「Microsoft 365 Business Basicを導入すると何ができるのか」
上記のようなお悩みをお持ちではないでしょうか。当記事ではプランの特徴やほかのプランとの違い、導入するメリット・デメリットを解説しています。読んでいただくことで、「このプランを導入すべきかどうか」を判断できるようになります。
Microsoft 365 Business Basicとは？
「Microsoft 365 Business Basic」とは、「Microsoft 365」の一般企業向けプラン（Microsoft 365 Business）のうち、最も簡易的な内容のプランです。
Microsoft 365の全般的な内容について解説した記事もありますので、ぜひご覧ください。
⚫︎【最新】Microsoft365とは？基礎知識や導入メリットを分かりやすく解説
以下ではほかのプランとの比較や料金について解説します。
そのほかのプランとの違い
Microsoft 365 Businessには、Basicを含めて4つのプランがあります。
- Microsoft 365 Business Basic：750円（ユーザー／月）
- Microsoft 365 Business Standard：1,560円（ユーザー／月）
- Microsoft 365 Business Premium：2,750円（ユーザー／月）
- Microsoft 365 Apps for business：1,030円（ユーザー／月
Microsoft 365 Business Basic
Microsoft 365 Businessのうち最も簡易的で料金が安いサービスです。しかし、この後の記事をお読みいただくことで、ビジネスに十分な内容が備わっていることがお分かりいただけるでしょう。
「Microsoft 365 Business Standard」はBasicの上位プランです。Basicプランの内容に加え、デスクトップ版のアプリや一部のサービスが拡充されている特徴があります。以下の記事でより詳しい解説をしているので、ぜひご覧ください。
⚫︎Microsoft 365Business Standardを徹底解説｜機能や導入メリットは？
Microsoft 365 Business Premium
Microsoft 365 Businessの最上位プランです。Standardプランの内容に加え、より高度なセキュリティの実施や集中管理をしやすい機能が備わっています。
Microsoft 365 Apps for business
各サービスのデスクトップ版アプリのみが利用できるプランです。Teamsが備わっていないため、リモートワークよりもオフィスに出社することが多い企業が利用すべきプランといえます。
Microsoft 365 Business Basicの価格
2023年6月時点のBasicプランの料金は、以下の通りです。
- 年契約：750円（ユーザー／月）、9,000円（ユーザー／年）
- 月契約：900円（ユーザー／月）、10,800円（ユーザー／年）
サブスクリプションを年間契約とすることで、1ユーザーで1年当たり1,800円安くなります。
ビジネス用のプランを選ぶのであれば、年単位での契約を見込むことが大半でしょう。よって、年契約とする方がお得に利用できます。
またMicrosoft 365は、2023年6月に料金改定がありました。
参考リンク：Microsoft
ただし、Microsoft 365 Business Basicは値上げの対象になっていません。リンク内に記載があるMicrosoft 365 Basic（1ヶ月版と12ヶ月版）はダウンロード版です。当記事で扱っているMicrosoft 365 Business Basicはクラウド版であり、料金改定の対象外となります。
Microsoft 365 Business Basicの個人利用について
Microsoft 365 Businessは、Basicプランに限らず一般企業向けのプランのため、個人利用は想定されていませんが、個人で使用することも可能です。
ただし、今回解説しているMicrosoft 365 Business Basicよりも、個人利用に向けたMicrosoft 365 Basicの方が料金が安いです。また、Microsoft 365 Businessは複数アカウントを利用することを前提としたプランであり、企業ドメインの取得やアクセスの権限管理など、追加の作業が発生してしまいます。
個人利用ではMicrosoft 365 Businessのメリットがほとんどないといえるため、個人利用向けのプランを選びましょう。
個人向けのプランとしては、以下があります。
- Microsoft 365 Personal
