企業内では、業務に関わるコミュニケーションが頻繁に行われています。従来、口頭や電話、メール、紙といった方法で連絡などを行ってきましたが、これらの方法では「レスポンスが悪い」「時間がかかる」などの問題もあります。そこで本記事では、こうした問題の解消に役立つビジネスチャットツールについて詳しく解説します。
ビジネスチャットとは
ビジネスチャットとは、インターネットを介してリアルタイムにコミュニケーションするための手段です。インターネットにつなげられる環境さえあれば、どんなに離れていても即座に会話ができます。
ビジネスにおいて、他者とのコミュニケーションは重要です。たとえば、業務に関わる要件を頼んだり、聞きたいことがあったりするときなど、さまざまな場面で会話が必要になります。こうした場合には、直接本人に会って口頭で伝えるか、電話・メールを利用することが一般的です。
しかし、これらの方法では「相手がどこにいるかわからない」「電話がつながらない」「メールを見ているかわからない」「なかなか返信が返ってこない」など、多くの問題があります。そこで、こうした問題を解決する手段として、ビジネスチャットが利用されるようになったのです。
ビジネスチャットを使用すれば、相手がどこにいてもコミュニケーションを取れるうえ、メールのようにメッセージが残せます。また、メールと違って複数人でのやりとりや細かいやり取りに向いているため、要件だけをすぐに伝えやすいのも特徴です。
ビジネスチャットにおけるメッセージの送受信は、LINEのグループに似ています。作成したチーム内の人間に、LINEのような形で素早くメッセージを送れるイメージです。このようにSNSに似た側面もありますが、ビジネスチャットは主に「取引先など社外の人間とのやりとり」「個別での会話」「業務効率向上」のために利用されます。SNSは全体への周知を目的とするため、その点に違いがあります。
ビジネスチャットの導入目的
ビジネスチャット導入の大きな目的は、「業務効率化」です。ビジネスチャットツールにはチャットを基本機能として、業務効率化を促すさまざまな機能があるため、幅広い業務に活用できます。
まず基本となるチャット機能では、伝達すべき情報を瞬時に伝えることが可能です。これは、社内チャットで大いに活躍します。たとえば、日々の業務では細かい業務伝達が多く発生しますが、これを逐一相手に伝えていては無駄なリソースが発生します。そこでチャットを利用して伝えれば、その場を離れることなく、すぐに相手に要件を伝えられます。前述しているようにチーム作成も可能なため、特定のチーム全体にメッセージの共有も可能です。
また、ビジネスチャットツールでは「ファイル送受信」「タスク管理」「会議室予約」「予定表共有」など、多くの機能が利用できます。たとえば、ファイル送受信機能を活用すれば業務ファイルを添付したり、データを確認し合って作業したりすることも可能です。
そのほか、タスク管理を使用すれば、管理者の管理業務効率化に寄与するだけでなく、タスクを割り振られた従業員がすぐに確認できます。リマインダー機能が付属していることもあり、ミスの防止にもつなげられます。
ビジネスチャットを導入するメリット
ビジネスチャットの大きなメリットは作業の効率化ですが、従業員同士のコミュニケーション円滑化にも効果的です。業務において、従業員間のコミュニケーションの円滑化にはさまざまなメリットがあるため、その恩恵を享受できます。
チャットでの会話は、業務の要件だけでなく相談や協力などにも利用されます。こうしたコミュニケーションがスムーズに行われていれば、従業員間で信頼関係が生まれ、作業へのモチベーションの向上につながります。人間関係によって離職するケースもあるため、信頼できる人材が1人いるだけでも離職率を下げる効果が期待できます。
さらに、業務に関する新しいアイデアが生まれる機会の創出も見込めます。新しいアイデアは、意見交換や議論によって生まれることが多く、コミュニケーションが活性化すればこうした生産性を向上させる効果もあるのです。
また、近年ではリモートワークを導入する企業も増えていますが、在宅ワーカーとの連絡手段にもビジネスチャットが利用できます。高度なセキュリティ対策が講じられたツールも多く、そうしたツールを活用すれば離れた場所で作業するワーカー同士がコミュニケーションを取れるうえ、重要なデータを安全に送受信可能です。
ビジネスチャットを導入する際の注意点
このようにメリットの多いビジネスチャットですが、導入に際してはいくつか注意点もあります。導入後にトラブルが起きないように、あらかじめ問題点を把握しておきましょう。
まず、導入にあたってはコストが発生したり、社内への浸透に時間がかかったりします。無料のビジネスチャットツールもありますが、機能に制限が設けられていることが多く、大規模な組織で使うには物足りなく感じるかもしれません。いずれにせよ、業務内容が変わることで戸惑う社員もいるため配慮が必要です。
導入後は、プライベートなコミュニケーションが横行して、問題になることもあります。チーム内でこうした事象が発生した場合、作業中のメンバーの手が止まる可能性もあるため、かえって作業効率が悪くなる可能性もあるのです。
また文章の場合は、対面でのコミュニケーションよりも意思が伝わりにくいというデメリットもあります。本人にその気はなくても、怒っているように感じたり、きつい物言いに捉えられたりすることもあるのです。こうした問題は人間関係の悪化を招くため、ニュアンスを細かく伝える方法や、誤解を招かない方法を考える必要があります。
こうしたことも含めて、社内にビジネスチャットを導入する際は、その目的を周知し、ルールをあらかじめ決めておくことが大切です。「プライベートなやり取りの禁止」「チームには上長を含める」「意志が伝わるように絵文字などの利用を推奨する」など、企業の業務に合わせてルールを定めましょう。
ビジネスチャットならMicrosoft Teamsがおすすめ
「Microsoft Teams」は、Microsoft社が提供するビジネスチャットツールです。主に以下のような機能を備えています。
- 1対1でのチャット
- グループチャット
- 音声通話（映像なし）
- ビデオ会議
- 会議レコーディング
- 会議予定、管理
- 動画配信
- Office製品の同時編集
- ファイルの共有
- 在席信号
- セキュリティ管理
基本的なチャット機能だけでなく、多くの機能を備えているのが特徴です。音声通話やミーティング、在席信号などリモートワークにも適用できる機能が複数あります。
また、大きな特徴としてOffice製品との連携が挙げられます。ExcelやWordといったファイルを共有したり、共有したファイルを同時に編集したりすることも可能です。互いに確認し合いながら作業できるので、効率的にファイルの編集が行えます。Microsoft Teamsを利用する際も、ほかのMicrosoft製品が付属しているプランを契約するだけで同時に利用できます。多くのMicrosoft製品と一緒に利用することで、社内のデジタル化を促せるでしょう。
まとめ
Microsoft Teamsを利用する際は、ほかのMicrosoft製品と併用することがおすすめです。たとえば、多くの企業ではExcel・Word・PowerPointなどを利用していることでしょう。さらにMicrosoft Dynamics 365など、各部門間でさまざまなシステムを導入している企業も少なくないと思われます。Microsoft Teamsは、こうしたさまざまなMicrosoft製品と連携できるのが大きな強みです。
また、Microsoft TeamsはWindowsをはじめさまざまなOSに対応しており、PCだけでなくスマホやタブレットでの利用が可能な点も特徴です。これにより導入がしやすく、気軽に利用できるでしょう。
