中小企業におすすめのグループウェア10選 | 無料お試し版・成功事例も紹介

「中小企業にもグループウェアが必要なのだろうか」「必要とすれば、どのグループウェアを利用すべきか」
当記事をお読みの方は上記の考えをお持ちではないでしょうか。当記事では、中小企業がグループウェア導入で得られるメリットとデメリットなどを解説します。グループウェアの選び方やおすすめのグループウェア、導入事例も解説しているので、ぜひ参考にしてください。

中小企業におすすめ｜グループウェアとは

グループウェアとは、グループで業務をするに当たって、業務を効率化できるツールのことです。名前の通り、グループ単位で導入するため、利用者間でのコミュニケーションや情報共有にも利用されます。グループウェアの主な機能として、以下があります。

また紙やExcelでは、同時編集ができない不便さを感じることが少なくありません。複数拠点で業務を行う企業や、運送など移動が伴う業種は、思うように紙やファイルにアクセスできない課題もあるはずです。グループウェアを利用することで、1つのツールですみ、離れた場所でも業務ができる環境を整備できます。

グループウェアの機能や特徴については以下の記事でより詳しく解説しているので、併せてご覧ください。
グループウェアを分かりやすく解説！無料で使えるツールも紹介

中小企業がグループウェアを導入するメリット

中小企業がグループウェアを導入するメリットは以下の通りです。

事務作業の効率化につながる

グループウェアを導入することで、事務作業の効率化につながります。

先述の通り、グループウェアにはさまざまな機能があり、特に事務作業の効率化に相性がよい機能が多いです。

事務作業の効率化の例として、以下が挙げられます。

基本的に事務作業は、物理的に作業をする人数が増えるほど、無駄な時間が多くなります。グループウェアの導入によって事務作業する人数が減るため、効率化につながりやすいです。

リモートワークに取り組む環境整備ができる

グループウェアの導入によってリモートワークに取り組む環境の整備ができます。

リモートワークを導入するに当たり、「社員間のコミュニケーション不足による弊害」が懸念されるケースが多いでしょう。グループウェアのチャット機能やWeb会議機能を用いることで、対面ではないものの、従来と同様のやりとりができます。ファイル共有機能があれば、全社的に行う連絡事項が滞ることもありません。

このように、グループウェアを導入することで、リモートワークの不安が解消されます。リモートワークを導入できれば、リモートワークを希望する社員の満足度が高まり、結果的に生産性やモチベーションの向上も期待できるでしょう。

業務進捗や状況の可視化をできる

グループウェアの導入によって、業務進捗や状況を可視化できます。

管理者やリーダーは業務の進捗や状況を把握しなければなりません。一般社員であっても、自身の作業の進捗が滞っていないかなど、逐次報告する必要があります。

グループウェアにはタスク管理機能があり、業務進捗や状況の可視化が可能です。可視化されていることで、管理者やリーダー側が進捗状況に気が付くことができます。またチャットやWeb会議によるコミュニケーションで「なぜ進捗が思わしくないのか」を確認し、一緒に根本的な解決を目指すことも可能です。

「納期に遅れること」は企業にとって大きなマイナスです。それを防ぐため、作業をしている社員以外が進捗状況を把握することが必要となります。グループウェアの導入により業務進捗を可視化すれば早い段階で周りが気付き、遅れの防止や最小化が可能です。

情報共有が容易になる

グループウェアの導入によって情報共有が容易になるメリットがあります。

グループウェアを導入していない場合、社内の情報共有は掲示板やメールなどによるアナウンスになるでしょう。掲示板ではそもそも掲示に気が付かなかったり、休みや出張で掲示板を見られなかったりする可能性があります。メールでも、読み飛ばしたり、宛先を選択し忘れたりすることもあるでしょう。

グループウェアのチャット機能やプロジェクト管理機能によって、掲示板やメールによる情報共有の不具合の可能性を低減できます。チャット機能は既読の確認ができるものなら、チャットグループに属していれば宛先を選択し忘れることはありません。社外にいてもパソコンやスマートフォンで情報を確認できるため、アナウンスが見られない可能性も低いです。

グループウェアの導入によって、情報共有がより確実かつ容易になるメリットがあります。

ペーパーレス化の促進になる

グループウェアの導入によってペーパーレス化の促進につながります。

事務作業や情報共有を紙ベースで行っている企業も、まだまだ多いのではないでしょうか。ペーパーレス化ができずにいると、探す手間が多いことや保管が煩雑になるなど、デメリットが多いです。

グループウェアの導入により、例えば、勤怠管理機能によって勤怠管理をペーパーレス化できます。また社内文書として配布していた書類も、チャット機能やファイル共有機能で展開すれば、印刷する手間やコストが不要です。