- Microsoft 365 Family
- Microsoft 365 Basic
契約の方法
Microsoftの公式ページから契約の申し込みができます。具体的な方法は以下の通りです。
- Microsoftの公式ページの「購入リンク」にアクセス
- 「今すぐ購入」ボタンをクリック
- 遷移先ページでサブスクリプションやアカウントを設定
- 注文完了次第、利用開始
上記リンクでは販売担当者への電話・チャットによる連絡や、1カ月無料お試しの申し込みも可能です。契約を検討中であれば、ぜひ利用してください。
Microsoft 365 Business Basicの主な機能
主な機能としては以下があります。
- Microsoft Teams：オンライン会議ツール
オンライン会議に利用できるため、リモートワーク時にも会議が可能です。 - OneDrive：オンラインストレージ
ファイルを1TBまで保存できます。 - PowerApps：ローコードツール
プログラミングのスキルが低くても開発を行うためのツールです。 - SharePoint：ファイル共有ツール
ファイル共有が可能で、ファイルの同時編集もできます。 - PowerAutomate：RPAツール
単純な繰り返し業務の自動化を実現するRPAツールです。 - Outlook：メールソフト
メールとスケジュールが一元管理できるのが特徴です。 - Sway ：プレゼンテーションソフト
PowerPointとの違いは、ダッシュボード機能がある点です。
このように、Officeアプリに加え、さまざまな便利機能が用意されています。
詳しくはStandardプランの記事で解説しているので、ご覧ください。
Microsoft 365 Business Basicを導入するメリット
導入するメリットは以下の通りです。
- 手頃な価格で利用が可能
- テレワークに必要な環境を整えることができる
- 大量のデータ管理が可能
- 常に最新バージョンの機能が使える
- 機動的な連携を図れる
- BCP対策に有効
- 電話とWebで24時間サポートが受けられる
手頃な価格で利用が可能
先述した通り、BasicプランはMicrosoft 365 Businessの中で最も安い料金で利用できます。
「安いプランだから機能が不十分なのではないか」と不安に思うかもしれませんが、決してそのようなことはありません。WordやExcelなどのOfficeアプリや、オンライン会議ツールのTeams、多くのユーザーでファイル共有が可能なSharePointなど、便利なツールが備わっています。
Basicプランであっても、利用することで多くの人数が快適に作業できる環境の整備が可能です。
テレワークに必要な環境を揃えることができる
Microsoft 365 Businessの4つのプランのうち、最も安いBasicプランでもテレワークに必要な環境を十分に整えられます。Microsoft 365はオンラインでの利用を前提としているためです。
また、テレワークで困ることといえば会議や情報共有ではないでしょうか。TeamsやSharePoint、メールアプリのOutlookを利用することで、テレワーク中でもオンライン会議やスムーズな情報共有が可能です。このため「テレワークできる環境を整えられればほかは最低限でも問題ない」ということであれば、Basicプランで十分といえるでしょう。
また、1ユーザー当たり5台までデバイスの利用が可能です。社内外で異なるパソコン端末を使う場合やスマートフォンにも対応しています。
大量のデータ管理が可能
Microsoft 365 Business Basicはユーザー1人当たり、1TBのクラウドストレージ（OneDrive）が割り当てられます。300人までサブスクリプションを契約できるため、最大で300TBが利用可能です。ファイルの保存先としてストレージを別途用意することなく、Microsoft 365 Business Basicの中で完結できます。
またOneDriveやSharePointにファイルを保存することで、ファイルのアクセス権があるメンバーであれば、ファイルの同時編集が可能です。アクセス権限の調整も備わっているため、自社のセキュリティポリシーにのっとったファイルの運用も展開できるでしょう。
常に最新バージョンの機能が使える
Basicプランでも、常に最新バージョンのWeb版やモバイル版のアプリが利用可能です。
買い切り版のアプリを購入した場合、新しいアプリが登場すれば新しく購入する必要があります。しかし、Microsoft 365 Businessではプランを問わずMicrosoft側でバージョンアップが自動で行われるため、最新版が登場した時点から利用できるのです。新しいアプリのバージョンが登場しても削除やインストール、アップデートの手間を省略でき、運用コストの削減にもつながるでしょう。
