コミュニケーション不足を解消するための工夫や対策！おすすめツールも紹介

通勤時間がない、周りの目を気にせずに仕事できるなど、メリットが多く見えるテレワーク。しかし、テレワークにはオフィスワークで感じられなかった課題があります。課題はテレワークによって社員同士のコミュニケーションが不足した結果、生じてしまうものです。

当記事では、テレワークでコミュニケーションが不足してしまう原因や解消方法について解説しています。

総務省・厚労省のデータに基づくテレワークの課題

総務省・厚労省のデータからテレワークにおける以下の課題をピックアップしました。以下ではそれぞれの課題を解説します。

• 気軽なコミュニケーションを取りにくいことから生じる個人の孤独や不安
• 上司・部下・同僚との一体感や連帯感が欠如・不足しやすい
• 勤怠や評価の管理がしにくい
• 業務の進捗管理が難しい

1．気軽なコミュニケーションを取りにくいことから生じる個人の孤独や不安

テレワークでは気軽なコミュニケーションを取ることが難しいです。コミュニケーションの取りづらさは、同僚の様子や状況がわからず、連絡を取るタイミングを図りにくいことに起因します。一方でオフィスワークでは周囲の同僚の様子がわかり、頃合いを見計らって話しかけることが可能です。

たとえば、自分から悩みを伝えられない人の場合、テレワークでは同僚や上司はその悩みに気がつくことができません。社員にとって孤独や不安を感じながら業務をすることにつながってしまいます。結果として、社員は悩みを解決できないまま仕事を進めることになり、ミスを犯してしまうこともあるでしょう。

テレワークによって社員同士の気軽なコミュニケーションが失われてしまうと、孤独感や不安が生じ、業務にも悪影響を及ぼす可能性があります。

2．上司・部下・同僚との一体感や連帯感が欠如・不足しやすい　

テレワークでは同僚とのコミュニケーションが失われることで、組織としての一体感や連帯感が失われやすくなります。テレワークによってコミュニケーションを取りにくいことや、自身の業務による貢献感を得にくくなることが原因です。自身が「周りの役に立っている」という感覚こそ、モチベーションの向上や組織へのロイヤリティにつながります。
こうした感覚を得ることが難しい点が、テレワークの課題の1つとなっています。

3.勤怠管理や業務に取り組む姿勢の評価がしにくい

テレワークは上司にとって、勤怠管理や業務に取り組む姿勢の評価が難しいという課題があります。同じ空間にいないテレワークでは、上司は部下の様子がわからず勤務態度や業績の把握が難しいためです。評価についても正しく評価をすることが難しい業種があります。

例として、営業職の以下2人を考えてみましょう。

• 社員A：1件商談し1契約獲得、商談後の時間は周りから見えないので終業時間まで何もしていない
• 社員B：10件商談し、0契約で終業

極端な例ですが、テレワークではAのようにサボりやすい環境となることも事実です。結果を出すことは大切ですが、果たしてこの2名をどのように評価すべきなのか、上司は頭を悩ますことになるでしょう。

上記のようにテレワークは勤怠管理や業務に取り組む姿勢の評価が難しいため、評価者が困らないよう導入前にルールを決めておく必要があります。

4．業務の進捗管理が難しい

テレワークは業務の進捗把握が難しいという課題があります。チームで業務にあたることを考えると、リーダーは各メンバーの進捗を把握する必要があるでしょう。各メンバーも、関連が強いメンバーと打ち合わせをしながら業務を進めていく必要があります。
しかし、テレワークではお互いの進捗を把握することが難しいです。1対1ならまだしも、チーム全員の進捗を把握するためには労力が必要になります。自身の業務に集中すべきにも関わらず、進捗把握に時間や労力といったリソースを費やさなければなりません。企業にとっても損失となります。

テレワークはお互いの業務進捗の把握が難しいため、対策なしではチームでの業務に支障をきたす可能性が高いでしょう。

テレワークでコミュニケーション不足となってしまう理由

以下ではテレワークでコミュニケーション不足となりやすい4つの理由を解説します。

• テキストでのコミュニケーションが中心となるため
• 口頭でのコミュニケーションを億劫に感じやすいため
• 雑談が生まれにくいため
• 様子がわからず連絡が取りにくくなるため

テキストでのコミュニケーションが中心となるため

テレワークはテキストでの連絡が中心となるため、コミュニケーション不足になりやすいです。
オフィスワークでは、会話を中心としたコミュニケーションがメインですが、テレワークの場合は、その場にいない相手にテキストメッセージで連絡を取ることがメインとなります。通話をする場合でも、一度テキストを挟むことが多く、オフィスワークと比べてテキストのコミュニケーション増加は避けられません。

またテキストのコミュニケーションは会話に比べて相手の考えや感情を読み取りにくいものです。
この、「テキスト中心」であることがテレワークのコミュニケーション不足となる一因といえます。

