社内向けコミュニケーションツールは、社員同士が簡単につながり、情報を共有できるツールで、現代のビジネスに欠かせないものです。しかし、数多くのツールから自社に最適なものを選ぶのは難しいという方も多いはずです。
この記事では、ビジネスで使えるコミュニケーションツールを一覧で紹介します。また、ツールを選ぶ際に必要な機能や選び方のポイントについても解説します。コミュニケーションツール選びで失敗しないよう、ぜひ参考にしてください。
コミュニケーションツールとは？
社内IT化やリモートワークでのビデオ会議などで、コミュニケーションツールの需要が急速に高まりました。コミュニケーションツールとは、インターネットを通じて、テキスト、音声、動画などの情報をやり取りすることができるツールです。
ビジネスシーンでは、社内外とのコミュニケーションを円滑にし、業務の効率化や生産性の向上に役立てられています。
ビジネスで使えるコミュニケーションツールの主な機能
コミュニケーションツールは、ラインのような個人向けのサービスも多く存在しますが、今回はビジネスで利用可能なサービスにスポットを当てて紹介していきます。
コミュニケーションツールの4つの主な機能について、それぞれ詳しくみていきましょう。
機能1.チャット機能
チャット機能は、テキストメッセージや資料を送受信することができる機能です。
ビジネスシーンでは、社内外との迅速なコミュニケーションに活用されています。例えば、プロジェクトの進捗状況をチャットで確認したり、顧客からの問い合わせにチャットで対応したりすることが挙げられます。
個人間のチャットは、テレワーク中でも気軽に素早くメッセージのやり取りができ、グループチャット機能では、複数人でのディスカッションも可能です。
機能2.ビデオ会議機能
ビデオ会議機能は、音声と映像をリアルタイムでやり取りできる機能です。
多くの企業でテレワークが導入され、東京と北海道など離れた場所でもオンライン上で商談や会議を行う際に利用されます。コロナ禍でZoomが爆発的に普及し話題を集めました。単にビデオ通話でやり取りをするだけでなく、録画機能を活用すれば会議の記録が簡単にできます。また、画面共有機能を使えば、PCの操作方法のレクチャーなども可能です。
機能3.ファイル共有機能
ファイル共有機能は、ExcelやPowerPointなどのファイルや資料を共有することができる機能です。
例えば、プロジェクトの資料をファイル共有で共有したり、顧客に資料を送付したりできます。ビジネスシーンでは、会議やプレゼンの発表などを行うことも多いため、その資料の事前共有にも利用され、コミュニケーションツールにおいて、ファイル共有機能はなくてはならない存在となっています。
機能4.タスク管理機能
タスク管理機能は、さまざまなタスクを効率的に管理できる機能です。
ビジネスシーンでは、タスクの進捗状況を管理したり、タスクをチームメンバーと共有したりするために活用されています。例えば、来週月曜日の10時に会議を行う場合は、会議前の通知、資料提出の期限の通知などに利用可能です。さらに、プロジェクト上のタスクや顧客からの依頼などをタスク管理機能で一元的に管理できます。
無料版と有料版の違い
コミュニケーションツールには、無料版と有料版の両方を用意しているサービスもあります。有料版では、より多くの機能やサービスが利用可能です。無料版と有料版の違いは、主に以下の3点です。
1.利用できる機能
無料版では、チャット機能やファイル共有機能などの基本的な機能しか利用できず、有料版でビデオ会議機能やタスク管理機能などの、より高度な機能やサービスを利用できる、といったように利用できる機能に違いがある場合があります。
2.利用できるユーザー数
無料版では、利用できるユーザー数が制限されていることが多いです。有料版では、ユーザー数に制限がない、もしくはより多くのユーザーが利用できるといった大規模なチームで利用できます。
3.ストレージ容量
無料版では、ストレージ容量が制限されていることが多いです。有料版では、ストレージ容量が大きく、多くのデータを保存することができるといった違いがあるサービスもあります。