機動的な連携を図れる
Microsoft 365 Business Basicを利用することで、社員同士の機動的な連携が可能となります。クラウド上のサービスなので、ほかの社員にも自動的にデータが同期されるためです。
例として、データの同時編集が可能な点が挙げられます。ファイルを開く際に「Aさんがファイルを編集中のため、編集できません。読み取り専用で開きますか」とメッセージが出て、ストレスを覚えた経験があるのではないでしょうか。プランに限らずMicrosoft 365 Businessでは同時編集ができるので、こうしたストレスからも解放されます。
BCP対策に有効
Microsoft 365 Business Basicの利用は、BCP対策が可能です。Microsoft 365は保存したデータが複数のデータセンターに複製されます。万が一、大規模な災害でデータセンターの障害が発生しても、複製データから復元でき安心です。
自社のみで大規模災害に備えるためには、データセンターの設立など莫大なコストを必要とします。クラウドサービスを利用するため、低コストでBCP対策が実現できるでしょう。
電話とWebで24時間サポートが受けられる
Microsoft 365 Businessでは、電話とWebによる24時間サポートを受けることができます。利用開始後に不明点や困りごとが生じても、いつでも担当者によるサポートが受けられることは安心です。
また、サポートサイトにはさまざまな情報が掲載されているため、自己解決につながる情報も見つかるでしょう。低料金で手厚いサポートを受けられる点も、メリットといえます。
Microsoft 365 Business Basicを導入するデメリット
導入には、以下のデメリットも生じます。
- システム障害が発生する可能性がある
- スムーズに移行できない可能性がある
- デスクトップ版アプリを利用できない
- Teamsでウェビナーを開催できない
- PublisherやAccess、高度なセキュリティ機能を利用できない
- 利用期間中はコストが発生し続ける
システム障害が発生する可能性がある
Microsoft側でシステム障害が発生した場合は、どのプランであっても影響を受けることになります。
Microsoft 365はクラウドサービスのため、社外のデータセンターやシステムの障害には対応できません。できることは、復旧するまでMicrosoft側の対応を待つのみです。Microsoft 365 Business Basicの利用時にも障害が発生した場合には、影響してしまいます。自社ではどうすることもできないので、システム障害時には対処できないデメリットを受け入れましょう。
スムーズに移行できない可能性がある
利用を開始する際に、既存システムとの連携や社員情報の連携がうまくいかず、Microsoftのサービスへスムーズに移行できない可能性があります。
Microsoft 365 Business Basicは契約をすれば利用自体はすぐに開始できますが、運用の開始までには準備が必要です。準備に必要なデータ移行やデータ連携で不具合があると運用開始が遅れてしまいます。スムーズな移行を実現するためにも、導入支援を利用してみてはいかがでしょうか。
デスクトップ版アプリを利用できない
Microsoft 365 Business Basicは先述の通り、デスクトップ版のアプリが利用できないプランです。
standardプランなど、ほかのプランでは、デスクトップ版アプリを利用するデバイスにインストールできます。「Web版が使えれば十分だ」という企業のためのプランのため、事前にデスクトップ版アプリを使えないことを知らずに契約することに注意しましょう。
現場の声を聞き、Web版で問題がないか十分に確認しておいてください。
Teamsでウェビナーを開催できない
Microsoft 365 Business Basicは、Teamsのウェビナー機能が使えません。ウェビナー機能とはスピーカーが聴衆向けに話すために使用する機能です。社員説明会や社長あいさつなど、会議ではなく話を聞くのみの場に利用できます。
またTeamsのウェビナー機能にはスピーカーの限定、出席者登録ページやメールの出席確認、レポートデータの出力など便利な機能が付帯しています。しかしBasicプランの場合、ウェビナー機能を利用できません。
ウェビナーを開催しようと思ったら、通常のオンライン会議モードで開催する必要があり、便利な付帯機能が使えないというデメリットが生じます。
PublisherやAccess、高度なセキュリティ機能を利用できない