口頭でのコミュニケーションを億劫に感じやすいため

テレワークでは口頭でのコミュニケーションを億劫に感じやすいため、コミュニケーション不足になりやすい傾向があります。テレワークが定着してくると、先述の通りテキスト中心のコミュニケーションに慣れてきます。テキストで完結できるとわかれば、ちょっとした質問のためにスケジュールを確保して会話することを億劫に感じるものです。言うまでもなく、その場にいる相手との会話であればスケジュール確保は必要ありません。

「スケジュール確保」の段取りが、テレワークの口頭コミュニケーションを億劫に感じさせてしまう一因となっています。

雑談が生まれにくいため

テレワークは雑談が生まれにくいために、コミュニケーション不足となりやすいです。先述の通り、テレワークは口頭でのコミュニケーションが億劫に感じられ、社員同士の会話が少なくなります。テレワーク定着後、社員には「口頭でのコミュニケーションは、重要な内容に絞るべき」という意識が身につくでしょう。結果的にテレワーク中は社員同士の会話内容は業務の内容に偏るため、雑談が生まれにくくなります。

テレワークで雑談が減ると、相手の人となりを理解するのが困難です。結果として、気軽なコミュニケーションを取りにくくなるため、コミュニケーション不足に陥りやすくなります。

様子がわからず連絡が取りにくくなるため

テレワークは相手の様子がわからず、連絡を取りにくいためコミュニケーション不足になりやすいです。テレワークの場合、短時間の会話でも相手のスケジュールを確認しなければなりません。一方でオフィスワークでは、相手の様子を見計らって質問が可能です。

テレワークは相手の業務の様子がわからず、連絡を取ることを躊躇してしまい、コミュニケーション不足に陥りやすくなります。

テレワークでのコミュニケーション不足が引き起こす業務への影響　

テレワークによるコミュニケーション不足が及ぼす悪影響として以下が挙げられます。

• 生産性の低下
• 組織連携がしにくい
• 社員が帰属意識を持てない

1つ目の悪影響は業務の生産性低下です。数秒の会話で解決する問題も、コミュニケーション不足によって解決が遅くなってしまいます。また上司は部下の業務状況の把握が難しいため、部下の方向性が誤っている際の軌道修正も難しいためです。

2つ目の悪影響は、社内組織が連携しにくくなるという点です。テレワークの場合、同じチームのメンバーであれば連絡を取りますが、他部署の社員と連絡を取ることはありません。
一方でオフィスワークでは、他部署の社員でも顔を合わせれば、コミュニケーションを取ることができます。テレワークでは顔を見たこともない社員が多いため、コミュニケーションのきっかけすら生まれません。結果として、社内の組織間連携がしにくくなってしまいます。

3つ目の悪影響は、社員が帰属意識を持つことが難しくなるという点です。特に入社当初からテレワークを行う社員は、「他のメンバーと一緒に仕事をしている」意識が生まれにくくなります。帰属意識が薄いと、離職に繋がりやすくなってしまいます。

以上のように、テレワークのコミュニケーション不足によって、個々の社員だけでなく企業にも悪影響を及ぼす可能性が高くなるでしょう。

テレワークのコミュニケーション不足を解消する工夫・対策

テレワークのコミュニケーション不足を解消するためにできる工夫や対策を5つ紹介します。

• 業務状況を可視化する
• 雑談や休憩を意識的に取り入れる
• 1on1ミーティングを導入する
• 業務外コミュニケーションを促進する
• コミュニケーションツールを導入する

先述の課題に対し、有効な工夫や対策を取り入れてみてください。

業務状況を可視化する

テレワークのコミュニケーション不足には、業務状況の可視化が有効です。特にコミュニケーション不足につながる以下の理由に有効です。

• 口頭でのコミュニケーションを億劫に感じやすいため
• 様子がわからず連絡が取りにくくなるため

業務状況が可視化されていると、相手の業務の様子がわかるため、連絡を取るタイミングを計りやすくなります。連絡をもらう側からしてもメリットといえるでしょう。なぜなら「今は難しい」や「今ではなく14時からにして欲しい」など煩わしい断りの連絡を減らすことにつながるためです。
業務状況を可視化するためには、スケジュール登録やグループチャットを積極的に利用しましょう。チーム間で共有することで、お互いの業務状況を把握しやすくなります。

雑談や休憩を意識的に取り入れる

雑談や休憩を意識的に取り入れることがテレワークのコミュニケーション不足に有効です。コミュニケーション不足につながる以下の理由に有効なアプローチとなります。

• テキストでのコミュニケーションが中心となるため
• 雑談が生まれにくいため

テレワークは周りの目を気にせず自身のペースで業務を進めるため、業務が延々と続いてしまうことがあります。「意識的に」雑談や休憩の時間を設けるようにしましょう。同僚との会話も生まれて、テキスト中心のコミュニケーションが緩和されます。また雑談のリラックスした雰囲気で、同僚の人となりの理解や、業務のアイディア発見につながることもあるでしょう。

1on1ミーティングを導入する

1on1ミーティングの導入がテレワークのコミュニケーション不足に有効です。以下はコミュニケーション不足につながる理由と、1to1ミーティング導入により期待できる結果です。