グループウェアを導入して業務を見直せば自然とペーパーレス化されるため、これらのメリットが享受できます。

中小企業がグループウェアを導入するデメリット

中小企業でも導入メリットが多く見えるグループウェアですが、導入による以下のデメリットもあります。

導入コストがかかる

グループウェアに限った話ではありませんが、ツールの導入にはコストがかかります。導入しなければコストはかからないので、デメリットに感じることもあるでしょう。

コストをかけてまでグループウェアを導入しても、料金に見合う、またはそれ以上の効果を得られなければ無駄になってしまいます。

導入コストがかかってしまうデメリットには、無料で利用して、効果を得られそうか確認してみるとよいでしょう。「コストをかけてまで導入したのに効果を得られないかもしれない」と不安になってばかりでは、いつまでも導入できません。後述でおすすめするグループウェアには無料で利用できる期間が設けられているので、ぜひ利用してみてください。

自社に合うグループウェアの選定が難しい

グループウェアを導入するに当たり、自社に合うグループウェアの選定は難しいものです。もし導入したグループウェアが自社が求めるものではなかった場合は、効果を得られない可能性が高いです。結果として、グループウェア導入が無駄になってしまいます。

グループウェアの選定が難しいというデメリットをクリアにするためには、自社が必要な機能や実現したいことを明確にしておく対策が必要です。「グループウェアを導入したい」と考えることになったきっかけからヒントを得て「どのような機能があれば希望を実現できるか」と考えてみましょう。必要な機能が分かれば、導入すべきグループウェアの選択肢は確実に絞り込めます。

中小企業のためのグループウェアの選び方

中小企業がグループウェアを選ぶ場合は、以下を重視するとよいでしょう。

グループウェアの機能で選ぶ

利用したい機能からグループウェアを選定する方式です。グループウェアの導入を考える目的は、主に業務の効率化でしょう。以下の2点を明確にしておくことで、選定すべきグループウェアが決まります。

目的や課題がある場合の解決策として、グループウェアを導入しましょう。おすすめしない選定方法は「他社がやっているから」「流行のため」など、なんとなく導入してしまうことです。この方法では効果を十分に発揮できず、導入コストが無駄になってしまう可能性が高くなります。必要な機能を洗い出し、機能が搭載されているグループウェアに絞り込んでください。

グループウェアの料金で選ぶ

「機能で絞り込めても、その後どうすればよいのか」の1案として、グループウェアの料金で選定する方式があります。経理担当や管理者は、可能な限り支出を抑えたいと考えているはずです。機能からグループウェアを絞り込んだら、必要な機能を持つグループウェアの中で料金を比較しましょう。

グループウェアは、プランによって料金が異なります。最適なプランを選択できれば、グループウェア導入による費用対効果を高めやすいです。利用人数や必要機能、ストレージ容量、ハードウェア要件などから選択してください。最適なプランが分からない場合は、それぞれのグループウェアの相談窓口に問い合わせをしてみるとよいでしょう。

グループウェアの使いやすさで選ぶ

機能で選択肢を絞り込んだ後に、使いやすさでグループウェアを選定する方式もあります。グループウェアは、それぞれ独自の使い勝手があるためです。実際に業務に利用する社員が「使いにくい」と感じれば、グループウェアの利用が定着しにくくなります。料金が安くても、利用されなければグループウェアを導入する意味がありません。社員が「使いやすい」と感じられるグループウェアを選択してください。

グループウェアの使いやすさは、導入前ではなかなか分からないことも多いです。無料で試せる期間が設けられているグループウェアであれば、ぜひ利用してみましょう。また説明書を読むだけでなく、実際に利用している人の意見や利用している動画も、使いやすさを判断するのに有効です。

グループウェアのサポート体制で選ぶ

グループウェアのサポート体制で選定するのも、よい選定方法です。サポート体制が充実しているグループウェアであれば、導入時や利用開始後に問題が発生しても解決しやすく安心です。また、不明な点をすぐに問い合わせできることも心強い点といえるでしょう。

不明点が解消されないままだと、グループウェアの利用は定着しにくく、業務の効率化にはなりません。サポートによって不明点が解消できれば、グループウェアの利用定着につながりやすくなります。

またサポートは不明点の解消だけでなく、グループウェアの導入、移行のサポートやセキュリティ対策のアドバイスなどにも対応してくれます。導入するグループウェアでは必要なサポートを利用できるかどうか、確認しておきましょう。

グループウェアの導入形態で選ぶ

グループウェアの導入形態で選定する方式です。グループウェアには「クラウド型」と「オンプレミス型」の2種類の導入形態があります。それぞれに一長一短があるため、どちらが自社に合っているのか検討しておきましょう。

