企業が業務改善を図るうえで、まず取り組むべきことが「業務の可視化」です。本記事では、業務を可視化する重要性やメリットについて解説するとともに、業務の可視化に役立つおすすめのツールを6選ピックアップしてご紹介します。ツール選びにお悩みの方は、ぜひ参考にしてください。
業務の可視化の重要性
近年、政府が推進する働き方改革の実現に向けて、業界・業種を問わずさまざまな企業で業務改善の取り組みが実施されています。改善の目的や具体的な方法、施策などは企業によりますが、どのようなケースであれ最優先に着手すべきなのが「業務の可視化」です。
これは業務全体の流れや手順、タスクごとの進捗状況、従業員の勤務実態といった目に見えにくい部分を、表・グラフ・図形などを使って視覚的に明らかにする作業のことです。これにより、自社の現状や課題などが把握・分析しやすくなるため、優先すべき事柄を明確にでき、効率よく作業を進められます。
業務改善を図るためには、まず自社の業務の現状を俯瞰的に捉え、そのうえで課題を抽出する必要があります。この工程を疎かにすると、改善の目的や方針が定まらず、段取りが悪くなったり、期待するほどの成果が得られなかったりしかねません。それゆえ現状把握・課題抽出の起点にあたる業務の可視化は、業務改善に取り組むうえで欠かせない作業といえるでしょう。
業務を可視化するメリット
このように、業務改善を進めるうえで非常に重要な役割を担う業務の可視化ですが、具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。以下で詳しく見ていきましょう。
進捗状況が一目でわかる
業務を可視化する主なメリットとしては、まず業務全体の進捗状況を把握しやすくなることが挙げられます。特にチームで役割分担して協働する場合、互いの進捗状況を正しく掴めていないと、作業が滞ってしまいかねません。
各メンバーの進捗状況をタスク単位で可視化・共有すれば、業務の全体像が一目でわかるようになります。これによりチームの連携がスムーズになるほか、ボトルネックとなっている部分も素早く発見・対処できるため、より効率的な進行が望めるでしょう。
今まで見えなかった無駄が明確になる
可視化により業務の実態を明らかにすることで、業務上に潜むムリ・ムダ・ムラも発見できます。たとえば、「一部作業が属人化していて、特定の従業員の負担が増している」「作業時に余計な工数を費やしている」「ベテランと新人のスキルに差があり、作業スピードにばらつきがある」などです。これらは生産性や業務品質、従業員満足度を損ねる要因にもなるため、可能な限り回避・解消に努めなければなりません。
こうした業務上のムリ・ムダ・ムラが明確になれば、どこに改善の余地があるのかも把握できます。それをもとにマニュアルを作成し、業務の標準化を図ったり、チームで協力し合ったりすることで業務効率化につなげられます。
全体で共通認識が持てる
業務改善に取り組む際は、経営者や管理者ばかり躍起になっても意味がありません。上層部だけでなく現場レベルまで認識を共有し、目的意識や現状に対する課題意識を喚起させることが大切です。その点、業務の可視化は従業員全員の現状把握を助け、認識の共通化を図れるメリットがあります。
皆が課題への共通認識を持てば、業務改善をそれぞれ自分事と捉えるようになり、帰属意識や協調性の向上が期待できます。その結果、コミュニケーションが活性化し、より改善に取り組みやすい組織風土の醸成につながります。
テレワークにおける労務管理や人事評価を改善できる
管理者の目が届きやすいオフィス勤務と違い、テレワーク環境では作業中の従業員の様子が見えないため、それにかこつけて仕事をサボったり、無申告で時間外労働したりするケースが少なくありません。また、成果を出すに至った過程や従業員の努力、業務に臨む姿勢なども見えづらくなるので、どうしても人事評価の指標が成果物に偏りがちです。
PCログの取得などにより勤務実態を可視化することで、各従業員の業務への取り組み方が見えてくるため、サボタージュや隠れ残業の発生を抑止できるうえ、より妥当性のある人事評価を下せるようになります。
業務の可視化にはツールの導入が便利
業務の可視化にあたっては、「業務フロー図」を作成することが一般的です。これは、業務の流れや手順などを視覚的にわかりやすくするため図解化したものです。業務の全体像やリソース状況を一目で把握できるため、業務改善に取り組む多くの企業で採用されています。
業務フロー図の作成はExcelや手書きでも可能ですが、効率を求めるのであれば「業務可視化ツール」の活用がおすすめです。業務効率化に役立つさまざまな機能を備えており、フロー図を簡単に作れるほか、業務改善に関わる書類を自動で生成したり、作成したフロー図に沿って業務が行われているか監視したりできます。中にはフロー図の効果予測を行えるものもあるため、そうしたツールを導入できれば自社の業務改善に大きく貢献してくれるでしょう。
業務可視化ツールを選ぶときのポイント
一口に業務可視化ツールといってもさまざま種類があり、それぞれ得意分野やデータを取得できる範囲などが異なります。解決したい課題に応じて選ぶべきツールも変わってくるため、事前に導入目的を明確化しておきましょう。
また、ツールごとに機能性や操作性、費用などにも違いがあるため、それらの要件を洗い出しておくことも大切です。機能面で過不足があったり、操作が難しく扱いづらかったりすると、なかなか社内に定着せず持て余しかねません。無料トライアルなどを利用して使用感を確かめつつ、費用対効果も考慮しながら検討しましょう。