1on1ミーティングは同僚間よりも上司と部下のコミュニケーションにおいて効果的です。テレワークではなくても、上司と部下は心理的に距離感ができやすいものです。テレワークでは、コミュニケーション不足によってその傾向がより強くなります。1on1ミーティングを定期的に実施することで、上記の各理由によりコミュニケーション不足に陥る事態を回避できるでしょう。

業務以外のコミュニケーションを促進する

業務以外のコミュニケーション促進がテレワークのコミュニケーション不足に有効です。コミュニケーション不足につながる以下の理由に有効なアプローチとなります。

• テキストでのコミュニケーションが中心となるため
• 雑談が生まれにくいため

雑談や休憩は先述の通りですが、そのほかにも業務以外のコミュニケーションの環境を整えましょう。具体的には以下を取り入れてみてはいかがでしょうか。

• 昼食の時間を揃えてWeb会議をしながら食べる
• チャットグループに雑談用チャンネルを作り、作業の空き時間に集まる

コミュニケーションツールを導入する

テレワークが引き起こすコミュニケーション不足には、コミュニケーションツールの導入が有効です。コミュニケーション不足になりやすい以下の理由に有効なアプローチとなります。

• テキストでのコミュニケーションが中心となるため
• 口頭でのコミュニケーションを億劫に感じやすいため
• 雑談が生まれにくいため

使いやすいコミュニケーションツールを用いることで、チーム内のコミュニケーションが活発になります。業務に必要な会議に限らず、チーム内のコミュニケーション促進にもツールを利用しましょう。次章ではおすすめのツールを紹介します。

テレワークのコミュニケーション不足解消におすすめのツール

テレワークのコミュニケーション不足解消におすすめできる4つのツールを紹介します。

• Teams
• Slack
• HRMOSタレントマネジメント
• Remotty

Teams：オンライン会議ツール

TeamsはMicrosoft社が提供するオンライン会議ツールです。先述のテレワークのコミュニケーション不足を解消する工夫・対策のうち、以下に有効なツールとなります。

• 業務状況を可視化する
• 雑談や休憩を意識的に取り入れる
• 1on1ミーティングを導入する
• 業務外コミュニケーションを促進する

Teamsはオンライン会議ツールですが、実は業務状況の可視化にも利用が可能です。またMIcrosoft製品との連携がしやすいという特徴があります。そのため、WindowsPCを利用している企業で導入しやすいツールといえるでしょう。Microsoft 365やOffice 365を契約することでTeamsの利用が可能です。

slack：ビジネスチャットツール

SlackはSlack社が提供するビジネスチャットツールです。先述のテレワークのコミュニケーション不足を解消する工夫・対策のうち、以下に有効なツールとなります。

• 業務状況を可視化する
• 雑談や休憩を意識的に取り入れる
• 1on1ミーティングを導入する
• 業務外コミュニケーションを促進する

Slackはビジネスチャットツールですが、用途は業務情報の共有に限りません。雑談用チャンネルの作成により業務外コミュニケーションの促進をしやすくなります。また通話機能もあるため、チャットをしながらも必要に応じて通話に移行することが可能です。業務状況もアイコンのステータスやスタンプを利用して共有できます。

HRMOSタレントマネジメント：人財活用システム

HRMOSタレントマネジメントは株式会社ビズリーチが提供するが提供する人財活用システムです。先述のテレワークのコミュニケーション不足を解消する工夫・対策のうち、以下に有効なツールとなります。

• 1on1ミーティングを導入する

HRMOSタレントマネジメントの1on1機能として以下があります。

• 目標連携：目標を明確にして業務に取り組むことにつながります。
• 1on1レポート：1on1ミーティングの内容を記録できます。
• SlackやGoogleカレンダーとの連携：1on1ミーティングのスケジュールがしやすくなります。

スケジュール登録ができるため1on1ミーティングのスムーズな導入につながります。また導入した1on1ミーティングをより有意義な時間にすることが可能です。

Remotty：バーチャルオフィスツール

Remottyは株式会社ソニックガーデンが提供するバーチャルオフィスツールです。先述のテレワークのコミュニケーション不足を解消する工夫・対策のうち、以下に有効なツールとなります。

• 業務状況を可視化する
• 雑談や休憩を意識的に取り入れる
• 業務外コミュニケーションを促進する

バーチャルオフィスでの勤務によって、テレワークでも同僚との一体感を保って業務が可能になります。極力、オフィスワークに近い環境での勤務を目指したツールのため、その場にいる相手に話しかける要領でコミュニケーションを取ることが可能です。ワンクリックで通話をスタートできるため、予定を確保する煩わしさからも解放されます。雑談や休憩の時間を利用したコミュニケーションも取りやすくなるでしょう。

まとめ

テレワークでコミュニケーション不足に陥ることによる悪影響とその原因、解決策を解説しました。オフィスワークに比べて便利なテレワーク。しかし、歴史が浅いため解消できていないデメリットがあります。
今後もテレワークを導入、継続する企業が抱えている課題を解消するため社員にとって必要なアプローチをしていきましょう。