クラウド型はSaaSと呼ばれる形式で、ハードウェアやソフトウェアの保守、バージョンアップを行う必要がありません。よって保守運用のコストから解放されるメリットがあります。また、インターネット環境があればどこからでも利用できるため、リモートワークとの相性がよいです。初期費用も安くすむので、導入しやすい形態といえます。

一方でオンプレミス型の場合、社外からのアクセスが難しいことから外部からのセキュリティ対策がしやすいメリットがあります。また自社で運用の必要があるため、コストはかかるものの、カスタマイズをしやすい点もメリットです。

どちらの形態が望ましいかを決めておくと、グループウェアの選択肢を絞りやすくなります。

【無料お試しあり】中小企業におすすめのグループウェア10選

中小企業におすすめのグループウェアは、以下の通りです。

Microsoft 365

Microsoft 365はマイクロソフト社が提供するグループウェアです。
＜基本情報＞

Microsoft 365は、グループウェアで利用できる主な機能がそろっています。WordやExcelは使ったことがあり、使い慣れている方も多いのではないでしょうか。また機能の充実度合いごとにプランが分けられているため、最適なプランを選択してください。

当記事は中小企業向けのため、300人以内で利用できるBusinessエディションのプランを解説しています。Microsoft 365については、以下の記事で詳しく解説しています。併せてご覧ください。

【最新】Microsoft365とは？基礎知識や導入メリットを分かりやすく解説

Google Workspace

Google Workspaceは、Googleが提供するグループウェアです。
＜基本情報＞

Google Workspaceをおすすめできるポイントは、Googleは個人的に利用しているユーザーが多い点です。GmailやGoogle ドライブなど、Googleアカウントを登録して利用しているユーザーも多いのではないでしょうか。またGoogle MeetやGoogle ドライブなども利用できるため、リモートワーク環境の整備にも適しています。

当記事は中小企業向けのため、300人以内で利用できるBusinessエディションのプランを解説しています。機能やセキュリティレベルに合わせて最適なプランを選択してください。

サイボウズ Office

サイボウズ Officeは、サイボウズが提供するグループウェアです。
＜基本情報＞

サイボウズをおすすめできるポイントは、手頃な料金です。1ユーザー当たり月500円から利用できるため、予算を多く確保できなくても導入しやすいでしょう。

また利用者が多く、不明点を確認できるドキュメントが多くそろっています。「HDI-Japan」（ヘルプデスク協会）からも高い評価を受けていることも、安心して利用できる点です。

J-MOTTOグループウェア

J-MOTTO（ジェイモット）グループウェアは、リスモン・ビジネス・ポータル株式会社が提供するグループウェアです。
＜基本情報＞

J-MOTTOグループウェアのおすすめポイントは、26もの機能を基本料金のみで利用できる点です。分かりやすいインターフェースで、パソコンが苦手な方でも利用しやすいでしょう。使いなじみがなくても、無料お試し期間が2カ月と長いことから、使い勝手をよく確認してから導入を決定できることもうれしいポイントです。

desknet's NEO

desknet's NEO（デスクネッツ ネオ）は、株式会社ネオジャパンが提供するグループウェアです。
＜基本情報＞

iQube

iQube（アイキューブ）は、株式会社ガイアックスが提供するグループウェアです。
＜基本情報＞

iQubeのおすすめポイントは、社内ノウハウをためやすいことです。スケジュール機能やタスク管理機能と連携させられるため、利用を定着させやすいメリットがあります。プランごとに利用できる機能の差分が大きいので、最小限のスタンダードプランか、充実のプレミアムプランか、よく見極めてください。

ジョブマネ

ジョブマネは、ジョブマネ株式会社が提供するグループウェアです。
＜基本情報＞

ジョブマネのおすすめポイントは圧倒的に安い料金設定です。1ユーザー当たりの金額ではなく、1社当たり、上記の料金で利用できます。またオプション機能ですが、1ユーザー当たり3,000円／月で顧客管理機能（CRM）の利用も可能です。グループウェアの導入に当たってCRM機能も検討している場合は、ぜひ選択肢の1つに入れてみてください。

talknote

Talknote（トークノート）は、Talknote株式会社が提供するグループウェアです。
＜基本情報＞

Talknoteは、社内のコミュニケーション活性化に特化したグループウェアです。ノートと呼ばれるプラットフォームに投稿する形式で、情報共有をします。

Talknoteのおすすめポイントは、スコアや活用データの可視化による利用状況の確認をできることです。スコアからアドバイスを受けられるため、効率化につながりやすくなります。

Taskworld

Taskworld（タスクワールド）は、Taskworld Inc.が提供するグループウェアです。
＜基本情報＞

Taskworldは世界中で高い評価を受けているグループウェアです。15人までであればフリープランを使い続けることができます。有料プランは利用できる機能やストレージ容量が増えるため、フリープランで様子を見つつ、どちらのプランが最適か検討するとよいでしょう。