Microsoft 365 Business BasicはPublisherやAccess、高度なセキュリティ機能が利用できないデメリットがあります。
Publisherは、チラシや名刺などビジネスに必要な資料を作成できるアプリです。さまざまなテンプレートが用意されており、外部に発注せずとも自社で無料で資料を作成できます。
Accessはデータベース管理ソフトウェアです。Accessを利用することで、複雑なコーディングなしで、顧客情報や商品情報の管理システムを作成できます。
またBasicプランでは、Microsoft 365 Businessの最上級プランであるPremiumプランの高度なセキュリティが利用できません。Basicプランでもアクセス管理やデータセンターのセキュリティ対策など、一般的なセキュリティが備わっています。しかし、危険なメールの自動保護や条件付きアクセス機能といった、より高度なセキュリティ対策ができない点もデメリットの1つです。
利用期間中はコストが発生し続ける
Microsoft 365 Businessはどのプランであっても契約期間中は月額料金が発生します。クラウドサービスは買い切りではなく、サブスクリプション型のため、一度料金を支払えば終わり、ということはありません。
また年払いの契約であれば、仮に契約期間中に利用をやめてもすでに料金を払ってしまっているため返金されず、損失となってしまいます。月払いにすべきか、年払いにすべきかを事前に検討しておき、毎月定額のコストが発生することを認識して契約してください。
導入する前にチェックしておきたいこと
導入する前にチェックしておきたいことは、以下の3点です。
- 自社に合ったプランを検証する
- 無料トライアルを利用する
- よく比較されるプランとの違いを確認
自社に合ったプランを検証する
Microsoft 365の中で、自社にとって最適なプランはどれか、を検証すべきです。「料金が安いから」というだけで決めることは望ましくありません。
利用するかどうか考える場合、以下の点を確認してください。
- 利用ユーザーは300人以下か
- Web版のみの利用で問題ないか（デスクトップ版アプリは不要か）
- AccessやPublisherは不要か
- Teamsでウェビナーを実施する必要がないか
上記が全てYesであれば、Microsoft 365 Business Basicを選択して問題ないといえます。逆にNoがある場合は、別のプランを検討する必要があるでしょう。
無料トライアルを利用する
Microsoft 365 Business Basicは1カ月間の無料トライアルが利用できます。無料トライアル期間中は25ユーザーまで登録でき、ユーザー数の制限以外はBasicプランと同じ機能が利用可能です。導入を検討されている場合は、ぜひ一度試してみてください。
無料期間が終了後は自動的に有料プランに切り替わるため、注意しましょう。
よく比較されるプランとの違いを確認
Microsoft 365 Business Basicとよく比較される、以下のプランとの違いを解説します。
- Microsoft 365 Business Standard
- Microsoft 365 Apps for business
Microsoft 365 Business Standardとの違い
Standardプランは、Microsoft 365 Business Basicより上位のプランです。Basicプランよりも料金が高く、月額当たりの料金は約2倍になります。機能面の違いは以下の通りです。
- デスクトップ版アプリが利用可能
- Teamsでウェビナーを開催できる
- Publisher、Accessが利用可能
上記を利用したいと考える場合は、BasicプランよりもStandardプランを契約すべきです。こちらも、1カ月間は無料で試すことができます。
Microsoft 365 Apps for businessとの違い
Microsoft 365 Apps for businessはオフィス系アプリのみが含まれているプランです。料金はMicrosoft 365 Business Basicよりも高くなります。Basicプランとの大きな違いは以下の通りです。
- TeamsやSharePointが利用できない
- デスクトップ版アプリが利用可能
- Publisher、Accessが利用可能
まとめ
Microsoft 365 Business Basicは、Microsoft 365 Businessの中で最も手頃な価格で利用できるプランです。しかし、リモートワークに必要な機能が一通りそろっていることや、上位プランと同様のテクニカルサポートを受けられる点に魅力があり、メリットも少なくありません。1カ月間の無料トライアルで感触を確かめてから、導入を検討してはいかがでしょうか。
