「Microsoft 365」は、テレワークやBCP対策のソリューションに適したクラウドサービスです。この記事では、Microsoft 365の概要や利用時のメリット、「Office 365」との違いを解説します。それらを参考に、Microsoft 365クラウドおよびOfficeサービスの導入を検討してみてください。
Microsoftのクラウドサービス「Microsoft 365」とは
「Microsoft 365」とは、「Microsoft Office」をはじめとするアプリケーションがパッケージングされた、マイクロソフト社が提供するクラウドサービスです。具体的には、「Word」「Excel」「PowerPoint」といった、代表的なOfficeアプリケーションに加えて、コミニケションツールの「Microsoft Teams」などが含まれています。
Microsoft 365は、一定期間利用するための料金を、その都度支払うサブスクリプション型なので、買い切り型である従来のOffice製品とは異なり、サービスの買い替えの必要がありません。契約の継続さえすれば、常に最新のOfficeアプリケーションを利用できるうえ、サポート切れによるバージョンアップの手間も不要です。また、Microsoft 365は高度なセキュリティ機能も備わっており、テレワークでの利用にも適しています。
Office 365と何が違うのか
「Office 365」はMicrosoft 365と同様、Microsoft Officeの利用が可能な、サブスクリプション型のクラウドサービスです。Office 365は、Microsoft 365が登場する以前から存在していましたが、2020年4月にはMicrosoft 365のいちメニューとして統合されています。
Microsoft 365とOffice 365の最も大きな違いは、セキュリティに関する機能です。Microsoft 365には、Office 365に搭載されている機能はもちろん、Windows OSやデバイスに関わる「EMS（Enterprise Mobility + Security）」などの最新セキュリティ機能も備わっています。EMSは、デバイス管理やID管理、データ漏洩対策などを実行し、セキュアなテレワーク環境を構築できるソリューションです。
ほかにも以下の機能を提供しています。
- 「Azure Information Protection（AIP）」
ドキュメントや電子メールといった社内データを、暗号化や認証により、検出・分類・保護する機能 - 「Microsoft Intune」
社内データへアクセスするモバイルデバイスやアプリを管理し、利用を制御する機能 - 「Azure Active Directory」
シングルサインオンや多要素認証を実現して、サイバー攻撃からユーザーを保護するIDプラットフォーム - 「Microsoft Advanced Threat Analytics（ATA）」
高度のサイバー攻撃や脅威からエンタープライズを保護する、オンプレミスのプラットフォーム
これらの機能を備えていることから、Microsoft 365はOffice 365と比べ、よりテレワークに向いており、働き方改革を推進するのに役立つでしょう。
Microsoft 365のメリットとは
企業が、Microsoft 365の導入によって得られるメリットには、どのようなことが挙げられるか、一つずつ見ていきます。
テレワークに柔軟に移行可能
Microsoft 365には、快適なテレワーク環境を実現するのに役立つ、以下の機能を備えています。
- 「Exchange Online」または「Outlook」
チャットをはじめとしたコミュニケーション機能 - 「Microsoft Teams」
チームメンバーの予定をチェックし、いつでもどこでも開催できるWeb会議機能 - 「OneDrive for Business」
簡単にファイル共有が可能なオンラインストレージ機能 - 「SharePoint Online」
チームサイトを構築し、組織内外のユーザーと情報共有する機能
これらはすべて、クラウドサービスとして提供されるため、職場だけではなく、自宅や外出先のカフェなどからでも、アクセスして業務に取り組めます。
セキュリティ対策が万全
Microsoft 365は以下の特徴により、セキュリティ対策も万全に整っています。
- 顧客データを保存するストレージは、地理的に離れたデータセンターで冗長管理
- 端末とクラウド間のデータ通信は、「TLS」や「IPSec」によって暗号化
- ストレージに保存される、ドキュメントやメール、ファイルなどのデータも暗号化
- 「ISO 27001」や「27017」など、情報セキュリティに関するISO基準をクリア
- クラウド情報セキュリティ監査制度のCSゴールドマークを取得
そのため、データの保護やテレワーク用のツールに対して、高水準のセキュリティを求める企業にも、うってつけといえます。
共同編集が可能
一般的に、手元のパソコンでドキュメントを作成した場合、ほかのメンバーとのドキュメントの共同編集は不可能です。また、ほかのメンバーにドキュメントを渡す場合も、メールで送信するなどの対応が必要で、大幅な時間と手間がかかります。
一方、Microsoft 365ではクラウド上にドキュメントが保存されるうえ、オンライン上で共同編集できる機能を備えています。ドキュメントが保存されたURLにアクセスするだけで、共同編集が可能になり、共有にかかっていた時間と手間が省けます。
導入コストが安い
市販されているOfficeのパッケージ製品を購入する場合、1人あたり数万円程度のコストが必要です。そのため、全従業員分の製品を用意すると、そのコストが膨大になることは否めません。
一方、Microsoft 365はサブスクリプション型のサービスであり、1ユーザーあたり540円／月から利用できます。導入にあたって、数万円かかる初期費用のパッケージ購入が不要なため、導入時のコストを安く抑えられる点が、大きなメリットであるといえます。
Microsoft 365の導入が向いている企業
これまで、Microsoft 365の概要やメリットについて解説しました。前述したメリットからもわかるように、Microsoft 365は多くの企業に推奨できるソリューションです。ここでは、その中でも特に、Microsoft 365を導入するとよい企業の例を2つ紹介します。
グループウェアの導入を検討している企業
Microsoft 365は、グループウェアとしての役割も優れています。Microsoft Teamsによって、チャットやWeb会議、ファイルや予定表の共有など、社内コミュニケーションの活性化を目指せます。
また、大容量のクラウドストレージに保存したデータを、メンバー間で共同編集する機能も備えているため、複数人で行う業務がスムーズに捗ります。ほかのグループウェアサービスと同様に、外出先からスマートフォンやタブレットでのアクセスも可能です。
そのほか、使い慣れたMicrosoft Officeを、より便利に応用する機能が豊富にそろっており、特にWordやExcel、PowerPointを頻繁に利用する企業は、業務の効率化を図れるでしょう。
これらの点から、グループウェアの導入を検討している企業は、Microsoft 365を選択肢に含めることをおすすめします。
クラウド移行でBCP対策の導入を検討している企業
Microsoft 365は、「BCP（Business Continuity Plan＝事業継続計画）対策」のソリューションとしても優秀です。まず、Microsoft 365のストレージは、地理的に離れたデータセンターで冗長管理されており、特定地域で災害が発生しても、データが消失することはありません。クラウド上でデータを管理するため、自社でサーバーを構築するより、ランニングコストが低く、災害時にリスクヘッジできます。
また、コミュニケーション機能も充実しており、万が一のときのためにも、安否確認や緊急連絡用の連絡ツールとして活用できます。クラウド型のサービスであることから、もちろんテレワーク用の業務ツールとしての役割も果たせます。
まとめ
Microsoft 365は、OfficeアプリケーションやMicrosoft Teamsなどが含まれる、サブスクリプション型のクラウドサービスです。多彩なコミュニケーション機能やファイル共有機能を備えており、セキュリティ性も申し分ありません。そのため、テレワークやBCP対策などの用途に向いています。