Taskworldのおすすめポイントは、他社サービスとの連携が可能な点です。連携できるサービスはプランごとに異なりますが、OutlookやDropbox、Google ドライブなどと連携ができます。便利なサービスを組み合わせて使いたい、と考えるユーザーにおすすめです。

ALL-IN

ALL-IN（オールイン）は、株式会社エステイエスが提供するグループウェアです。
＜基本情報＞

ALL-INはグループウェア機能に限らず、CRMや集客、財務など、多くの業務に使えるツールです。グループウェアのツール、CRMのツール、財務用ツール、のように分けると管理が煩雑になる可能性があります。その可能性を集約することで解消できるツールです。

一本化されていることで、似通った使い勝手であることや問い合わせ先、支払い対応が1つで済むことなど、機能以外のメリットもあるため、検討してみてもよいでしょう。ただし無料期間が設けられていないので、慎重な検討が必要です。

中小企業のグループウェア導入の成功事例4つ

以下の中小企業の、グループウェア導入の成功事例を紹介します。

成功事例1｜株式会社テクノアート

株式会社テクノアートはMicrosoft 365とAzureを利用することで売上と生産性の倍増に成功しました。

「テクノロジーは場所を選ばない」を掲げ、クラウド環境を積極的に利用しています。導入前までは、営業先へ行く→帰社→報告、指導の流れで業務を行っていましたがリアルタイム性がなく、帰社による無駄をなくす方法を考えました。Microsoft 365を利用することで、スマートフォンでも報告・指導を完遂できるようになり、業務効率化が一層進んでいます。

またTeamsやYammerなど、情報共有をできるさまざまな機能がありますが、特性を活かした活用方法も売上や生産性の倍増につながりました。今後は熊本県の本社に限らず、九州全体のDX化を支えていくビジョンを掲げています。
参考：Microsoft

成功事例2｜株式会社アクティブプラス

株式会社アクティブプラスは、子どもを対象とした英会話講師の家庭派遣サービスやオンライン英会話レッスンサービスを手がけている企業です。同社はGoogle Workspaceを導入し、社内の情報共有をスムーズにしたことで、限られたマンパワーを最大限に発揮することを目指しました。

例えば、これまでExcelを使用していたデータ管理をGoogle ドライブのスプレッドシートに変えたことで、情報共有や同時編集がスムーズにできるようになり、全員が状況把握できる環境を実現しています。またGoogle カレンダーに面接内容を記録することで「いつ誰が何を話したのか」を一目で確認できるようになりました。

同社ではGoogle Workspaceの導入により、7人のスタッフでも滞りのない業務の運用につながっています。
参考：Google

成功事例3｜株式会社Fine T&H

株式会社Fine T&Hは、ウエディングムービーなど、映像制作を扱う企業です。同社はサイボウズ Officeを導入したことでペーパーレスにつながり、業務の効率化を実現できました。

従来は紙ベースの決済書類だったため、打ち合わせで社外へ行っても帰社して作業をする必要がありました。また社員ごとに休みがバラバラのため、「言った言わない」の問題が多かったことも当時の課題です。

そこで「すぐに使い始められる」サイボウズ Officeを導入し、ワークフロー機能によって日報を記入する運用に変更しました。情報を都度記載して共有したことにより「言った言わない問題」を解消しています。気持ちよく働く環境が実現でき、離職率も下がったことで、以前よりも多くの案件に着手できるようになりました。
参考：サイボウズ

成功事例4｜ヒノマル株式会社

九州にあるヒノマル株式会社は、農業に特化した商社です。社内コミュニケーションや業務効率化のためにグループウェアのdesknet's NEOを導入しています。2020年6月に新会社設立のため、新しいシステムが必要だったことが導入のタイミングです。

以前から、紙ベースの業務からの脱却やスマートデバイスの活用が課題でした。 desknet's NEOを導入したことで、ワークフロー機能や「インフォメーション」（掲示板機能）を活用し、業務効率化を実現しています。

desknet's NEOの操作方法は、インフォメーションにまとめてすぐにアクセスできるようにして全社員が使いこなせる環境を整備しています。結果として、50項目に対する承認行為をワークフロー化したことで工数・コスト削減を実現しました。
参考：desknet's NEO

まとめ

中小企業でも、グループウェアを導入することで多くのメリットを得られます。DXによる生産性向上が必須となっている昨今では、業務の効率化はマストともいえるでしょう。グループウェアの導入によって事務作業の効率化はもちろん、リモートワークの環境整備やペーパーレス化などが可能です。

ぜひ自社に合うグループウェアを導入し、新たな業務に必要な時間を創出してください。