ビジネス用途の場合は、無料版だけでは十分な活用ができないケースが多いため、有料版の利用がおすすめです。自社で利用するシーンを想定しながら、機能やユーザー数に合わせて選択を行いましょう。
コミュニケーションツールを導入する3つのメリット
無料版、有料版に限らずコミュニケーションツールを導入することで得られるメリットについて3つ紹介します。
メリット1.迅速で確実なやり取りができる
コミュニケーションツールを導入するメリットの1つは、迅速で確実なやり取りができることです。
電話では、相手が不在であったり、やり取りの履歴が残らない、複数のメンバーと同時にやり取りができないという課題がありました。また、メールでは文章の作成に時間がかかったりすぐに返信がなかったりもします。チャット機能を使えば、いつでもどこからでも手軽に複数のメンバーとメッセージを送受信することができます。また、ビデオ会議などでリアルタイムでやり取りすることができるため、迅速なコミュニケーションを実現可能です。
また、過去のメッセージのやり取りのログが残せるため、あとから検索をかけて見返す際も素早く行えるようになります。
メリット2.社内コミュニケーションを活性化できる
コミュニケーションツールを導入するメリットの2つ目は、社内コミュニケーションの活性化です。
メールや電話では、1対1でのコミュニケーションが中心でした。しかし、コミュニケーションツールであれば、グループチャットや掲示板を利用することで、複数の社員同士で気軽にコミュニケーションをとることができます。これにより、社員間の交流が活発になり、風通しのよい職場環境を実現します。
例えば、プロジェクトの進捗状況を共有したり、アイデアを交換したり、悩みを相談したりできます。また、コミュニケーションツールを使って、社内イベントやレクリエーションを開催すればさらに活性化につながるでしょう。
社内コミュニケーションの活性化は、チームワークや生産性の向上につながります。
メリット3.業務効率化を図れる
コミュニケーションツールを導入するメリットの3つ目は、業務効率化を図れることです。
企業同士のオンライン会議が最もいい例でしょう。以前は出張や営業回りを行っていた取引先との会議をビデオ会議に切り替えることで、時間を節約し効率よく業務ができます。
また、広い会議室で全員が集まっていた社内やチーム内の会議も、ビデオ会議に切り替えれば会議室予約が不要になり、それぞれ別の場所から会議に参加することも可能です。遠方の社員も参加できますし、移動時間も効率的に使えるようになります。
その他、コミュニケーションツールは、CRM （顧客管理システム）、SFA （営業支援システム）との連携により、さらなる業務効率化が図れることも魅力の1つです。
【人気＆無料でも使える】おすすめのコミュニケーションツールアプリを紹介
コミュニケーションツールの概要について紹介してきましたが、実際にどのようなツールがあるのかが、気になるポイントです。
ここからは、具体的なコミュニケーションツールをそれぞれ特徴も踏まえて紹介していきます。導入を検討中の方は、自社に導入するコミュニケーションツールには、どのような機能を求めているのか、考えた上で読み進めてください。
多くの企業が導入｜人気のコミュニケーションツール5選
まずは、国内でシェアの多いコミュニケーションツールを5つ紹介します。
Microsoft Teams
2023年3月時点の情報ですが、Microsoft Teams は 月間アクティブユーザー数が 2 億 8,000 万人を超え高いシェア率を誇っています。
Teamsの1番の特徴は、Microsoft製品であることを活かして業務に必要なあらゆるリソースとつながったチャットツールであるという点です。ExcelやPowerPoint、Word、Sharepoint、Outlookなど、さまざまなMicrosoftサービスとの連携により、チャット機能やビデオ通話だけでなく、ファイル共有なども簡単に行えます。
