チームの規模や用途によって選択してください。
Redmine
・概要
Redmineはオープンソースで提供されているプロジェクト管理ツールです。
・特徴
オープンソースのソフトウェアであり、プラグインが豊富に用意されているため、必要な機能の追加や機能のカスタマイズを簡単に行えます。企業に合ったプロジェクト管理ツールの作成が可能なことから、多くのIT企業でのプロジェクト管理に採用されています。
またすべての機能を無料で使用でき、導入費用を抑えられることも人気の理由です。
・価格
無料
RPA
RPAとは、「ロボティック・プロセス・オートメーション」の略であり、人間が行っている作業を自動化するときに使うツールです。
WinActor
・概要
WinActor はNTTグループで提供しているRPA国内No.1シェアのRPAツールです。
・特徴
操作性に優れており、プログラミングの知見がなくても簡単にロボットのフローを作成できます。NTT独自の育成プログラムやサポート体制もあるため、RPAツールを初めて使用する人でも導入しやすいでしょう。
・価格
プランは年額248,000円の実行版と、年額908,000円のフル機能版の2プランです。
実行版はロボットの実行のみ可能で、フル機能版はロボットの作成・編集・実行ができます。また、初めてWinActorを導入する場合は、フル機能版の購入が必要となります。
Power Automate Desktop
・概要
Power Automate DesktopはMicrosoftが提供しているRPAツールで、Windows11には標準搭載されています。
・特徴
Windows11に標準搭載されているため、Microsoftアカウントでサインインするだけで簡単に使用可能です。
無償版と有償版がありますが、基本的には無償版で問題なく業務の自動化ツールとして使用できます。多大な導入コストが発生する他のRPAツールに比べて、導入コストを大幅に抑えられます。
・価格
プランは無償版と、月額4,350円の有償版の2プランです。
有償版には、フローの自動実行やバックグラウンド実行などの機能が備わっていますが、フロー自体は無償版でも有償版でも違いはありません。有償版の機能が不要な場合には、無償版の利用で十分でしょう。
業務改善ツールにはPower Platformがおすすめ
Power Platformとは
Power Platformとは、業務で発生するデータを管理・活用できるアプリを、ノーコードまたはローコードで開発可能な4つの製品の総称です。
詳しくは以下サイトを参考にしてください。
最近よく聞く「Power Platform」って何？その概要を5分で解説！
Power Platformをおすすめする理由
さまざまなシーンで活用できる
Power Platformは、業務用途として多い「データ分析」「アプリ開発」「自動化・ワークフロー開発」「チャットボット開発」の4つの用途に対応する製品を揃えているため、あらゆる業界の業務改善に活用できます。
初心者やデジタル技術の知識がない人でも簡単にアプリ開発が可能
初心者やIT技術に苦手意識を持つ人でもアプリ開発ができる、アプリテンプレートが充実しています。アプリテンプレートで開発したアプリは、機能を追加して自由にカスタマイズすることもでき、企業のニーズに合った業務効率化ツールとして使用可能です。
さまざまなデバイスで利用可能
Power Platformの製品は、パソコン・タブレット・スマートフォンのどのデバイスでも利用できるため、アプリ開発の際にデバイス対応について考慮する必要がありません。
さまざまなデバイスで利用可能なことから、出張先でも利便性が高いです。
まとめ
IT市場の速い流れに乗り遅れず、競合他社に打ち勝つためには、業務を効率化・自動化することでいかにコストを減らせるかがポイントです。そして、減らしたコスト分で新たな業務やビジネスを行い、企業を発展させていく必要があるでしょう。
業務改善ツールを活用すれば、コストの削減や業務の効率化・自動化だけではなく、従業員の生産性向上やオペレーションミスの低減・強固なチームワークの実現など、多くのメリットを享受できます。社内ニーズに合う業務改善ツールの導入を、前向きに検討してみてください。