さらに、他ツールとの連携の可否も重要なポイントです。たとえばMicrosoft 365は、TeamsやTo Doなど便利なタスク管理ツールを内包し、多くの企業で採用されています。これらのツールと連携できれば、業務を可視化しつつ効率的な管理・運用の実現が可能です。
そのほか、どのようなサポート体制が敷かれているかについても着目しましょう。日本語対応はほぼマストとして、問い合わせの方法や受付時間、導入支援や運用コンサルティングの提供の有無などを確認しておくと、いざというときにも安心です。
業務可視化ツールのおすすめ6選
現在では数多くのツールが提供されており、また企業によって最適なツールは異なるため、どれを選べばよいかわからないという方も多いでしょう。そこで最後に、業務の可視化に役立つおすすめのツールを6選ピックアップしてご紹介します。それぞれの特徴や強みに注目しつつ、自社に適したものがないかチェックしてみてください。
MITERAS
パーソルプロセス＆テクノロジー株式会社が提供する「MITERAS」は、労働時間と勤務実態の把握に特化したツールです。大きく分けて「タイムレポート」「ジョブレポート」という2つの機能で構成されており、前者は勤怠時間と実際のPC稼働時間との乖離を検知し、後者はソフトウェアの利用状況や利用割合、キーボードの打鍵回数などからログを自動取得します。
その性質上、特にテレワークでの労務管理に適しており、隠れ残業やサービス残業の抑制に効果を発揮します。1ヶ月の無料トライアル期間が設けられているため、試用してから本導入の是非を検討できるのも魅力です。
Qasee
Qasee株式会社が提供する「Qasee」は、国内シェアNo.1を誇る人気のツールです。PC上のあらゆるアプリ・クラウドサービスから操作ログを取得し、そこから業務別に作業時間や生産量、負荷状況などを分析してデータ化します。
業務状況を完全にデータ化できる都合、作業のどこにムリ・ムダ・ムラが生じているか一目でわかるため、従業員自ら効率のよい働き方へとシフトできるのがメリットです。また、レポート機能により従業員の取り組みを可視化できるので、テレワーク従事者の人事評価にも役立ちます。
Meecap
株式会社MeeCapが提供する「Meecap」は、従業員のPCログの解析・可視化に特化したツールです。デスクワーク上で発生する膨大なログを自動で取得し、AIによる分析を経てダッシュボードに表示します。作業時間やアプリの利用状況などがわかりやすくグラフ化されるため、従業員の業務パフォーマンスを視覚的に把握できます。
また、取得・分析したPCログをもとに業務プロセスのフロー図も表示できるので、内部統制を強化したり、RPAを導入したりする際にも重宝します。
Microsoft Planner
Microsoft社が提供する「Microsoft Planner」は、「ボード」「グラフ」「スケジュール」の3点からタスクを可視化・管理するツールです。タスク単位の進捗状況や個々の負荷状況などが一目で把握できるため、チームで協働する際の進行管理に役立ちます。
マウスによる直感的な操作が可能で、ツールに慣れていない方でも簡単に扱えます。また、TeamsをはじめとするMicrosoft 365アプリとの連携にも対応しているため、それらを採用している企業であれば、より便利に活用できるのもうれしいポイントです。
Workplace Analytics
同じくMicrosoft社提供の生産性分析ツールが「Workplace Analytics」です。Microsoft 365に蓄積されたデータをもとに、各従業員の業務状況や操作ログ、時間の使い方などを分析してグラフで表示します。これにより従業員一人ひとりの生産性が可視化され、業務効率化につながる洞察を得られます。
大きな特徴として、データの取得・分析に際し、データ入力など従業員の働きかけを必要としない点が挙げられます。平常通りMicrosoft 365を使用しているだけで分析が行われるため、手間なく業務を可視化できるのがメリットです。
なお、現在ではWorkplace Analyticsのリブランド製品にあたる「Viva Insights」が提供されています。
Discoveries InSite
ディスカバリーズ株式会社が提供する「Discoveries InSite」は、SharePointベースの社内ポータルの作成・運用を支援するクラウドサービスです。「ポータル」「文書管理」「ヘルプデスク」「ランディングページ」の4種類のテンプレートを用いて、社内情報が一元化された検索性の高い社内ポータルを作成できます。これにより、タイムリーかつ全社的な情報の発信・共有が可能になるため、組織の垣根を越えた連携が実現します。
また、Teamsと連携することで業務フローなどの情報も一元化できるため、オフィス勤務とテレワークを組み合わせたハイブリッドワークなどでも、業務の可視性を保ちつつ組織全体の生産性向上が期待できます。
まとめ
業務の可視化には多くのメリットがありますが、あくまで業務改善への第一歩であることを忘れてはなりません。自社に適したツールを導入・定着させ、改善に取り組む組織体制を構築することが肝要です。今回ご紹介したツールの多くはMicrosoft 365と連携可能なので、同製品を利用中の企業様は、ぜひ検討してみてください。