Teamsでのビデオ会議、会議の録画、ファイル共有、チャット機能、タスク管理、スマホアプリ連携、これらすべてを高レベルで備えたコミュニケーションツールは他にありません。
Microsoft Teamsに関しては、他の記事で詳しく紹介していますのでそちらもあわせてご覧ください。
Slack
Slackは、アクティブユーザー数が1日1,200万人以上、世界150ヶ国以上で利用されており、ユーザーからの信頼も厚いツールです。
検索の絞り込み条件を細かく設定できる点や最大1GBのファイルを、メッセージから送れるなどスムーズなファイル共有ができます。
Slackではパワハラやセクハラ、セキュリティの問題などの正当な理由があれば、管理者が個人チャットでのやりとりを確認できます。また、管理者であれば、従業員のアカウントを削除できるといった機能もあるため、セキュリティリスクにも対応しています。
この点が、ビジネス用のコミュニケーションツールとしてSlackが選ばれる理由の1つです。
LINE WORKS
2023年1月に43万社規模に拡大し、有料ビジネスチャットシェア1位（2021年度）となったLINE WORKSを紹介します。
日本国内で知らない人はいないほど浸透したLINEのインターフェイスを踏襲しており、使い方も似ているため手軽に始められるということでシェアが増えています。
個人向けのLINEとの機能面の大きな違いは、グループチャット内で既読の数がわかるだけでなく、誰が確認したのかまでチェックできる点です。
もちろんカレンダーやファイル共有、掲示板などの機能も備えています。ビジネス利用を目的としているため、高度なセキュリティ設定が可能です。
Google Workspace
Google Workspace（旧G Suite）は全世界で500万社以上の導入実績があります。あらゆる働き方に対応する柔軟で便利なビジネス向けコラボレーション ソリューションとして、以下のような多くの機能を備えており、さまざまなユーザーが利用しています。
- Gmail
- ビデオ会議ツール「Google Meet」
- Google Chat
- Googleカレンダー
- ファイル管理システム「Google ドライブ」
- Google ドキュメント
- Google スプレッドシート
Google Workspaceは、ビジネスの効率化や生産性の向上に役立つコミュニケーションツールです。使いやすく、機能が充実しており、セキュリティが強固で、コストパフォーマンスも高いクラウドサービスであるという特徴があります。
Chatwork
Chatworkは、導入社数が39.7万社を超えるチャットツールです。
Chatworkには、「グループチャット」「ファイル共有」「ビデオ通話や音声通話」「タスク管理」など、便利でシンプルな機能が多数あり、誰でも簡単に使いこなせることが特長です。多くの機能を求めない企業には、シンプルで使い勝手がよいサービスといえます。
これらの強みから、Chatworkはビジネスシーンで幅広く活用されています。国内シェア率は1位で、多くの企業で導入されています。
【ほかにもある！】コミュニケーションツール一覧
シェア率の高いコミュニケーションツールを紹介してきましたが、他にも多くのツールがありますので、簡単にですが一つひとつ紹介していきます。上で紹介した5つのサービスとの連携で、より効果的な利用が可能になる場合もあります。
WowTalk
WowTalkはクローズド環境で、セキュリティの高いやり取りができるビジネスチャット・社内SNSです。新入社員からベテラン社員まで、誰もが使いやすいシンプルで直観的な操作性になっています。
NotePM
社内の知りたいことが見つかる社内wikiツールで、組織のナレッジ共有を成功させる機能がそろっています。
Strap
Strapは、オンライン会議でホワイトボードとして利用ができ、オフラインの会議と同じような環境で議論することができます。
Oneder Talk
アプリを入れるだけで簡単操作。社内・社外のどちらにも利用できる法人向け連絡ツールです。
ChatCo!
無料トライアルがあり、圧倒的低コストのビジネスチャットがChatCo!です。
emochan
現場マネージャーによって属人化しがちな面談内容や進行を5つの機能でサポートし、質の高い1on1のコミュニケーションを実現するツールです。
せきなび
デバイスを問わず使用可能で、「誰が」「どこで」「何をしているか」ひと目でわかる座席と勤務状況を管理するツールです。カレンダーやチャットとも連携可能なサービスです。
Kizuku
チャット形式のトークで施工現場を見える化するツール。従来のムダ・ムリ・ムラをなくし、現場情報共有のインフラを改善するサービスです。
DocBase
メモや議事録、マニュアルなどさまざまな情報を社内で効率的に共有できます。誰でも簡単に編集・投稿可能なツールです。
Backlog
社外メンバーも気軽に招待可能で、全員の進捗状況を見える化する.プロジェクト管理ツールです。
Group Task
会社、部署などのチームで、仕事の依頼のやりとりを効率的にするためのタスク管理ツール
monday.com
monday.com は営業、人事、研究開発などさまざまな目的に対応できる最先端の業務管理システムです。
Trello
Trello は、タスクが記載された「カード」を付箋のように移動させ、視覚的にタスク管理ができるプロジェクト管理ツールです。
Cisco webex teams
誰もが迷わず使えるシンプルな機能とUIで、チャット・ビデオ会議・ホワイトボードを共有できるツールです。
Talknote
フィードによるリアルタイムの情報共有をはじめ、データの蓄積や組織運営の改善など、働く人が最大限に力を発揮できる環境づくりをサポートする情報共有サービスです。
コミュニケーションツールの選び方
現代では、ビジネスのあらゆる場面でコミュニケーションツールが活用されています。先ほど紹介したアプリケーションやサービス以外にも、多くのツールが存在します。
その中でどのツールが最適か、コミュニケーションツールを選択するときのコツを紹介します。ぜひ参考にしてください。
費用対効果を重視
コミュニケーションツールは導入費用や利用料がかかるため、費用対効果を重視して選ぶことが重要です。コミュニケーションツールの費用対効果を高めるためのポイントは、以下の3つです。
- 自社のニーズに合ったツールを選ぶ
- 複数のツールを比較検討する
- 利用人数に合ったプランを選ぶ
自社でどのようなコミュニケーションをとりたいか、どのような機能を重視したいのかを明確にして、それに合ったツールを選びましょう。その上で、機能や料金、サポート体制などを比較することも重要です。その際、利用するユーザー数によっては、料金が変わる、利用できないといった可能性もあるので注意が必要です。
導入は簡単にできるのかチェック
コミュニケーションツールを選ぶ際には、導入のしやすさも重要なため以下の3点をチェックしましょう。
- 操作が簡単か
- サポート体制が充実しているか
- 自社の環境に合っているか
操作が難しい場合は、導入後にツールの使い方を従業員に教育するのにも時間がかかります。導入をしたものの、使われることがなくなってしまうといった事態を回避するためには、簡単に操作できることは重要なポイントです。そして、導入後のトラブルを想定し、サポート体制が充実しているツールを選ぶことも大切です。
また、自社の環境に合ったツールを選ぶことも重要です。社内の既存システムと連携可能か、現場の担当者が使いこなせるツールであるかなどを検討し、自社の環境に合ったツールを選ぶことで、スムーズに導入できます。
セキュリティとプライバシー対策は万全か
コミュニケーションツールは、社内外の情報やデータを扱うため、以下のようなセキュリティ機能は必須です。
- データの暗号化機能
- ログ監視機能
- アクセス制御機能
データの暗号化機能があれば、万が一データが盗まれたとしても、内容を解読することはできません。そして、ログ監視機能で誰がいつどのような操作をしたかを確認し、アクセス制御機能で、ユーザーごとにアクセス権を設定すれば、不正アクセスや不正利用を防ぐことができます。
スマホ（アプリ版）でも使いやすいか
現代では社用携帯として、スマ―トフォンやタブレットなどのモバイル端末が使われることが多くなりました。このため、以下のような点も確認しましょう。
- アプリが用意されているか
- アプリの操作性がよいか
- アプリの機能が充実しているか
外出先などで、コミュニケーションツールを利用する場合、Webブラウザから操作するのは不便です。アプリ版で最低限必要な機能が利用でき、なおかつ操作性のよいツールを選ぶことも重要です。
コミュニケーションツールのカスタマイズと統合
コミュニケーションツールのカスタマイズとは、ツールの機能やデザインを変更して自社のニーズや好みに合わせたツールにすることです。
そして、統合とは、複数のツールを連携させることです。これにより、ツールを都度切り替えることなく、さまざまな機能が利用できます。
他のビジネスツールとの連携
ChatworkとZoomの連携によって、チャット上でミーティングを開始したり参加したりが可能になります。
また、ChatworkとSave Pointの連携では、タスク通知をChatworkに集約し、Chatwork上でのスケジュール管理が可能になります。
SlackでもChatwork同様、Zoomと連携し簡単なコマンドの入力ですぐにビデオ会議を始められます。その他、Dropbox と連携させると、Dropboxで誰かが変更を行うとSlackのグループに通知されるため、複数人でのファイル共有が可能になります。
このように、コミュニケーションツールをお互いに組み合わせて利用することで、より効率よく業務を行うことができます。
コミュニケーションツールのカスタマイズのポイント
カスタマイズで重要視するべきポイントは、操作性とセキュリティ面です。
これまで社内で使っていたツールと似た操作性にカスタマイズできるツールであれば、従業員への教育時間を削減でき、従業員が抵抗感なく利用できるでしょう。そのため、デザインなどを柔軟にカスタマイズできるかどうかを確認することは重要です。ツール導入後は、従業員の声をもとに、機能やデザインをカスタマイズしていきましょう。
セキュリティ面についてもカスタマイズが必要です。会社では社内秘や社外秘など多くのデータを扱います。
チャットのやり取りなども社内秘・社外秘に該当するため、データをクラウドに保存するのか、自社のサーバー内に保存するのか確認が必要です。
一般的には、セキュリティリスクを考慮しどちらも利用したいという企業が多いため、カスタマイズによってクラウドとオンプレ（自社サーバー）どちらも選択が可能なツールが望ましいでしょう。
コミュニケーションツールを活用したトレーニングと教育
コミュニケーションツールは、日々の社内の業務効率化に役立つことはもちろんですが、社員教育、新人教育にも活用できます。
この章では、コミュニケーションツールを活用したトレーニングと教育についてご紹介します。
社内研修やトレーニングでのコミュニケーションツール活用法
コミュニケーションツールは、社内研修やトレーニングの効率化と効果向上に役立ちます。ここからは、コミュニケーションツールを活用した社内研修やトレーニングの具体的な方法をいくつか紹介します。
1. チャットツールの活用
チャットツールは、研修中の質問や疑問にリアルタイムで回答したり、受講者同士のコミュニケーションを活性化したりするために活用でき、研修資料の共有や、研修後のアンケート調査にも役立ちます。
2. ビデオ会議ツールの活用
ビデオ会議ツールは、遠隔地にいる受講者や講師を招いて研修を行うために活用できます。また、研修の様子を録画して、後から見返すこともできます。
3. ファイル共有ツールの活用
ファイル共有ツールは、研修資料や課題の提出、受講者の進捗状況の管理などに活用できます。また、研修の様子を録画して、ファイル共有ツールに保存もできます。
新入社員教育でのコミュニケーションツールの役割
新入社員教育においてコミュニケーションツールは重要な役割を果たします。まず、コミュニケーションツールを使うことで、新入社員同士が円滑に情報交換を行い、お互いの理解を深めることができます。
Zoomを利用して、効率よく研修を行っている企業も多いです。コミュニケーションツールでの研修の場合は、紙ベースの資料は基本的に不要です。これまで新入社員に紙ベースの資料を配布していたものをデータに変えることで、資料の準備の時間の削減、配布時間の削減にも貢献しています。
コロナ禍で多くの企業がさまざまな対策を行い、その過程で多くのコミュニケーションツールが誕生しました。これからもツールの活用はマストになるため、新入社員のうちからツールの利用になれることは大切です。
リーダーシップ育成をサポートするコミュニケーションツール
中小企業は特に、人材の育成に悩んでいる経営者が多い傾向にあります。そんな経営者がリーダーシップを持った人材を育成するために、コミュニケーションツールの利用が求められます。
経営者は、時間を効率的に使いながらも部下とのコミュニケーションを頻繁に行わなければなりません。そこで、TeamsやSlackの使用で、職場で起きたことについて即座に報告を受けたり、出張中でも部下との面談が可能になります。
これらの活発なコミュニケーションにより、部下の考えや行動を引き出し、次の課題を部下にフィードバックすることでリーダーとなれる人材の育成にもつなげることができます。
コミュニケーションツールの活用事例
最後に、コミュニケーションツールを導入し、効果的に利用している企業の事例を紹介します。参考になる部分が多いので、自社でもぜひ取り入れてみてください。
NTTコミュニケーションズ
まずは、用途に応じてさまざまなコミュニケーションツールを使っていた方法から、Microsoft Teamsに統一したNTTコミュニケーションズの事例です。
NTTコミュニケーションズでは、チャット、オンライン会議、ファイル共有でそれぞれ別々のツールを利用していましたが、互換性のないツールでは、社内コミュニケーションの活性化やテレワークなど働き方改革は難しいと判断し、2018年にTeamsの導入を決定。
スムーズにTeamsに移行するために、カメラ付きのPCが全社員にいきわたってから移行を開始しました。次に、まずは特定の部署で実際のネットワーク稼働状況について徹底的に調査もしています。最後に、社内向けのTeamsのマニュアルを準備しツールの変更に着手しました。
これによりNTTコミュニケーションズでは、コロナ禍のテレワークにも対応し、外部企業とのコラボレーションなどの効果も実感しています。
参考：ビジネスコミュニケーション2020
みずほリサーチ&テクノロジーズ株式会社
続いて、Slack によるセキュアな社内外連携を実現したみずほリサーチ＆テクノロジーズの事例を紹介します。
みずほフィナンシャルグループは、日本3大銀行の1つでグループ企業独自の厳しい情報セキュリティ基準によって、主なコミュニケーション手段がメールにとどまっていました。
また、海外のスタートアップ企業との新規事業立ち上げのためのコミュニケーション基盤がありませんでした。海外のスタートアップ企業では、Slackでのコミュニケーションが当たり前になっているということも後押しとなり、Slackの導入に取り組みました。
Slackを中心に、以前から使用していたツールとのシングルサインオンを利用した連携を行うことで、メッセージ、ファイル共有、タスク管理を行うためのコミュニケーション基盤を完成させました。
Slack をハブとしたコミュニケーション基盤を構築できたことで、時間や場所の制約から解放された迅速なやりとりが可能になるなどの効果を実感しています。
参考：slack
福岡トーヨー株式会社
最後に、Chatworkを導入した九州で住宅建材販売施工・不動産・リフォーム事業を展開する福岡トーヨー株式会社の事例を紹介します。
Chatwork導入前は、電話、FAX、メールでの情報共有を行っており、全体に情報共有ができていなかったり、誤った情報が共有されたりとさまざまな問題を抱えていました。
Chatworkを導入したのは2013年です。Chatworkをクラウドストレージとしても活用したり、朝礼の動画を配信し、いつでも視聴できるようにしたりと有効活用しています。
他社のツールはチャット以外にもさまざまな機能が搭載されていましたが、自社には不要な機能が多すぎると感じたため、自社に合ったツールを探していました。Chatworkは機能が絞り込まれ使い勝手がよく、料金も安価ということが導入の決め手になったようです。
Chatwork導入で、情報共有についての課題が改善されただけでなく働き方改革やペーパーレス化も進んでいます。
まとめ
本記事では、企業のIT化やテレワークの普及により市場が拡大した、ビジネスで使えるコミュニケーションツールについて解説しました。
チャット機能だけでなく、ビデオ機能、ファイル共有機能、タスク管理機能などが求められる場面が多くなってきています。コミュニケーションツールと一口にいっても、Microsoft TeamsやSlack、Google Workspaceなど多くのツールがあるため、利用用途に合わせたツールの選択が重要になっています。
話題のchatGPTやGoogleのチャットAIであるBardと組み合わせた、新たな機能も実装されることが予想されるため、最新のトレンドについても調べていきましょう。さまざまなITツールについて他の記事でも紹介していますので、トレンドを勉強したい方はぜひ他の記事もご参照ください。
